Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail !

Hiện nay, việc trao đổi thông tin cũng như văn bản tài liệu thông qua thư điện tử (e-mail) đang là công cụ rất cần thiết và hữu ích, nhưng đa số cán bộ lại chưa khai thác hết những ứng dụng tiềm năng vốn có của hệ thống này. Vì vậy xin hãy bắt đầu với việc gửi và nhận e-mail trong chương trình đang được sử dụng tại Bộ Tài chính và các sở Tài chính (do việc sử dụng chương trình thư điện tử trong hệ thống các cơ quan đơn vị khác nhau, nên các bước tiến hành cũng khác nhau. Vì vậy chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu các chương trình khác trong các bài tiếp theo)

Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail !

Gửi e-mail theo nhóm do người gửi tự tạo

Trong chương trình Notes Mail đang được sử dụng tại Bộ Tài chính, ngoài những địa chỉ e-mail của cá nhân và các nhóm (group) mà các nhà quản trị đã tạo sẵn, cá nhân người sử dụng có thể tự tạo ra các nhóm theo từng mức độ yêu cầu của mình sao cho phù hợp với từng loại công việc và lĩnh vực. Chẳng hạn, bạn là thủ trưởng của một cơ quan đang triển khai một dự án gồm có nhiều bộ phận khác nhau, ví dụ như bộ phận triển khai dự án gồm 05 người, bộ phận kỹ thuật gồm 06 người, bộ phận tư vấn giám sát gồm 04 người v.v.. Vấn đề đặt ra ở đây là làm thế nào để có thể gộp được họ vào từng nhóm để mỗi lần gửi e-mail không phải gõ địa chỉ e-mail của từng người, mà chỉ cần gõ địa chỉ của nhóm là tất cả những người trong nhóm đó đều nhận được. Điều này thật đơn giản, bạn chỉ cần thao tác như sau:

Tại của sổ chính của chương trình Lotus Notes, chúng ta trỏ đến mục New, sau đó chọn Group như hình dưới:

 Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail ! ảnh 1 

Màn hình sẽ xuất hiện ra một hộp thoại để bạn tiến hành tạo Group như sau:

 Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail ! ảnh 2

Tại đây, bạn hãy đặt tên cho nhóm group đó vào ô Group Name. Còn ô Decscription dùng để mô tả qua chức năng của nhóm đó.

Members chính là ô bạn cần phải nhập đầy đủ địa chỉ e-mail của những người thuộc nhóm bạn mô tả.

Ví dụ như sau: Bạn tạo một nhóm tư vấn giám sát bao gồm 04 thành viên với các 04 địa chỉ e-mail khác nhau, chẳng hạn như: nguyenvana@mof.gov.vn; tranvanm@mof.gov.vn; havanl@mof.gov.vn; ngomait@yahoo.com , bạn cần tiến hành như sau:

Tại ô Group Name: bạn đánh vào từ Nhom Tu Van Giam Sat;

Tại ô Description: bạn đánh vào những từ mô tả công việc của nhóm như Giam Sat Du An A (có thể bỏ qua thao tác này nếu không sợ lẫn với các nhóm tư vấn khác);

Tiếp theo, bạn nhập tên và đầy đủ địa chỉ email của 04 người kể trên vào ô Members  và kết thúc bằng Save & Close để lưu nhóm đó.

Để thực hiện và tạo thêm nhiều nhóm khác, bạn cũng tiến hành tương tự như trên. Khi việc tạo lập nhóm đã hoàn thiện, bạn muốn gửi e-mail tới nhóm đó cần thực hiện như sau:

Từ cửa sổ chính của chương trình, bạn chọn Mail\New Message, cửa sổ soạn thảo e-mail hiện ra và bạn thực hiện việc soạn nội dung thư và nhập tên người nhận. Để gửi đến một nhóm người mà bạn vừa mới tạo ra nhóm địa chỉ, hãy nhấn vào To, cửa sổ địa chỉ sẽ hiện ra như sau:

 Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail ! ảnh 3

Tại cửa sổ này, bạn tiến hành thực hiện tìm và chọn nhóm mà bạn cần gửi tới bằng cách nhấn đúp vào nhóm đó, sau đó đóng của sổ địa chỉ lại và tiến hành việc gửi thư.

Tự động hiện tên, địa chỉ liên hệ của người gửi ở cuối thư

Tiện ích này sẽ giúp cho người nhận e-mail có thể nhìn thấy đầy đủ tên tuổi, điện thoại và chức danh của bạn. Thông tin này chi tiết đến đâu thì tùy ở từng cá nhân người gửi, thông thường, chúng ta chỉ cần điền vào đó tên, chức vụ, số phone và địa chỉ làm việc là đủ.

Cách thực hiện như sau: tại cửa sổ Notes Mail, bạn hãy chọn Preferences, lập tức cửa sổ Prefereces hiện ra như hình sau:

 Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail ! ảnh 4       Hãy bắt đầu làm quen với những tiện ích xung quanh việc gửi e-mail ! ảnh 5

Tại mục Send and Receive options, bạn hãy đánh dấu vào ô Automatically append a signature to the bottom of my outgoing mail messages Signature. Tiếp theo, bạn đánh thông tin tên, địa chỉ, chức vụ, số phone v.v (nói chung là những thông tin bạn muốn hiển thị ở dưới mỗi e-mail của mình), sau đó chọn Save & Close.

Vậy là từ nay, mỗi khi bạn gửi e-mail thì thông tin trên đã tự động hiển thị sẵn ở trang soạn thảo  nội dung e-mail rồi.

Cũng trong cửa sổ Preferences này, bạn còn có thể làm được thêm những tính năng sau:

+ Thực hiện hiển thị thư theo thứ tự thời gian từ dưới lên bằng cách đánh dấu vào ô Ascending.
+ Thực hiện hiển thị thư theo thứ tự từ trên xuống dưới (thư mới nhất ở trên cùng), bạn đánh dấu vào ô Decending.
+ Nếu muốn hệ thống thư của mình cứ 5 phút  tự động kiểm tra xem có thư mới không thì hãy đánh dấu vào ô Check for new mail every.
+ Và nếu muốn có một thông báo mới hiện lên màn hình như khi có thư mới đến thì hãy chọn chế độ Prompt for new mail arrives;

Chú ý: Khi thực hiện xong các thao tác thay đổi chế độ nêu trên, bạn nhớ phải chọn Save and Close để lưu lại những thay đổi đó.
(Đ.T)