Làm thế nào có được một văn phòng 5 sao với ngân sách khiêm tốn?

Theo báo cáo của hãng tư vấn bất động sản Jones Lang La Salle về giá thuê văn phòng tại các địa điểm đắt nhất thế giới, khu vực St James ở London - địa điểm ưa thích của các quỹ đầu tư và các tổ chức tài chính là địa điểm có giá thuê văn phòng đắt nhất thế giới, lên đến 174 USD/m2/tháng. 

Ông Serge Dupaux, Tổng giám đốc Regus Việt Nam. Ông Serge Dupaux, Tổng giám đốc Regus Việt Nam.

Những nơi có giá thuê xấp xỉ 100 USD/m2/tháng gồm có các văn phòng hạng sang ở khu Hong Kong Central, khu phố Tài chính ở Bắc Kinh, Rue du Rhône ở Geneva, khu công viên Menio ở Silicon Valley, khu Kremlin ở Moscow, khu Đại lộ 5 (Fifth Avenue) ở New York, và khu Raffles Place/Marina Bay ở Singapore.

Ở các đô thị đang phát triển, nơi đang thiếu trầm trọng các khu văn phòng đạt chuẩn quốc tế, giá thuê văn phòng cũng ở mức ngất ngưởng cao. Tại Rio de Janeiro và Lagos, giá thuê văn phòng cũng ở mức “khó hình dung” do thiếu nguồn cung…

Theo ông Serge Dupaux, Tổng giám đốc Regus Việt Nam, khi thuê văn phòng ở những địa điểm như vậy, DN sẽ được tận hưởng một khung cảnh tuyệt vời và là hàng xóm của những DN danh giá nhất thế giới, nhưng DN cũng sẽ phải đối mặt với phí bảo trì, phí điện nước, lương cho lễ tân, cũng như chi phí trang bị văn phòng lúc ban đầu. Và tất nhiên, ở một địa điểm đẹp như vậy thì DN cũng cần phải trang bị đồ nội thất sao cho tương xứng với vị thế “khu đất vàng”, chứ khó có thể xuề xòa trang bị nội thất đơn giản được.

Đối với trường hợp của Việt Nam, ông Serge Dupaux cho biết, không phải DN nào cũng cần một văn phòng ở Quận 1 (TP. Hồ Chí Minh) hoặc quận Hoàn Kiếm (Hà Nội) nhưng đối với những DN non trẻ, địa chỉ văn phòng là vô cùng quan trọng. 

“Những khách hàng và đối tác tiềm năng sẽ đánh giá DN bạn ở những chi tiết nhỏ như địa chỉ văn phòng và địa điểm họp. Dù bạn có khả năng thuyết trình tốt đến đâu chăng nữa, hình ảnh DN bạn sẽ bị ảnh hưởng đáng kể nếu như bạn tiếp khách ở một văn phòng tồi tàn, ở một địa điểm bất lợi, hoặc không có người trực điện thoại khi khách hàng gọi tới”, ông Serge Dupaux chia sẻ.

Chính vì vậy, theo ông Serge Dupaux, các DN vừa và nhỏ có thể lựa chọn các dịch vụ văn phòng chia sẻ, linh hoạt, các không gian làm việc chuyên nghiệp cũng như dịch vụ văn phòng ảo. Những dịch vụ này cho phép các DN vừa và nhỏ có cơ hội tiếp cận tới các khu văn phòng hạng sang với mức chi phí chấp nhận được.

Cụ thể, văn phòng ảo có thể cung cấp một địa chỉ kinh doanh ở khu “đắc địa”, cũng như các dịch vụ đi kèm như trả lời điện thoại và tiếp nhận thư từ, với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với phí thuê văn phòng truyền thống. Các nhân viên của DN có thể làm việc ở bất kỳ nơi nào họ thích. Do vậy, DN có thể đặt trụ sở tại Q1, Tp. Hồ Chí Minh, nhưng giám đốc DN lại có thể đang ngồi làm việc trên bãi biển mà vẫn an tâm rằng các cuộc gọi đến công ty đều sẽ được trả lời.

Các dịch vụ văn phòng linh hoạt giúp DN có được sự hiện diện tại các địa điểm sang trọng, cùng với khả năng dịch chuyển, mở rộng hoặc thu hẹp quy mộ một cách nhanh chóng. Chi phí quản lý, bảo trì, lễ tân… đều đã được bao gồm trong gói dịch vụ, giúp cho các DN lên kế hoạch thu chi tốt hơn và đặc biệt không phải gánh chịu các chi phí bất ngờ nào khi sự cố xảy ra (ví dụ máy điều hòa bị hỏng hoặc hệ thống điện có vấn đề). 

Ngoài ra, do được trang bị đầy đủ, các DN vừa và nhỏ sẽ không cần phải tốn thời gian cũng như chi phí để thiết lập hệ thống CNTT, mua nội thất, đồ dùng văn phòng và tuyển nhân viên hành chính. Do không phải tốn chi phí trang bị văn phòng, các DN vừa và nhỏ sẽ dư ra một khoản đáng kể để đầu tư vào các hoạt động cốt lõi của DN mình.

Các dịch vụ văn phòng theo nhu cầu, như các khu làm việc dành cho giới doanh nhân, hay các phòng họp mà DN có thể đặt và trả theo thời lượng sử dụng cho phép các doanh nhân làm việc tại những khu văn phòng hạng sang nhất thế giới mà không phải lo lắng về chi phí thuê trên từng mét vuông.   

“Tất nhiên, rất có thể đến một lúc nào đó, các doanh nhân sẽ sẵn sàng trả 174 USD/m2/tháng để thuê văn phòng. Tuy nhiên, đối với hầu hết các DN vừa và nhỏ, giá thuê văn phòng nói trên sẽ là điều không tưởng. Và cũng không sao cả - vì trên thực tế họ có rất nhiều lựa chọn khác để tiếp cận tới các khu văn phòng “thượng lưu” nhất thế giới”, ông Serge Dupaux nói...

(KD)