Kho bạc Nhà nước hướng tới văn phòng thông minh

Trong thời gian qua, Kho bạc Nhà nước (KBNN) rất chú trọng xây dựng hệ thống văn bản, chính sách và các quy định, hướng dẫn đối với ứng dụng  CNTT, một số quy định cụ thể của KBNN trong sử dụng Internet, Intranet, email, diễn đàn.

Ảnh minh họa - nguồn Internet.Ảnh minh họa - nguồn Internet.

Nhằm phục vụ công tác quản lý, điều hành của KBNN, hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, các ứng dụng phục vụ cải cách hành chính, KBNN đã và đang đưa vào áp dụng như: Hệ thống thư điện tử (email) hiện đã được triển khai trong toàn hệ thống KBNN, đây là hệ thống trao đổi trực tuyến giúp cho kênh thông tin trong nội bộ hệ thống KBNN và giữa cán bộ công chức KBNN với các đơn vị, cá nhân có liên quan được thông suốt, lượng thông tin được xử lý tăng lên giúp hình thành phương pháp, phong cách làm việc mới hiện đại, hiệu quả và tiết kiệm.

Bên cạnh đó, cổng thông tin nội bộ của hệ thống KBNN được triển khai từ năm 2007, đến nay toàn bộ cán bộ, công chức sử dụng máy tính trong công việc hàng ngày đều có thể sử dụng hệ thống này để tra cứu. Cổng thông tin điện tử KBNN đã có tác động tích cực đến việc đổi mới phong cách, nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí hoạt động của hệ thống KBNN, cung cấp môi trường để tăng cường giao tiếp, trao đổi và chia sẻ thông tin nội bộ, rút ngắn thời gian xem xét và ra quyết định của lãnh đạo các cấp, hiện đại hóa quy trình quản lý luồng công việc, công tác văn phòng, công tác quản lý hành chính nội bộ, phục vụ mục tiêu cải cách hành chính trong hệ thống KBNN. Hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo KBNN đối với cơ quan KBNN và KBNN các tỉnh, thành phố thường xuyên được thực hiện qua cổng thông tin điện tử.

Chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (eDocman) được triển khai tại cơ quan KBNN từ năm 2004 để theo dõi, xử lý văn bản đi, đến và hồ sơ công việc của cơ quan KBNN. Hiện nay, 100% các văn bản đi, đến của cơ quan KBNN được quản lý trên chương trình (trừ các văn bản được quản lý riêng theo quy định của Nhà nước), 100% đơn vị thuộc KBNN đã sử dụng thường xuyên chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hệ thống thư điện tử (email) trong hoạt động của đơn vị; trên 90% cán bộ công chức thường xuyên sử dụng hệ thống email để trao đổi công việc.

Chương trình eDocman được triển khai tại cơ quan KBNN đã cho phép quét các văn bản đến thành file số hóa để đưa vào luồng văn bản điện tử tại cơ quan KBNN và luân chuyển trong các đơn vị thuộc cơ quan KBNN. Các văn bản chỉ đạo điều hành hoặc hướng dẫn nghiệp vụ, KBNN đã đưa lên cổng thông tin nội bộ và các diễn đàn nghiệp vụ của KBNN đã bước đầu triển khai hệ thống bảo mật thư điện tử với việc sử dụng chữ ký số điện tử cấp cho các lãnh đạo cấp vụ và lãnh đạo cấp KBNN tỉnh trở lên để thực hiện ký số các thư điện tử gửi đi.

Ngoài ra, KBNN đã xây dựng được hệ thống ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý quỹ NSNN, quỹ tài chính nhà nước và các quỹ Nhà nước giao cho KBNN quản lý, công tác kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ kho bạc và công tác thanh toán giữa các đơn vị trong hệ thống KBNN với các ngân hàng, phục vụ một phần công tác quản lý nội bộ KBNN (thanh toán liên ngân hàng, thanh toán song phương, tài chính kế toán nội bộ, quản lý cán bộ, văn bản điện tử…). Thông qua tác động của công nghệ, mức độ sử dụng, trao đổi văn bản điện tử được nâng cao, nhiều quy trình tác nghiệp đã được cải tiến, đổi mới nhằm rút ngắn thời gian thực hiện và đơn giản hóa nhiều khâu công việc góp phần đẩy nhanh tốc độ xử lý và cải cách thủ tục hành chính.

