Hạch toán khoản phải trả và quà tặng chăm sóc khách hàng VIP

Hỏi: Trường hợp công ty có chương trình tặng quà chăm sóc khách hàng đối với những khách hàng trong danh sách (khách hàng mang lại doanh thu lớn, khách hàng VIP...). Vậy, công ty cần phải làm những thủ tục gì và hạch toán như thế nào để đảm bảo chi phí hợp lý, hợp lệ?

Ảnh minh họa - nguồn Internet.Ảnh minh họa - nguồn Internet.

Vụ Chính sách Thuế (Bộ Tài chính) trả lời như sau: 

1- Các khoản phải trả cho đối tượng là người lao động là cán bộ, nhân viên trong DN và người lao động ngoài DN xét về kỹ thuật hạch toán thì giống nhau . Tuy nhiên, vì người lao động của DN khác với người làm việc thuê cho DN về các dịch vụ không nhất thiết phải sử dụng lao động thường xuyên cả (khác nhiều về trách nhiệm, nghĩa vụ). Chính vì vậy mà chế độ kế toán có quy định 2 TK cấp 2 là 3341 và 3348 dành cho 2 loại lao động này. Xét về tính chất công việc thì có những dịch vụ do cá nhân làm thuần tuý chỉ là tiền công, nhưng cũng có những dịch vụ do cá nhân bao luôn cả chi phí vật tư.

Như vậy, những cá nhân làm các việc: dọn vệ sinh, sửa chữa nhỏ lẻ, bốc vác, vận chuyển... có thể hạch toán vào TK 3348 hoặc TK khác đều được cả nhưng nếu họ không lo gì vật tư cả và những công việc này đều diễn ra thường xuyên thì sử dụng TK 3348 sẽ tốt hơn bởi vừa phù hợp với tính chất công việc vừa tiện theo dõi về thuế TNCN.

2- Quà tặng chăm sóc khách hàng tuy rất “nhạy cảm” nhưng DN không thể bỏ qua trong điều kiện cạnh tranh . Các loại văn bản giấy tờ cần lưu ý có thể là:

- Đăng ký với Sở Công thương hoặc Bộ Công thương nếu gắn với các chương trình khuyến mại (theo Nghị định số 37/2006);

- Có quy định trong quy chế của DN, được công khai, trong đó có nội dung chi khuyến mại cho các khách hàng VIP do liên quan đến hợp đồng, doanh thu lớn (vì có liên quan đến hoạt động SXKD của DN;

- Có những chứng từ như : văn bản đề xuất của các bộ phận liên quan, ghi rõ hình thức gì, trị giá khoảng xxx, ; phê duyệt của lãnh đạo (tuỳ mức độ theo phân cấp trong Quy chế) ; hợp đồng với đối tác (nếu làm lô lớn).

- Quà tặng này dù thuộc về chương trình khuyến mại theo từng đợt, từng chương trình hay đồ biếu/tặng/cho trong nội dung quy định của quy chế  thì đều hạch toán trong mục chi bị khống chế 10% hoặc15% tuỳ theo DN cũ hay DN mới (điểm 2.19 Điều 6 – TT số 123/2012).

(eFinance)