55% DN vẫn đang sử dụng Excel như là công cụ quản trị hiệu suất

Kết quả khảo sát gần 200 giám đốc cấp cao tại các doanh nghiệp dẫn đầu thuộc nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau cho thấy phần lớn các giám đốc điều hành cấp cao hầu như không thể quản lý tình hình hoạt động kinh doanh của họ một cách hệ thống do thiếu các công cụ quản trị hiệu suất thực sự hiệu quả.

Ảnh minh họa.Ảnh minh họa.

Nhằm giúp các cấp quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp biết được thực tiễn về quản lý hiệu suất kinh doanh một cách khách quan thông qua việc so sánh các nghành khác nhau, CEL Consulting tiến hành khảo sát "Thực tiễn quản lý hiệu suất hoạt động của các doanh nghiệp tại Việt Nam” từ tháng 02/2014. Trong vòng 02 tháng, khảo sát này đã nhận được chia sẻ của 180 giám đốc cấp cao tại các công ty ở nhiều lĩnh vực khác nhau tại Việt Nam như: Sản xuất, Phân phối bán lẻ, Hàng tiêu dùng nhanh, Năng lượng, Dược phẩm, Ngân hàng tài chính… - trong đó, 75% là khối doanh nghiệp nước ngoài và 25% là khối doanh nghiệp Việt Nam.

Nhu cầu quản lý dữ liệu kinh doanh

Theo kết quả được CEL Consulting công bố: Qua hàng trăm dự án cải tiến hiệu suất trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, CEL chứng kiến thực tế là phần lớn các giám đốc điều hành cấp cao hầu như không thể quản lý tình hình hoạt động kinh doanh của họ một cách hệ thống do nhiều lý do khác nhau như bị cuốn theo những biến đổi của thị trường. Việc có được một hệ thống quản lý giúp họ nắm bắt đúng thực tế hoạt động và liên tục cải tiến đồng nhất với chiến lược vạch ra dường như là một giấc mơ.

Các quyết định mang tính chiến lược, chiến thuật hoặc tác nghiệp thường mông lung. Rất hiếm những công ty mà những người đưa quyết định, ban giám đốc, quản lý, giám sát và nhân viên có được thông tin rõ ràng rằng tình hình công ty, bộ phận, dây chuyền sản xuất hoặc đội nhóm của họ thật sự đang triển khai và đạt được các mục tiêu ở mức nào. Trong hầu hết các trường hợp, bao gồm cả trong các tổ chức lớn, hiệu quả kinh doanh được xử lý thông qua rất nhiều các báo cáo trên Excel, báo cáo được in ra giấy và trưng ở các bảng mà rất ít người có thể thấy. Ở Việt Nam, ERPs hay các phần mềm kinh doanh khác giúp ích trong việc truy cập những dữ liệu liên quan và đáng tin cậy. Để nắm bắt rõ “những gì sẽ xảy ra tiếp theo” vẫn còn là khó khăn.  Thậm chí, một số doanh chủ đã từ bỏ số liệu và phát triển thói quen đưa ra quyết định dựa trên cảm giác.

Tuy nhiên, trong vòng 02 năm trở lại đây, có lẽ vì điều kiện thị trường khó khăn, CEL nhận thấy có sự chuyển hướng tích cực trong việc đưa quyêt định dựa trên số liệu thực tế.  Điều đó đã thúc đẩy nhu cầu của các doanh nghiệp về khả năng truy cập và thấy được các số liệu thực về hiệu suất kinh doanh nhiều hơn.  Trên thế giới, xu hướng quản lý và ra quyết định trong quản lý kinh doanh theo dữ liệu thực đã bắt đầu khoảng 5 năm trước đây.

Thiếu công nghệ quản lý hiện đại

Mặc dù công nghệ thông tin ngày càng hiện đại, quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp vẫn phải tốn thời gian đáng kể trong việc thu thập, tổng hợp dữ liệu để hiểu và nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp để có kế hoạch hành động phù hợp.

Tuy nhiên, công nghệ quản lý hiện đại không giúp được doanh nghiệp nhiều nếu như dữ liệu không chính xác, hoặc không liên quan, hoặc không cập nhật. Nếu doanh nghiệp không có quy trình hoạt động nội bộ hiệu quả, việc quản lý hiệu suất doanh nghiệp chỉ làm tốn thời gian quản lý, hoặc thậm chí tệ hơn là dẫn tới những quyết định sai trong quản lý. Đáng chú ý, mặc dù các phần mềm quản lý doanh nghiệp như ERP ngày càng phổ biến, Microsoft Excel vẫn là công cụ thông dụng và được sử dụng nhiều nhất trong quản trị hiệu suất doanh nghiệp.

Theo khảo sát, 40% doanh nghiệp chia sẻ rằng tình hình sử dụng các chỉ số (KPI) để quản lý hiệu suất hoạt động tại các doanh nghiệp được định ra nhưng không phù hợp với mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty, hoặc các KPI không nhất quán, hoặc chỉ có một vài KPI được xác định cho một vài bộ phận trong doanh nghiệp, hoặc các KPI được xác định nhưng doanh nghiệp không có quy trình để kiểm soát và quản lý KPI, hoặc thậm chí không có KPI nào được xác định. Còn  43% doanh nghiệp không tin vào chất lượng dự liệu thông tin quản trị hiệu suất họ nhận được; 55% doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Microsoft Excel như là công cụ quản trị hiệu suất.

Hiện quá trình ra quyết định của cấp quản lý sẽ được hiệu quả hơn và dễ dàng hơn nhiều nếu cấp quản lý được cung cấp thông tin liên quan, chuẩn hoá, cập nhật theo thời gian thực. Mặc dù vậy, một điểm quan ngại với một số lĩnh vực kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp tới người tiêu dùng như dược phẩm, ngân hàng, dường như hệ thống quản lý hiệu suất chưa được phát triển. Trong khi đó, các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như hàng tiêu dùng nhanh lại đi đầu và áp dụng các công cụ quản lý hiệu suất hoạt động tiên tiến.

Theo ông Julien Brun, Giám đốc Điều hành và ông Arvind Sabwarhal, Giám đốc Dự án tại CEL Consulting, doanh nghiệp Việt Nam dường như vẫn còn chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản trị hiệu suất doanh nghiệp, và dẫn tới việc không tự tin trong các quyết định kinh doanh. Trung bình các quản lý cấp cao dành gần 01 ngày làm việc/tuần để thu thập và tổng hợp dữ liệu.

Có thể nói, việc có được dữ liệu xác thực về tình hình hoạt động kinh doanh và dữ liệu có khả năng phân tích dễ dàng là nền tảng của việc ra quyết định tốt hơn. Trong đó, công nghệ chỉ giúp giải đáp một phần nhưng không phải là tất cả và duy nhất. Thực tế, các hệ thống thông tin hiện đại vẫn phụ thuộc vào tính chính xác và liên quan của dữ liệu. Nếu doanh nghiệp không có dữ liệu tốt (chính xác và liên quan), doanh nghiệp không thể hưởng được bất cứ lợi ích nào từ công nghệ thông tin.

(T.Hương)