Trong quá trình triển khai chương trình ứng dụng thường xuyên được nghiên cứu để nâng cấp, cập nhật, vá lỗi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo an toàn thông tin.

Hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử: Tỷ lệ hồ sơ, văn bản điện tử trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử trong nội bộ cơ quan KBNN chiếm 20%, các loại hồ sơ, văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử gồm: các loại công văn đến (trừ các loại văn bản được quản lý theo quy định khác của pháp luật như: văn bản mật, khiếu nại, tố cáo…). Hệ thống thông tin được sử dụng để trao đổi văn bản: chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (eDocman); thư điện tử (email), cổng thông tin điện tử (portal), các chương trình ứng dụng thanh toán điện tử. Tỷ lệ sử dụng chữ ký số trong các hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử trong nội bộ cơ quan khoảng 30%, giữa cơ quan với bên ngoài là khoảng 20%.

Hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy: Tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng này trong nội bộ cơ quan chiếm 40% và giữa cơ quan với bên ngoài 30%. Các loại hồ sơ, văn bản được trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy gồm: công văn đến, công văn đi, chứng từ kế toán thanh toán. Ra ngoài cơ quan chỉ áp dụng với công văn đến. Hệ thống thông tin được sử dụng để trao đổi văn bản: chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (eDocman), thư điện tử (email), cổng thông tin điện tử (portal). Với cơ quan bên ngoài dùng chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc (eDocman).

Tuy nhiên, việc số hóa các văn bản, hồ sơ tài liệu lưu trữ chưa được tiến hành do những điều kiện khác nhau về tính pháp lý, về điều kiện hạ tầng kỹ thuật. Việc luân chuyển văn bản điện tử hoàn toàn thay thế văn bản giấy từ KBNN xuống KBNN tỉnh, huyện và ngược lại cũng chưa được thực hiện.

Trong thời gian tới, KBNN sẽ xây dựng và triển khai cổng thông tin điện tử trên Internet cung cấp đầy đủ thông tin cho các cơ quan, đơn vị là khách hàng của KBNN và các đối tượng quan tâm đến hoạt động của KBNN theo quy định tại Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Hiện nay, KBNN đang tích cực phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ triển khai thực hiện nâng cấp cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính (trong đó có tích hợp cổng thông tin điện tử của KBNN).

Cung cấp 3 dịch vụ công trực tuyến thuộc phạm vi trách nhiệm của KBNN. 20% số gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp dịch vụ tư vấn sử dụng vốn ngân sách của KBNN được thực hiện qua mạng (kế hoạch đấu thầu, thông báo mời thầu, thông báo mời sơ tuyển, kết quả đấu thầu, danh sách nhà thầu tham gia được đăng tải trên mạng). 100% báo cáo của KBNN được đưa lên cổng thông tin điện tử nội bộ của KBNN. 100% các chỉ đạo điều hành, các văn bản hướng dẫn của cơ quan KBNN đối với hệ thống thực hiện trên môi trường mạng. 70% chỉ đạo điều hành của KBNN cấp tỉnh đối với đơn vị trực thuộc trên môi trường mạng.

Đến năm 2015, cán bộ, công chức trong hệ thống KBNN sẽ thường xuyên sử dụng hệ thống email trao đổi thông tin, văn bản trong công việc hàng ngày. Thường xuyên sử dụng cổng thông tin điện tử nội bộ trao đổi các thông tin liên quan đến chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác của lãnh đạo; chương trình, kế hoạch công tác của lãnh đạo, cơ quan. Sử dụng phối hợp giữa hệ thống email và hệ thống quản lý văn bản trong việc điều hành, giải quyết công việc đảm bảo tính hiệu quả, thuận tiện. Khuyến khích trao đổi các loại văn bản khác trong hoạt động nội bộ của mỗi đơn vị qua môi trường mạng. Đẩy mạnh việc số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức qua môi trường mạng.

