Dấu ấn TABMIS

TABMIS (Tên viết tắt của Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc) là dự án lớn của Bộ Tài chính do Ngân hàng Thế giới tài trợ và nhà thầu IBM Singapore thực hiện. Dự án được ký hợp đồng triển khai từ cuối năm 2005, đã trải qua các giai đoạn phân tích, thiết kế, tích hợp, kiểm thử người sử dụng và triển khai rộng. Theo phạm vi giai đoạn I, dự án được triển khai đến các cơ quan kho bạc và tài chính các cấp trên toàn quốc và 37 Bộ,  ngành trung ương và 03 Sở thuộc thành phố Hà Nội. Giai đoạn mở rộng dự án tiếp tục mở rộng đối tượng triển khai đến 300 đơn vị sử dụng ngân sách cấp I, II thuộc ngân sách trung ương.

Ảnh minh họa - nguồn internet.Ảnh minh họa - nguồn internet.

Sau hơn ba năm triển khai dự án theo Quyết định số 2538/QĐ-BTC ngày 16/10/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc triển khai diện rộng hệ thống TABMIS trên phạm vi toàn quốc (từ 09/04/2009 đến 06/10/2012), đến nay hệ thống đã hoàn thành triển khai 15 đợt, gồm tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) trung ương, các vụ thuộc Bộ Tài chính, 63 tỉnh thành phố, 37 Bộ, ngành trung ương và 03 sở ngành của Hà Nội - một địa bàn có số lượng đơn vị giao dịch cũng như quy mô, khối lượng hoạt động lớn nhất trong cả nước, trong đó có 13 Bộ, ngành có doanh số hoạt động lớn đã nhập và đồng bộ hoá số liệu dự toán ngân sách trung ương tới các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc tại 46 tỉnh thành phố. Trong thời gian tới, Bộ Tài chính sẽ tiếp nhận bàn giao toàn bộ các hoạt động mà hiện nay nhà thầu đang đảm nhận và chính thức thực hiện quản trị vận hành hệ thống.

Cải cách cơ chế, chính sách

Hiệu quả đầu tiên mà TABMIS mang lại đó là cải cách cơ chế quản lý tài chính công, đặc biệt là các cơ chế quản lý tài chính - ngân sách, nhằm tăng cường tính minh bạch, nâng cao hiệu quả quản lý và khả năng hội nhập về quản lý tài chính công theo mục tiêu đề ra.

Cho đến nay, việc cải cách cơ chế, chính sách đã thu được các kết quả cụ thể như sau: Cải cách cơ chế quản lý ngân sách nhà nước (NSNN): Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 107/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 hướng dẫn bổ sung một số điểm về quản lý điều hành ngân sách. Theo đó quy trình hạch toán, quyết toán, chuyển nguồn và chỉnh lý ngân sách, với việc thiết lập và vận hành quy trình xử lý ngân sách cuối năm đã có tác động giúp cho việc rút ngắn thời gian chỉnh lý trong phạm vi 1 tháng cho tất cả các cấp ngân sách, điều này phù hợp với quy trình thiết kế của hệ thống TABMIS và thông lệ chung của quốc tế. Quy trình phân bổ ngân sách đã được thiết lập theo nguyên tắc thống nhất chung trên hệ thống, với sự tham gia của cơ quan tài chính và một số đơn vị dự toán cấp 1, đã được triển khai tương đối tốt tại các tỉnh, thành phố tham gia TABMIS, từng bước triển khai đối với dư toán thuộc ngân sách trung ương tại Bộ Tài chính.

Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS được ban hành theo Thông tư 212/2009/TT-BTC ngày 6/11/2009 của Bộ Tài chính, với hệ thống tài khoản được bố trí gồm 12 phân đoạn mã, đảm bảo theo dõi đầy đủ các đối tượng kế toán cần quản lý. Quy trình nghiệp vụ và việc thiết lập của hệ thống đã từng bước giúp cho việc xác định rõ nội dung thu, chi của NSNN, phân biệt rõ hơn bản chất của các khoản thu, chi chuyển nguồn; thu chi bổ sung giữa các cấp ngân sách; hạch toán đúngbản chất vay và chi trả nợ gốc…

Hệ thống kế toán đồ (COA - Chart Of Account) đã được xây dựng và thiết lập trên hệ thống bao gồm đầy đủ các thông tin về mục lục NSNN (Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 2/6/2008) đã phản ánh đa chiều thông tin về NSNN, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin quản lý của Chính phủ, các địa phương, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thuộc các cấp ngân sách.

Bên cạnh đó, xây dựng và ban hành cơ chế về kiểm soát cam kết chi ngân sách theo quy định của Thông tư 113/2008/TT-BTC của Bộ Tài chính, phù hợp với quy trình nghiệp vụ về cam kết chi đã được thiết lập trên hệ thống TABMIS nhằm hỗ trợ việc kiểm soát chi tiêu ngân sách của các đơn vị, đặc biệt trong chi xây dựng cơ bản (XDCB), ngăn chặn nợ đọng thanh toán, nâng cao trách nhiệm, kỷ luật tài chính từ góc độ không chỉ riêng cơ quan tài chính, KBNN mà còn tất cả các cơ quan sử dụng ngân sách; làm lành mạnh hoá và tăng cường công tác quản lý tài chính ngân sách.

