Ý tưởng về một giải pháp giảm thời gian làm thủ tục hành chính

Giảm thời gian làm thủ tục hành chính luôn là một trong những vấn đề nóng được quan tâm và đề cập ở nhiều diễn đàn xã hội. Để góp phần thúc đẩy quá trình “Cải cách hành chính”, bài viết dưới đây xin trình bày ý tưởng về một giải pháp ứng dụng CNTT nhằm giảm thời gian làm thủ tục hành chính, tăng tính hiệu quả của nền hành chính, có thể áp dụng ở các đơn vị cấp phòng, chi cục hải quan.

Ý tưởng về một giải pháp giảm thời gian làm thủ tục hành chính

Trong các báo cáo, chúng ta thường thấy các đơn vị hành chính nêu những việc đã làm được để cải cách hành chính như: công bố số điện thoại của lãnh đạo hay công chức để công dân liên hệ khi cần, lắp máy xếp hàng, thành lập tổ giải đáp, thông báo các văn bản pháp quy liên quan đến các lĩnh vực tại nơi làm thủ tục hành chính, tổ chức tiếp xúc với công dân, trả lời trực tuyến hay qua mạng... Các hoạt động đó trong thời gian qua đã có những tác dụng tích cực nhất định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn có thể làm hơn thế nữa để tạo thuận lợi cho công dân, doanh nghiệp và xã hội. Và việc áp dụng CNTT vào quá trình quản lý là một lựa chọn khả thi.

Quan sát quy trình làm việc của các đơn vị làm thủ tục hải quan hay liên quan đến việc giải quyết hồ sơ của công dân, doanh nghiệp, qua quá trình giải quyết các vụ việc vướng mắc, khiếu nại của doanh nghiệp và qua tiếp xúc những người tham gia thủ tục hải quan, có thể thấy một số vấn đề liên quan đến thủ tục hồ sơ như sau:

• Doanh nghiệp, (công dân liên quan) không biết được thông tin về quá trình xử lý hồ sơ của mình dẫn đến việc tụ tập chờ ở ngay tại nơi làm việc của công chức, gây ồn ào, ô nhiễm môi trường, tâm lý mệt mỏi vì chờ đợi cho chủ hàng và cả công chức giải quyết.

• Công chức không quan tâm đến thời gian xử lý hồ sơ, thường tùy tiện trong việc giữ hồ sơ, trả hồ sơ hay luân chuyển cho khâu khác (vì không có ràng buộc trách nhiệm cụ thể về việc phải chuyển hồ sơ trong một khoảng thời gian nhất định trong ngày).

• Lãnh đạo không kiểm soát được quá trình luân chuyển của hồ sơ, từ đó không kiểm soát được việc chấp hành kỷ luật công tác của cấp dưới.

Theo các quy trình nghiệp vụ (hay quy định nội bộ của từng phòng), hồ sơ phải luân chuyển tuần tự qua các khâu nhất định. Đó là đường đi của hồ sơ theo quy định. Nhưng việc quản lý hồ sơ về mặt thời gian xử lý thì chưa có biện pháp hữu hiệu và quan trọng hơn là không có cơ chế giám sát sự luân chuyển hồ sơ đó từ phía những người thụ hưởng kết quả xử lý.

Trước đây có Phiếu tiếp nhận hồ sơ để công chức mỗi khâu phải ghi thời gian (thời điểm) tiếp nhận và chuyển hồ sơ cho bộ phận kế tiếp hoặc cho doanh nghiệp. Việc này đã gây khó khăn cho những nơi số lượng hồ sơ phải xử quá nhiều (tăng giấy tờ, thêm thao tác, tốn thêm thời gian).

Để xây dựng cơ chế giám sát sự luân chuyển hồ sơ, cần có biện pháp bổ sung cho các qui định hiện hành. Cụ thể, phải thông báo công khai về các hồ sơ đang giải quyết ở bộ phận nào, do công chức nào xử lý? Việc này cần thiết cho cả chính lãnh đạo và công chức hải quan đơn vị đó. Để giải quyết được các vấn đề trên, cần có hỗ trợ của giải pháp CNTT, tạm gọi là “Chương trình quản lý thời gian lưu chuyển hồ sơ”. 

Giả thiết, mỗi hồ sơ sau khi được xử lý xong ở mỗi khâu sẽ được nhập vào “Hệ thống quản lý sự luân chuyển hồ sơ”. Các thông số về số hồ sơ (tờ khai), thời gian hoàn thành ở mỗi khâu, cá nhân đang xử lý, ...(có thể thêm một vài thông tin cần thiết khác) sẽ được thể hiện trên màn hình hiển thị đặt ở một nơi công cộng và nơi làm việc của công chức lãnh đạo phụ trách. Nếu cần trao đổi thêm với người làm thủ tục, công chức cũng sẽ thể hiện trên màn hình yêu cầu của mình để khách hàng biết và chỉ dẫn khách hàng đến quầy hoặc nhân viên bộ phận có trách nhiệm giải quyết. Các khâu trong chương trình quản lý hồ sơ sẽ được thiết kế căn cứ theo các bước nghiệp vụ trong qui trình hoặc theo đặc thù của những đơn vị khác nhau.

Giải pháp xử lý thông tin này giải quyết được cả hai vấn đề về không gian và thời gian. Mỗi chi cục bố trí mặt bằng làm việc, nhân sự, khác nhau nhưng đều có thể áp dụng chương trình này để quản lý luân chuyển hồ sơ trong nội bộ và doanh nghiệp cũng có thể biết được thông tin về quá trình xử lý hồ sơ qua theo dõi màn hình hiển thị đặt tại một nơi công cộng, không phải di chuyển theo địa bàn làm việc của hải quan. Bất cứ lúc nào, thông tin về quá trình xử lý hồ sơ cũng được nhận biết và giám sát bởi cả lãnh đạo và người liên quan.

Việc doanh nghiệp được ngồi chờ ở những chỗ tiện nghi, theo dõi việc giải quyết công việc của mình qua màn hình hiển thị thể hiện sự tôn trọng, công khai và văn minh đối với khách hàng của hải quan.

Về phía hải quan, công chức có thời gian tập trung vào công việc, không bị áp lực từ phía người làm thủ tục tập trung trước mặt. Cán bộ quản lý cũng nắm được tình hình lưu chuyển hồ sơ trong đơn vị, biết ngay hồ sơ bị dồn đọng ở khâu nào để có những chỉ đạo kịp, nhắc nhở kịp thời, có thể điều chỉnh việc bố trí nhân lực cho phù hợp với khối lượng công việc.

Chắc chắn còn nhiều tiện ích nữa nếu ý tưởng ứng dụng CNTT vào công tác quản lý nêu trên trở thành hiện thực. Một ngôi nhà luôn được xây dựng từ những viên gạch riêng lẻ. “Ngôi nhà Cải cách hành chính” sẽ ngày càng hoàn thiện từ những thay đổi cụ thể để tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp. Với đội ngũ công chức giỏi về CNTT và trang thiết bị hiện có, việc đưa vào sử dụng một phần mềm để xử lý hồ sơ có thể nói đang nằm trong tầm tay. 

(Vũ Việt Tiến, Phòng Nghiệp vụ, Cục Hải quan TP. Hồ Chí Minh)