Làm quen với những tiện ích của email

Tạp chí Tin học Tài chính số 45 tháng 3/2007 đã giới thiệu tới độc giả về các tiện ích xung quanh việc sử dụng email trong hệ thống Mail Notes của IBM. Trong số ra kỳ này, Tạp chí xin giới thiệu tới độc giả thêm một số tính năng cơ bản thường hay sử dụng trong hệ thống Yahoo Mail - một hệ thống email miễn phí phổ biến mà hầu như cá nhân nào cũng có.

Làm quen với những tiện ích của email

Để tiến hành thực hiện được những tiện ích trong Yahoo Mail, đầu tiên, chúng ta phải có một tài khoản trong Yahoo mail (gồm username và password) để đăng nhập vào chương trình. Nếu chưa có, chúng ta có thể vào địa chỉ web http://mail.yahoo.com/, sau đó chọn Sign up  và làm theo các bước hướng dẫn để tiến hành đăng ký mở một tài khoản mail miễn phí (hay còn gọi là hòm thư mới).

Làm quen với những tiện ích của email  ảnh 1

Sau khi đăng nhập thành công vào email của mình, ngoài những tính năng chính là gửi và nhận thư, chúng ta còn có thể khai thác thêm một số tính năng “tiềm ẩn” bên trong Yahoo mail để giúp ích cho công việc hàng ngày của mình. 

 * Xuất hiện họ và tên của mình tại trường “ From” trong phần  thư đến (Inbox)

Để thực hiện được công việc này, tại của sổ chính của chương trình, chúng ta chọn thẻ Mail\ Option và chọn General Preferences

Làm quen với những tiện ích của email  ảnh 2

Tại mục Name and Email: Điền họ và tên vào trong ô From name để họ và tên của chúng ta xuất hiện trong trường  From ở Inbox của hộp thư người nhận, điều này sẽ giúp người nhận biết được email đó là của ai gửi tới.

Ngoài ra, nếu chúng ta muốn gửi email mà người nhận Reply cho một người khác với địa chỉ email chúng ta gửi cho họ thì hãy nhập địa chỉ email đó vào ô Reply to

* Sắp xếp thứ tự email và số lượng thư hiển thị trên màn hình

Việc sắp xếp thứ tự sẽ giúp chúng ta theo dõi được thư đến trong ngày để có thể giải quyết công việc được tốt hơn, còn việc hiển thị số lượng sẽ giúp bạn ít phải nhấp nút Next để xem thư kế tiếp hơn hơn.

Làm quen với những tiện ích của email  ảnh 3

Cũng tại phần General  Preferences, để thực hiện được việc sắp xếp trên, tại mục Folders\Search Results, nếu muốn xếp email mới  nhận ở phía trên thì chọn chế độ Descending by date, và nếu ngược lại thì chọn chế độ Ascending by date.

Còn để hiển thị số lượng email trên một trang web theo ý của cá nhân thì tại dòng Massages per Page, hãy đánh số lượng thư hiển thị vào, có thể từ 10 - 200 hoặc hơn (mặc định của chương trình là hiển thị 25 thư trên một trang).

Ngoài ra, trong mục Folders\Search Results này, còn có tính năng lưu lại trong thư mục Items những email đã gửi đi. Việc này cũng rất quan trọng cho chúng ta khi cần tìm và xem lại nội dung những email đó nhằm đối chiếu với công việc khi cần. Để làm được như vậy, chúng ta chỉ cần đơn giản bấm chọn mục Save your sent messages in the Sent Items folder.

* Hiển thị tiêu đề email nhận, thay đổi cỡ chữ hiển thị và ký tự trên một dòng

Cũng tại phần General Preferences, tại mục Message, để thấy một phần tiêu đề email mà chúng ta nhận được, hãy chọn “Show brief headers on incoming messages (recommended)”, còn nếu muốn thấy toàn bộ tiêu đề của email thì chọn “Show all headers on incoming messages”.

Làm quen với những tiện ích của email  ảnh 4

Ngoài ra, tại mục Message này, chúng ta còn có thể thay đổi lại cỡ chữ hiển thị phần nội dung của email trong dòng Font Size. Thay đổi lại số ký tự trên một dòng trong dòng Screen Width (từ 55 đến 99 ký tự).

(Đ.T)