Khuyến nghị sửa đổi chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS

 (Tạp chí Tài chính Điện tử số 89 ngày 15/11/2010) - Các chức năng và quy trình trong TABMIS được thiết kế, xây dựng dựa trên một số chuẩn mực và thông lệ trên thế giới, cụ thể: Mô hình kho bạc tham khảo (TRM) do Ngân hàng thế giới (WB) phối hợp với Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF) xây dựng và khuyến cáo các quốc gia đang phát triển và chuyển đổi áp dụng; Kế toán trên cơ sở dồn tích; Tài khoản kho bạc duy nhất (TSA); Phân loại mã tài khoản và mục lục ngân sách thống nhất; Quản lý nợ; Quy trình lập ngân sách...

Khuyến nghị sửa đổi chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS

Do dựa trên các quy trình chuẩn nên có nhiều điểm rất phức tạp, chúng tôi khuyến nghị nên có những chọn lựa các quy trình nghiệp vụ phù hợp, từng bước thực hiện cải cách đảm bảo phù hợp khả năng, thực tế phát sinh và yêu cầu quản lý, có hướng mở để có thể  thay đổi áp dụng các quy trình chuẩn trong tương lai khi các điều kiện đã đáp ứng.

Kết quả báo cáo, số liệu đầu ra theo báo cáo chuẩn

TABMIS có hệ thống báo cáo chuẩn, phản ánh được rất nhiều các thông tin liên quan tuy nhiên các thông tin này lại không đáp ứng theo yêu cầu quản lý tổng hợp phân bổ, giao dự toán, chi tiết tình hình sử dụng dự toán đến từng dự án đầu tư, từng đơn vị sử dụng ngân sách. Hiện nay theo yêu cầu quản lý, Bộ Tài chính Việt nam đưa ra hệ thống báo cáo riêng và đã thiết kế, xây dựng công thức tính các chỉ tiêu báo cáo để đưa vào TABMIS, gọi là hệ thống báo cáo tùy chỉnh.

Ngoài ra theo yêu cầu quản lý ở các giai đoạn khác nhau, các thông tin cần cung cấp cho nhà quản lý sẽ có những thay đổi nhất định, để tránh lãng phí và sử dụng tốt các thông tin hiện có chúng tôi khuyến nghị cần tổ chức nghiên cứu kỹ hệ thống báo cáo chuẩn trên Tabmis, đánh giá các chỉ tiêu hiện có, sửa lại định dạng phù hợp, để có thể chiết xuất báo cáo cung cấp thông tin đa chiều phục vụ yêu cầu quản lý.

Khuyến nghị về cải tiến cấu trúc kế toán đồ

Tổ chức các đoạn mã:

Hiện nay kế toán đồ bao gồm 12 phân đoạn mã, trong đó không bố trí đoạn mã về niên độ NSNN mà thực hiện theo dõi kỳ kế toán trên hệ thống. Khi thực hiện hạch toán kế toán người nhập liệu phải chọn kỳ hạch toán để chỉ ra năm ngân sách đặc biệt là các khoản chi NSNN năm trước trong thời gian chỉnh lý quyết toán. Khi chiết xuất thông tin báo cáo phải dựa vào các thông tin ngày bao gồm ngày hiệu lực, ngày hệ thống, ngày kết sổ, ngày tạo...   Để đơn giản bớt các quy trình nghiệp vụ chúng tôi khuyến nghị đưa thông tin về niên độ NSNN thành 1 đoạn mã kế toán đồ sử dụng trong hạch toán kế toán.

Biểu mã nhiệm vụ chi dùng để hạch toán đoạn mã ngành kinh tế của tổ hợp tài khoản cấp 0 và cấp 1 phần kế toán dự toán, hiện tại cần chi tiết hơn để theo dõi các nội dung nhiệm vụ chi phù hợp các nghiệp vụ phát sinh nhất là đối với lĩnh vực chi đầu tư.

Đặc thù quản lý ngân sách của Việt nam là phân tán, các cấp ngân sách địa phương có nhiều đặc thù khác nhau, tùy theo từng vùng miền, từng tỉnh do vậy khuyến nghị cần quan tâm đến các giá trị theo yêu cầu đặc thù của các địa phương, chương trình mục tiêu của ngân sách địa phương. Chúng tôi khuyến nghị cần tập hợp các chương trình mục tiêu phát sinh ở  các cấp ngân sách địa phương trên toàn quốc xây dựng bộ mã chương trình mục tiêu đảm bảo tổng hợp bao quát được hết các nghiệp vụ phát sinh về CTMT của NSĐP.

Về mục lục NSNN hiện nay được thiết kế rất dài, phức tạp, còn những điểm chồng chéo, thường xuyên bổ xung sửa đổi phải cập nhật vào hệ thống, phải điều chỉnh các bút toán đã hạch toán rất phức tạp với khối lượng lớn. Khuyến nghị cần cải tiến để tránh trùng lắp về nội dung, mỗi mục lục ngân sách phải là duy nhất, hạn chế dùng các nội dung “khác” gây hiểu lầm cho người sử dụng. Các mục dùng cho lĩnh vực chi đầu tư chưa phù hợp đúng nội dung khoản chi đầu tư.