Sử dụng hiệu quả hệ thống email hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành (nếu các hệ thống quản lý văn bản và điều hành đã được kết nối với nhau) để gửi, nhận văn bản hành chính với các cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các đơn vị trong hệ thống và với các cơ quan, đơn vị có liên quan khác qua môi trường mạng.

Bên cạnh đó, KBNN sẽ thường xuyên sử dụng cổng thông tin điện tử để đăng tải các văn bản, tài liệu và các loại thông tin khác theo quy định tại Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ, phục vụ việc tham khảo, sử dụng và lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến, hạn chế việc in dự thảo ra bản giấy để xin ý kiến… Các loại tài liệu, văn bản đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không cần phải hửi thêm bản giấy. Công khai địa chỉ email dùng để gửi nhận văn bản điện tử phục vụ việc gửi và nhận văn bản điện tử.

Khai thác sử dụng có hiệu quả hạ tầng và các phần mềm hiện có, hệ thống email, hệ thống quản lý văn bản để quản lý, điều hành công việc, trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ cơ quan, hệ thống và với các đơn vị khác. Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị. Bảo đảm kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử hướng tới nâng cao hiệu quả hoạt động, mở rộng kết nối đến các đơn vị KBNN tại địa phương.

Rà soát, ban hành quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình công việc của cơ quan, hệ thống. Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản có chữ ký số qua mạng. Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan, các quy định về an toàn bảo mật thông tin.

Hàng năm tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn để cán bộ công chức có thể năng cao khả năng ứng dụng CNTT trong việc sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ công chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cán bộ công chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm chống lãng phí, cải cách hành chính. Trong đó, quy định rõ tiêu chí đánh giá, đơn vị chủ trì theo dõi, có hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với các đơn vị, cá nhân trong thực thi quy định về sử dụng văn bản điện tử trong công việc.

Sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan: Ngay trong năm 2012, KBNN phấn đấu tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đạt 20%. Năm 2013 là 30%, năm 2014 là 50% và năm 2015 là 60%.

Tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy năm 2012 là 40%, năm 2013 là 50%, năm 2014 là 60% và năm 2015 sẽ là 70%. Tỷ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử (văn bản có chữ ký số/văn bản không kèm chữ ký số/văn bản dạng quét hình ảnh) năm 2012 là 30%, năm 2013 là 40%, năm 2014 chiếm 60% và 2015 là 70%.

Năm 2014 trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử đối với thông báo và năm 2015 đối với công văn. Tỷ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóa phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin năm 2012: 20%, năm 2013: 30%, năm 2014: 50% và năm 2015 là 60%. Tỷ lệ các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan cấp dưới có thể liên thông gửi nhận với nhau: năm 2012: 20%, năm 2013: 30%, năm 2014: 50% và năm 2015: 60%.

Trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc với tổ chức doanh nghiệp, cá nhân: Tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử năm 2013 là 10%; năm 2014 là 15% và năm 2015 chiếm 20%. Tỷ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy năm 2012 là 20%; năm 2013 chiếm 30%; năm 2014 sẽ là 40% và năm 2015 là 60%.

Tỷ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử (văn bản có chữ ký số/văn bản không kèm chữ ký số/văn bản dưới dạng quét ảnh) năm 2012 là 20%; năm 2013 chiếm 30%; năm 2014 là 40% và năm 2015 sẽ đạt 50%. Tỷ lệ đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và chỉ đạo điều hành trên cổng/trang thông tin điện tử năm 2012: 30%; năm 2013: 40%; năm 2014: 50% và năm 2015: 70%. Tỷ lệ cách thức trao đổi văn bản điện tử (thư điện tử/hệ thống quản lý văn bản và điều hành…) năm 2012: 30%; năm 2013: 40%; năm 2014: 50% và năm 2015: 70%.

(Khánh Huyền)