Cải cách quản lý vay nợ: Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS đã được quy định và quy trình nghiệp vụ đã thiết lập theo hướng thực hiện kế toán vay nợ một cách toàn diện, phản ánh trên tài khoản vay nợ toàn bộ các khoản nợ vay (trong và ngoài nước), cũng như sẵn sàng đáp ứng việc hạch toán nghĩa vụ nợ dự phòng vào hệ thống kế toán nhà nước. Việc hạch toán vay nợ có khả năng xử lý kịp thời, đầy đủ hơn, nhằm từng bước gắn kết công tác quản lý nợ với quản lý ngân quỹ.

Hiện nay TABMIS đang được xây dựng kết nối qua giao diện với các hệ thống quản lý nợ ngoài nước DMFAS và trong nước BMS. Để hạch toán kịp thời và đầy đủ, cần tiếp tục hoàn thiện các giao diện này về mặt kỹ thuật và cơ chế ghi chép tình hình phát sinh và xử lý nợ, trong đó cần có cơ chế hướng dẫn về việc hạch toán nợ dự phòng. Hệ thống báo cáo đã được thiết lập các chỉ tiêu theo đúng bản chất của vay nợ, tuy nhiên do cơ chế thông tin báo cáo về vay và trả nợ vay chưa được cải tiến, sửa đổi, nên trong quy trình nghiệp vụ và chế độ kế toán vẫn phải thiết kế linh hoạt để phù hợp.

Chế độ kế toán Nhà nước: Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS được ban hành theo Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 6/11/2009 của Bộ Tài chính, đây là chế độ kế toán nhà nước thống nhất, dựa trên cơ sở của kế toán tiền mặt điều chỉnh, trong đó có các nghiệp vụ được hạch toán trên cơ sở tiền mặt, một số nghiệp vụ được hạch toán trên cơ sở dồn tích. Thông tin kế toán hiện nay về cơ bản đáp ứng đầy đủ thông tin quản lý phục vụ cho chỉ đạo điều hành ngân sách các cấp từ khâu dự toán đến khâu quyết toán ngân sách, bao quát đầy đủ thông tin trên cơ sở các quy trình nghiệp vụ đã được xây dựng mới (phân bổ dự toán, cam kết chi).

Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS sẽ được hoàn thiện và ban hành lại sau khi hoàn thành việc triển khai TABMIS, trên cơ sở rút kinh nghiệm thực tế triển khai tại tất cả các đơn vị và quy trình nghiệp vụ đã được hoàn thiện trên hệ thống.

Quản lý ngân quỹ và thực hiện tài khoản thanh toán tập trung của KBNN (TSA): Với việc thiết lập và vận hành của TABMIS, đã đảm bảo cung cấp các thông tin đầu vào cần thiết cho hoạt động phân tích dự báo luồng tiền, hướng đến việc cải cách trong quản lý ngân quỹ, với hai mục tiêu là an toàn và hiệu quả, thể hiện qua việc một mặt đảm bảo khả năng thanh toán của ngân sách trung ương và địa phương mọi nơi, mọi lúc, mặt khác tiến tới mục tiêu giảm thặng dư ngân quỹ trung ương và địa phương tới mức tối thiểu.

Cải cách công tác quản lý ngân quỹ là lĩnh vực tương đối phức tạp, có liên quan đến các đơn vị, tổ chức ngoài ngành tài chính, đặc biệt là Ngân hàng Nhà nước, các cấp chính quyền địa phương. Hiện nay, Bộ Tài chính (KBNN) đã dự thảo Nghị định về quản lý ngân quỹ, trong đó hướng đễn việc thiết lập tài khoản thanh toán tập trung của KBNN và thực hiện chức năng dự báo luồng tiền. Các quy trình thanh toán liên ngân hàng và song phương, hiện nay cũng đã đang nghiên cứu, thí điểm, chuẩn bị triển khai mở rộng.

Thành quả triển khai, vận hành hệ thống

Hệ thống TABMIS được triển khai theo hình thức cuốn chiếu từng đợt, mỗi đợt triển khai từ 3 đến 5 tỉnh, thành phố, với các hoạt động liên tục, đan xen trong vòng hơn 2 tháng để thực hiện các dòng công việc như:  tập huấn chế độ kế toán, đào tạo người sử dụng hệ thống, thu thập dữ liệu đầu vào, chuyển đổi số liệu, nhập liệu tập trung, triển khai về đơn vị.

Đối với mỗi đợt triển khai, Ban triển khai Bộ Tài chính cử các tổ hỗ trợ gồm các cán bộ thuộc  Cục Tin học và Thống kê tài chính (Bộ Tài chính) và các đơn vị thuộc KBNN như: Vụ Kế toán Nhà nuớc, Vụ Kiểm soát chi, Cục CNTT và một số cán bộ sử dụng chính giỏi về nghiệp vụ và chức năng hệ thống của một số tỉnh đã triển khai trước để đi hỗ trợ triển khai.

Tại mỗi tỉnh triển khai được bố trí Tổ hỗ trợ cơ quan tài chính và tổ hỗ trợ cơ quan kho bạc, phòng nhập liệu tập trung được thiết lập tại sở tài chính và kho bạc tỉnh/thành phố. Nhiệm vụ của Tổ hỗ trợ cơ quan tài chính là phối hợp với sở tài chính rà soát nắm bắt tình hình về đường truyền, hướng dẫn phiên dự toán, đối chiếu kết quả phiên dự toán, hướng dẫn nhập liệu vào hệ thống, hướng dẫn nghiệp vụ, hướng dẫn khai thác báo cáo và vận hành hệ thống, hướng dẫn quy trình hỗ trợ từ xa…

Nhiệm vụ của Tổ hỗ trợ cơ quan kho bạc hướng dẫn thu thập số dư kế hoạch vốn đầu tư, phối hợp giữa cơ quan tài chính với cơ quan kho bạc để đối chiếu số liệu, làm sạch dữ liệu, chuyển đổi dữ liệu vào hệ thống TABMIS, hướng dẫn nhập liệu, đối chiếu số liệu, hướng dẫn nghiệp, hướng dẫn chức năng hệ thống và khai thác báo cáo, hướng dẫn các thông tư và văn bản liên quan, hướng dẫn quy trình hỗ trợ từ xa, trao đổi chia sẻ kinh nghiệm...

Từ đợt 1 đến đợt 7, cán bộ Ban triển khai trực tiếp làm Tổ trưởng, từ đợt 8 đến đợt 15 Trưởng phòng ngân sách sở tài chính và Kế toán trưởng KBNN tỉnh giữ vai trò Phụ trách Tổ hỗ trợ triển khai tại địa phương và cán bộ Ban triển khai giữ vai trò điều phối và hỗ trợ nghiệp vụ.

Trong điều kiện năng lực hệ thống giai đoạn nửa đầu năm 2012 trở về trước còn hạn chế, Ban triển khai đã chủ động, nghiên cứu phương án và thời điểm triển khai phù hợp, cập nhật kế hoạch và tổ chức công tác chuẩn bị, huy động các nguồn lực hỗ trợ triển khai kịp thời, hoàn thành xuất sắc kế hoạch triển khai cho các địa phương trên phạm vi toàn quốc.

Đến nay, các đơn vị đều đã sử dụng TABMIS là hệ thống chính, phục vụ giao dịch hàng ngày cho khách hàng và khai thác thông tin, số liệu báo cáo phục vụ kịp thời công tác quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, không còn thực hiện song song chương trình KTKB.

Đối với người sử dụng, phương án nhập liệu tập trung tại từng tỉnh từ 2-3 tuần cho mỗi đợt triển khai, một mặt nhằm đảm bảo tính khả thi của các nguồn lực tham gia, mặt khác chính là để cán bộ được đào tạo một lần nữa trên môi trường thực tế. Chính vì vậy, ngay sau khi triển khai cán bộ các cơ quan tài chính, KBNN, đặc biệt là cấp quận, huyện, đã quen với hệ thống mới, cơ bản nắm vững quy trình và thành thạo thao tác trên hệ thống theo đúng vai trò của mình, đồng thời hoàn thành các công việc theo đúng thời gian đề ra đáp ứng yêu cầu quản lý.

Thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ cơ quan tài chính, kho bạc hiện nay không căng thẳng như giai đoạn đầu mới triển khai, về cơ bản thời gian kết thúc hàng ngày như bình thường, trừ những thời điểm cuối tháng, cuối năm do khối lượng giao dịch tăng cao.

Các chức năng của hệ thống TABMIS đã được thiết kế và tổ chức kiểm thử, vận hành gồm các phân hệ: sổ cái, phân bổ ngân sách, quản lý thu, quản lý cam kết chi, quản lý chi, quản lý ngân quỹ, xây dựng các báo cáo tài chính và các giao diện trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác.

Trên thực tế, các phân hệ sổ cái, phân bổ ngân sách, quản lý thu, quản lý chi, khai thác các báo cáo tài chính và các giao diện với hệ thống thu thuế, hệ thống thanh toán điện tử, thanh toán bù trừ, thanh toán điện tử liên kho bạc… đã được đưa vào vận hành, đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan tài chính, KBNN các cấp tại địa phương cũng như các bộ, ngành từ trung ương và các vụ quản lý tài chính chuyên ngành thuộc Bộ Tài chính.

Hiện tại, phân hệ quản lý cam kết chi đã được KBNN các cấp tổ chức vận hành thí điểm trên hệ thống, song chưa thực hiện đầy đủ quy trình do chưa hoàn thành triển khai hệ thống trên phạm vi cả nước, nên chưa thể áp dụng đầy đủ, theo đó KBNN đang thực hiện nhập vào hệ thống theo cơ chế linh hoạt.

Theo lộ trình, khi kết thúc triển khai diện rộng TABMIS chính thức thực hiện đầy đủ quy trình kiểm soát cam kết chi trên hệ thống, bắt đầu từ đầu năm 2013. Việc thiết kế quy trình cam kết chi và một số quy trình khác đã từng bước thực hiện kế toán dồn tích vào áp dụng cho TABMIS một cách phù hợp. Tuy nhiên, để thực hiện kế toán dồn tích đầy đủ trong lĩnh vực kế toán Nhà nước cần phải ban hành Hệ thống chuẩn mực kế toán công của Việt Nam, trong đó xác định rõ nội dung và đối tượng thực hiện.

Phân hệ quản lý ngân quỹ đã được xây dựng trên hệ thống, song hiện tại, để đưa chức năng này vào vận hành, cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện pháp lý (ban hành Nghị định về quản lý ngân quỹ) cũng như các điều kiện khác (xây dựng hệ thống dự báo luồng tiền, hoàn chỉnh cơ chế thanh toán với các hệ thống ngân hàng để hình thành tài khoản kho bạc tập trung - TSA, từng bước tổ chức thực hiện gắn quản lý ngân quỹ với quản lý nợ Chính phủ...).

KBNN đang khẩn trương phối hợp các đơn vị liên quan xây dựng hệ thống thanh toán song phương tập trung với hệ thống ngân hàng, xây dựng nghị định quản lý ngân quỹ trình Chính phủ… để chuẩn bị các điều kiện trước khi chính thức vận hành phân hệ quản lý ngân quỹ.

Tính đến tháng 12/2012, IBM đã xây dựng 43/44 báo cáo tùy chỉnh (trong đó 36 báo cáo đã được đưa lên môi trường sản xuất; 02 báo cáo đang kiểm thử trên môi trường kiểm thử; 03 báo cáo đã được xác nhận đặc tả chức năng và đang lập trình, 02 báo cáo Nhóm gải pháp nghiệp vụ đang rà soát đặc tả chức năng).

Như vậy, trong năm 2012, Ban triển khai đã phối hợp cùng với nhà thầu IBM xây dựng, rà soát và hoàn thành tài liệu đặc tả chức năng (FS) của 11 báo cáo mới, đưa 6 báo cáo đã được kiểm thử thành công vào khai thác trên môi trường sản xuất. Ban triển khai cũng đã phối hợp với nhà thầu bổ sung tính năng kết xuất một số báo cáo của TABMIS sang định dạng bảng tính excel, hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động khai thác, tổng hợp báo cáo của các đơn vị

Hiện tại, TABMIS đã giao diện ổn định với các chương trình ứng dụng khác như: Danh mục dùng chung ngành Tài chính để nhận các mã của hệ thống; hệ thống thu thuế trực tiếp để nhận số liệu thu ngân sách và phân chia cho các cấp ngân sách; hệ thống thanh toán điện tử song phương và bù trừ để hỗ trợ các kho bạc thực hiện công tác thanh toán cho các đơn vị thụ hưởng có tài khoản ở các hệ thống ngân hàng; hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng (IBPS); hệ thống thanh toán điện tử liên kho bạc; hệ thống kho dữ liệu thu chi quốc gia (NDW).

Hiện tại, Ban triển khai và nhà thầu đang thực hiện lập trình các giao diện giữa TABMIS với hệ thống quản lý nợ (DMFAS), với hệ thống thu thuế tập trung (TCS-TT). Các giao diện được từng bước hoàn thiện và đưa vào sử dụng đã có phát huy tác dụng tích cực, giảm bớt áp lực công việc cho cán bộ cũng như tạo được sự đồng bộ về thông tin giữa các hệ thống, qua đó hỗ trợ đắc lực cho quá trình tổ chức triển khai cũng như vận hành  TABMIS tại địa phương.

Hiện đại hóa công nghệ

Triển khai TABMIS đã hình thành hệ thống thông tin tài chính với cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung. Cơ quan tài chính, KBNN các cấp và một số đơn vị cùng tham gia trên hệ thống, được phân quyền theo đúng chức năng, nhiệm vụ của từng vai trò cá nhân, truy cập để tác nghiệp hàng ngày cũng như khai thác thông tin, dữ liệu, báo cáo.

Hệ thống được đảm bảo an toàn dữ liệu, chống phá hoại và thảm hoạ phá huỷ dữ liệu thông qua việc duy trì song song một trung tâm dự phòng và khắc phục thảm họa. Trung tâm dự phòng và khắc phục thảm họa được đặt tại trụ sở Bộ Tài chính, môi trường sản xuất chính được đặt tại trung tâm dữ liệu thuộc KBNN.

Bên cạnh đó, ngành Tài chính đã nâng cấp dung lượng đường truyền tới các sở tài chính và xây dựng kết nối hạ tầng truyền thông tới phòng tài chính cấp huyện; hệ thống KBNN cũng nâng cấp đường truyền kết nối hạ tầng truyền thông trong toàn hệ thống nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành TABMIS.

Về phía KBNN đã và đang tiến hành nâng cấp các ứng dụng hiện tại (KTKB, ĐTKB,  TCS..) để tương thích và giao diện với hệ thống TABMIS. Hệ thống TABMIS đã trao đổi dữ liệu với kho dữ liệu thu, chi NSNN, trao đổi dữ liệu với các hệ thống thanh toán của KBNN, xây dựng giao diện với hệ thống quản lý nợ (DMFAS).... thông qua các giao diện. Các giao diện hoạt động ngày càng ổn định và hiệu quả.

Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực

Triển khai TABMIS đã có tác động đến tổ chức bộ máy, đặc biệt là hỗ trợ nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của các đơn vị tham gia thông qua các khóa đào tạo, tập huấn, cụ thể như sau: Đã thành lập Phòng Xử lý trung tâm tại KBNN và Bộ phận làm nhiệm vụ xử lý trung tâm ở cấp tỉnh để quản lý, hỗ trợ vận hành hệ thống; hình thành bộ phận hỗ trợ từ xa (helpdesk) tại trung ương để ghi nhận và xử lý các lỗi, các vướng mắc trong quá trình vận hành tại các địa phương; hình thành đội ngũ người sử dụng chính TABMIS (key user) tại KBNN và sở tài chính các tỉnh, thành phố để làm nòng cốt hỗ trợ trực tiếp tại địa phương. Hiện tại, KBNN đang tiếp tục xây dựng đề án đánh giá tác động của TABMIS và các hệ thống tập trung đến cơ cấu tổ chức của KBNN.

Ngoài ra, đã thực hiện truyền thông về TABMIS đến cán bộ cơ quan tài chính và KBNN tại tất cả các tỉnh, thành phố trên cả nước; phát hành được nhiều số bản tin TABMIS để thông tin kịp thời về kết quả triển khai, cập nhật tình hình dự án.

Yêu cầu tiên quyết về trình độ cán bộ trước khi tham gia đào tạo TABMIS là phải có trình độ tin học cơ bản, vì vậy được sự đồng ý của Bộ, Ban triển khai TABMIS đã phối hợp với KBNN giao nhiệm vụ cho KBNN các tỉnh, thành phố tự tổ chức đào tạo tin học cơ bản cho đối tượng là người sử dụng TABMIS thuộc KBNN và cơ quan tài chính trên địa bàn. Đến nay, 100% các tỉnh đã hoàn thành việc đào tạo tin học cơ bản cho cán bộ trước khi tham gia đào tạo sử dụng hệ thống TABMIS.

Dự án TABMIS đã tổ chức đào tạo tin học cơ bản, tổ chức tập huấn chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS cho cán bộ cơ quan tài chính, KBNN từ trung ương đến địa phương đã triển khai TABMIS, với số lượng học viên lên đến hơn 10.000 với trên 100 lớp.

Ban triển khai TABMIS Bộ Tài chính đã phối hợp cùng nhà thầu FPT đã tổ chức đào tạo được 380 lớp cho người sử dụng cuối với số lượng 9.971 học viên và tổ chức đào tạo được 18 lớp cho người sử dụng chính với số lượng 484 học viên; sau mỗi lớp đào tạo đều có bài kiểm tra đánh giá kế quả của khóa học và đã có 100% học viên đạt yêu cầu.

Ban triển khai TABMIS BTC đã phối hợp với nhà thầu tổ chức 12 khóa đào tạo kỹ thuật nâng cao và CNTT cho 75 lượt cán bộ tin học thuộc KBNN và Bộ Tài chính, các khoá đào tạo kỹ thuật chuyên sâu (quản trị hệ thống, ứng dụng và cơ sở dữ liệu TABMIS…) nhằm trang bị các kiến thức cần thiết, giúp cán bộ kỹ thuật của KBNN, Bộ Tài chính có thể từng bước quản trị, vận hành hệ thống trong tương lai.

Chuẩn hóa quy trình khai thác, sử dụng TABMIS

TABMIS là một hệ thống tích hợp, phạm vi các tổ chức và cá nhân tham gia hệ thống tương đối rộng, do vậy việc chuẩn hóa các quy trình khai thác, sử dụng luôn được Ban triển khai chú trọng nhằm xác định rõ vai trò, trách nhiệm của từng cá nhân tham gia hệ thống (từ lãnh đạo đến kế toán trưởng, kế toán viên, chuyên viên,...), đồng thời cũng phân định các luồng công việc một cách cụ thể, rõ ràng.

Đến nay, một số các quy chế, quy trình đã được ban hành như: Quy chế trách nhiệm và quyền hạn đối với các thành viên tham gia TABMIS quy định trách nhiệm, quyền hạn đối với các thành viên tham gia sử dụng, khai thác và đảm bảo các điều kiện để vận hành TABMIS, bao gồm các đơn vị liên quan thuộc Bộ Tài chính, cơ quan tài chính địa phương, các đơn vị thuộc hệ thống KBNN và các đươn vị dự toán tham gia triển khai TABMIS (quy chế này ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 28/5/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Quy chế cấp, quản lý và sử dụng tài khoản đăng nhập TABMIS quy định các nội dung liên quan đến hoạt động cấp, quản lý, sử dụng tài khoản đăng nhập của các thành viên tham gia hệ thống TABMIS nhằm đảm bảo số lượng tài khoản đăng nhập hệ thống được sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, an toàn, đáp ứng được các yêu cầu về thực hiện giao dịch, khai thác dữ liệu trên hệ thống và quản trị ứng dụng (quy chế này ban hành kèm theo Quyết định số 04/QĐ-BTC ngày 4/1/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Quy chế phân công trách nhiệm các đơn vị thực hiện nhập dự toán chi ngân sách trung ương hàng năm vào TABMIS đã xác định rõ các loại dự toán chi ngân sách trung ương được nhập vào TABMIS, các nhiệm vụ chi ngân sách trung ương không phải nhập dự toán vào TABMIS và trách nhiệm các đơn vị thuộc Bộ Tài chính, KBNN thực hiện nhập dự toán vào TABMIS một cách cụ thể, rõ ràng (quy chế này ban hành kèm theo Quyết định 3294/QĐ-BTC ngày 28/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Quy trình mở, đóng kỳ kế toán trên TABMIS quy định trách nhiệm và trình tự thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động mở, đóng kỳ kế toán trên hệ thống nhằm đảm bảo việc quản lý số liệu thống nhất, an toàn và chính xác (quy trình này ban hành kèm theo Quyết định số 795/QĐ-KBNN ngày 7/12/2011 của Tổng Giám đốc KBNN).

Quy chế tạm thời về xử lý công việc của xử lý trung tâm trên TABMIS quy định nguyên tắc, trách nhiệm, trình tự giải quyết và phối hợp xử lý công việc của xử lý trung tâm trung ương đặt tại KBNN và xử lý trung tâm tỉnh đặt tại cơ quan tài chính và KBNN tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Trong đó quy định rõ quy trình quản lý người sử dụng (như cấp mới, cấp đổi, cấp lại, thu hồi tài khoản đăng nhập, quy trình cập nhật luồng phê duyệt,…), quy trình quản trị danh mục ứng dụng, cũng như quy trình xử lý một số nghiệp vụ khác (quy chế này ban hành kèm theo Quyết định số 41/QĐ-KBNN ngày 3/2/2012 của Tổng Giám đốc KBNN). 

Quy chế bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy tài liệu kế toán của KBNN trong điều kiện vận hành TABMIS quy định nguyên tắc, phạm vi, đối tượng, hình thức, trách nhiệm và quy trình bảo quản, lưu trữ, tiêu hủy tài liệu kế toán nhằm đảm bảo tính khoa học, đầy đủ, an toàn và nguyên vẹn của các tài liệu kế toán (quy chế này ban hành kèm theo Quyết định số 68/QĐ-KBNN ngày 15/2/2012 của Tổng Giám đốc KBNN).

Khẳng định tính khả thi

Với kết quả thực tế triển khai của hệ thống tại 63 địa phương, trong đó có Hà Nội và một số bộ, ngành trung ương, đến nay có thể khẳng định TABMIS có tính khả thi trong điều kiện vận hành theo cơ chế đặc thù của Việt Nam, cũng như hiệu quả tích cực mà dự án đem lại.

Cụ thể, TABMIS đã hỗ trợ rất lớn đối với quá trình cải cách quản lý tài chính công như việc thống nhất các cơ chế và quy trình ngân sách; thống nhất trong quản lý phân cấp thu và quản lý chi NSNN, xác định rõ nội dung thu, chi của NSNN; tập trung thông tin thu, chi ngân sách các cấp một cách đồng bộ, tức thời; phân định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, vai trò của các cơ quan trong chấp hành ngân sách...

Ngoài ra, hệ thống TABMIS còn góp phần thúc đẩy, hỗ trợ quá trình triển khai các cơ chế, chính sách và quy trình quản lý tài chính công khác như: Hỗ trợ đặt nền móng để xây dựng mô hình Tổng kế toán nhà nước, thực hiện tài khoản kho bạc duy nhất; cải cách quản lý và theo dõi các khoản vay nợ, thực hiện cam kết chi NSNN nhằm tiến tới thực hiện kế toán dồn tích, trao đổi thông tin giữa các hệ thống nghiệp vụ khác, góp phần đẩy mạnh thanh toán điện tử, giao dịch không dùng tiền mặt, trao đổi thông tin thu chi NSNN...

Đây là những kết quả cải cách mạnh mẽ đề ra trong dự án cải cách quản lý tài chính mà trung tâm là dự án TABMIS. Các thông tin được ghi nhận trong hệ thống TABMIS là nguồn thông tin phong phú để phục vụ công tác quản lý và điều hành ngân sách.

Đối với hệ thống KBNN đã kế toán chính xác các bút toán nghiệp vụ phát sinh; hỗ trợ lập báo cáo thu, chi NSNN, báo cáo quản trị theo nhiều tiêu thức phục vụ cho yêu cầu quản lý, điều hành NSNN; cung cấp thông tin nhanh, chính xác về tình hình thực hiện NSNN ở mọi thời điểm; đảm bảo sự đồng bộ về dữ liệu thu, chi ngân sách giữa KBNN và các cơ quan tài chính, thuế, hải quản; giảm thiểu việc trùng lặp nhập thông tin đầu vào giữa KBNN và cơ quan tài chính...

Đối với cơ quan tài chính các cấp đã trực tiếp khai thác báo cáo tình hình thu chi ngân sách toàn quốc từ hệ thống; quản lý được dự toán ở tất cả các cấp một cách rõ ràng, minh bạch.

Sau hơn 3 năm triển khai và vận hành TABMIS, các chức năng của hệ thống cũng được từng bước hoàn thiện và góp phần cải thiện hiệu năng hệ thống. Thông qua việc tùy chỉnh một số chức năng chuẩn của phần mềm Oracle để tổ chức, sắp xếp kế toán đồ theo từng tỉnh (COA-id), bổ sung chức năng điều chỉnh không gây nên hư số (đảo âm). Xử lý mở rộng bảng giá trị gán tổ hợp tài khoản theo mã kho bạc, kiểm soát số dư tồn quỹ ngân sách cấp xã, bổ sung thông tin màn hình phê duyệt để thuận tiện cho người dùng, tùy chỉnh chức năng kiểm soát luồng phê duyệt bút toán trước khi đệ trình phê duyệt để tránh giao dịch bị chuyển lên quản trị hệ thống xử lý.

Bổ sung chức năng kiểm soát bút toán cân nợ/có trước khi đệ trình phê duyệt, mở chức năng cho phép kế toán kho bạc được cập nhật thông tin về phương thức thanh toán ngân hàng (mã tài khoản tiền gửi KB tại ngân hàng/kho bạc) trên lệnh chi tiền do cơ quan tài chính nhập… nhiều vấn đề ghi nhận từ các địa phương khi sử dụng hệ thống đã được khắc phục một cách căn bản.

Công thức báo cáo tùy chỉnh liên tục cập nhật, điều chỉnh để phản ánh ngày càng chính xác hơn. Các giao diện giữa TABMIS với các hệ thống khác như thanh toán điện tử liên kho bạc, thanh toán bù trừ điện tử, thanh toán song phương, liên ngân hàng, trao đổi thông tin thu NSNN thường xuyên được rà soát, nâng cấp, ngày càng hoàn thiện. Các hoạt động hiệu chỉnh chức năng hệ thống đã góp phần giúp hệ thống hoạt động ổn định, phục vụ giao dịch trên hệ thống và vận hành khai thác báo cáo của người sử dụng tại các đơn vị.

Tính ổn định của hệ thống phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có năng lực của hệ thống máy chủ và các thiết bị phần cứng liên quan, các chương trình/thuật toán xử lý của ứng dụng phần mềm, cách khai thác hệ thống của người sử dụng.

Cho đến nay đã xảy ra một số giai đoạn hệ thống bị gián đoạn, hoạt động không ổn định, ảnh hưởng tới chất lượng công việc tác nghiệp của các đơn vị và phục vụ khách hàng của các đơn vị KBNN.

Tuy nhiên, một trong những nguyên nhân chính là do cấu hình hệ thống máy chủ và các thiết bị phần cứng hiện tại chưa đáp ứng được. Nguyên nhân là do các cấu hình đó được xác định dựa trên các giả định về số người sử dụng và số lượng giao dịch vào giai đoạn đầu làm hồ sơ dự án (năm 2002-2004), sau gần 10 năm, số người sử dụng và số lượng giao dịch thực tế của ngành tài chính và kho bạc đã tăng trưởng  nhiều lần, dẫn đến năng lực phần cứng chưa đáp ứng yêu cầu.

Xác định việc nâng cấp năng lực phần cứng là một trong những hoạt động đặc biệt quan trọng, là điều kiện tiên quyết để hoàn thành triển khai diện rộng cũng như đảm bảo vận hành TABMIS ổn định trên toàn quốc, thực hiện thông báo số 05/TB-BCSĐ ngày 20/10/2010 của Ban cán sự Đảng Bộ Tài chính, Ban triển khai TABMIS đã tích cực, chủ động phối hợp với Ban Quản lý dự án, Cục TH&TK Tài chính, các đơn vị liên quan xúc tiến thủ tục, kế hoạch mua sắm bổ sung năng lực phần cứng cho TABMIS cũng như chuẩn bị sẵn sàng các điều kiện kỹ thuật, hạ tầng của 2 Trung tâm dữ liệu tại KBNN và Bộ Tài chính, phục vụ cho hoạt động này.

Từ tháng 8/2012, việc mua sắm thiết bị nâng cấp phần cứng đã hoàn thành. Hoạt động kiểm tra thiết bị, lắp đặt hệ thống, kiểm tra cài đặt, kiểm thử và di trú dữ liệu được thực hiện tuần tự cho Môi trường sản xuất và môi trường dự phòng. Kết quả là, môi trường sản xuất mới được đưa vào chính thức vận hành từ 16/10/2012, môi trường dự phòng được đưa vào vận hành đầu tháng 12/2012. Toàn bộ các hoạt động nâng cấp năng lực phần cứng đã được triển khai theo đúng kế hoạch, và hoàn thành toàn bộ các hoạt động trong tháng 12/2012 

Thông qua việc triển khai dự án TABMIS, ngành Tài chính đã thực hiện được một bước đổi mới về trang thiết bị máy móc và hạ tầng truyền thông tại tất cả các cơ quan tài chính, KBNN từ trung ương đến quận, huyện trên cả nước, thực hiện mục tiêu hiện đại hóa toàn ngành.

Bên cạnh đó, quá trình triển khai và vận hành TABMIS đã đặt ra những bài toán,  những yêu cầu cấp bách thúc đẩy quá trình cập nhật, nâng cấp và tăng cường trao đổi dữ liệu thông tin giữa các ứng dụng trong hệ thống tài chính. Đây cũng chính là mục tiêu và định hướng hướng cho mô hình hệ thống thông tin tài chính tích hợp trong tương lai.

Trên cơ sở nền tảng phần mềm tiên tiến, hiện đại của thế giới như TABMIS đã tạo cơ hội để nâng cao trình độ tin học của cán bộ, đặc biệt là cán bộ tài chính địa phương, cũng như chuyên môn nhiệp vụ của đội ngũ cán bộ ngành Tài chính. Cán bộ đã được đào tạo một cách bài bản về các chế độ chính sách mới, kỹ năng sử dụng ứng dụng tích hợp trong tác nghiệp hàng ngày, một bộ phận cán bộ đã được đào tạo nâng cao kiến thức về an ninh, an toàn dữ liệu, quản trị mạng cũng như quản trị cơ sở dữ liệu. Giáo trình, tài liệu đào tạo luôn được cập nhật, phương pháp đào tạo luôn được rút kinh nghiệm để đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực cho triển khai.

Cơ quan tài chính, các bộ, ngành chủ quản cùng tham gia trên hệ thống, từ đó có tác dụng tích cực đến khâu quản lý, điều hành ngân sách nhà nước. Đồng thời, với quy trình phân công công việc chặt chẽ trên hệ thống, đòi hỏi tính liên tục cũng như yêu cầu bảo mật chặt chẽ, đã từng bước thay đổi quan niệm, tư duy của cán bộ cũng như yêu cầu thúc đẩy đổi mới trong tổ chức và phân công công việc tại mỗi đơn vị tài chính, kho bạc.  Từ đó, thúc đẩy sự phối hợp chặt chẽ, gắn kết giữa các cơ quan trong quá trình tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tài chính, ngân sách.

Bài học kinh nghiệm từ TABMIS

Quá trình triển khai và tổ chức hỗ trợ vận hành hệ thống đã giúp Ban triển khai TABMIS từng bước tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý và tổ chức triển khai dự án, đồng thời từng bước nâng cao năng lực quản lý dự án của cán bộ. Bên cạnh đó, phương pháp luận và biện pháp tổ chức triển khai luôn được hoàn thiện, đã đúc rút ra quy trình chuẩn áp dụng chung cho mỗi đợt triển khai. Việc phối hợp giữa các đơn vị liên quan, đặc biệt là Ban chỉ đạo liên ngành triên khai TABMIS tại địa phương dần dần đi vào nề nếp, cả trong quá trình chuẩn bị tổ chức triển khai cũng như duy trì vận hành hệ thống tại đơn vị. Đó là những vốn quý để ngành Tài chính tiếp tục triển khai cải cách quản lý tài chính công trong tương lai.

Đồng thời, dự án cũng đã giúp cán bộ Bộ Tài chính từng bước tiếp cận với công nghệ quản lý của nhà thầu nước ngoài, các kỹ thuật tiếp nhận quản trị vận hành các hệ thống ứng dụng tập trung, phương pháp tổ chức hỗ trợ vận hành ứng dụng... Đây là những kinh nghiệm quý giá để nâng cao trình độ quản lý dự án cũng như quản trị vận hành ứng dụng CNTT của ngành Tài chính thời gian tới.

(Dương Văn Tuấn & Phạm Thành Quang - Cục CNTT-KBNN)