Khuyến nghị theo phần hành kế toán

Cơ chế: Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn các nội dung về chế độ kế toán dự toán gồm các nội dung sau: Xây dựng quy trình nhập dự toán ngân sách trung ương. Xây dựng quy trình nhập dự toán ngân sách địa phương. Quy định rõ những khoản chi không theo dõi dự toán: đối với ngân sách trung ương, đối với ngân sách địa phương. Quy định mẫu biểu giao dự toán thống nhất của các cấp có thẩm quyền:  đối với dự toán cấp 0, cấp 0 giao cấp 1, và cấp 1 giao cho các đơn vị dự toán trực thuộc. Các mẫu biểu này quy định thực hiện thống nhất đối với các chủ thể tham gia quy trình phân bổ ngân sách như: Cơ quan Tài chính,  cơ quan Kế hoạch và Đầu tư, Kho bạc Nhà nước, các đơn vị dự toán. Quy định hình thức cấp phát bằng dự toán, bằng lệnh chi tiền đối với các nhiệm vụ chi phù hợp với đặc điểm điều hành của ngân sách TW, ngân sách địa phương. Hướng dẫn quy trình hạch toán chi trả nợ từ ngân sách nhà nước

Dự toán đầu tư: Hướng dẫn quy trình phân bổ dự toán có tính chất đầu tư chi từ nguồn kinh phí thường xuyên: Thiết lập hệ thống, phân công bộ phận kiểm soát, thanh toán và quyết toán vốn đầu tư theo quy trình đầu tư từ nguồn thường xuyên.

Hướng dẫn thống nhất ghi chép chương (cấp 1 và cấp 4) đối với phần dự toán chi đầu tư trong trường hợp chủ đầu tư không phải là đơn vị dự toán.

+ Văn bản hướng dẫn xây dựng quy trình thực hiện đơn vị kế toán trực thuộc tham gia vào hệ thống làm các công việc kế toán đối với các đơn vị: Cơ quan tài chính, các đơn vị dự toán, bộ phận thanh toán vốn, bộ phận kế hoạch.

Về quy trình:

- Quy trình Kiểm tra luồng công việc phê duyệt Dossier:

Chức năng Dossier được sử dụng để nhập giao dịch dự toán vào TABMIS. Mỗi loại giao dịch dự toán sẽ được mô phỏng bằng 1 loại Dossier riêng biệt trong hệ thống. Mỗi loại giao dịch dự toán Dossier được phân biệt bởi quy ước đánh số và một cơ chế phê duyệt riêng biệt. Mỗi giao dịch dự toán Dossier được tạo ra dùng loại giao dịch dự toán Dossier yêu cầu phải được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền phê duyệt khác nhau.

Chức năng chuẩn của phân hệ Quản lý Ngân sách (BA) không thực hiện kiểm tra luồng phê duyệt trước khi gửi giao dịch đi phê duyệt. Trong trường hợp người nhập liệu chọn sai loại Dossier hoặc chọn đúng loại Dossier nhưng không có người phê duyệt tương ứng, Dossier sẽ được chuyển đến quản trị hệ thống. Người nhập liệu và người phê duyệt không biết trạng thái phê duyệt của giao dich. Chỉ duy nhất người dùng được chỉ định mới có quyền truy cập vào chức năng quản trị hệ thống để thiết lập lại luồng công việc (người dùng kỹ thuật, không phải đội xử lý trung tâm).

Do vậy, chúng tôi khuyến nghị tùy chỉnh chương trình để kiểm tra một số tiêu chí của luồng công việc trước khi đệ trình phê duyệt để giảm thiểu sự can thiệp của quản trị hệ thống và đảm bảo các yêu cầu sau:

Nếu người nhập chọn sai loại Dossier hoặc chọn đúng loại Dossier nhưng không có người phê duyệt tương ứng, hệ thống sẽ đưa ra thông báo cảnh báo và không cho phép tiếp tục nhập liệu (cảnh bảo được đưa ra sau khi người dùng chọn loại Dossier)

Ở bước người dùng nhấn vào phút “Phê duyệt” để đệ trình phê duyệt, hệ thống sẽ thực hiện kiểm tra thông tin người phê duyệt. Nếu có người phê duyệt hợp lệ, giao dịch sẽ gửi đi phê duyệt. Nếu không có người phê duyệt hợp lệ, hệ thống sẽ đưa ra thông báo và không cho phép gửi đi phê duyệt.

- Kiểm tra tính cân đối của bút toán dự toán:

Hiện nay hệ thống cho phép tạo các bút toán dự toán không cân đối. Hệ thống cũng cho phép đệ trình phê duyệt và kết sổ với các bút toán dự toán không cân này.

Chúng tôi khuyến nghị với những bút toán dự toán nhập thủ công không cân (hoặc chỉ có một vế), hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo " Tổng nợ không bằng với tổng có cho bút toán này” khi người dùng nhấn vào nút “Tạo bút toán” và không cho phép tạo bút toán trong màn hình nhập bút toán dự toán. Hệ thống phải kiểm tra các bút toán dự toán, phải thoả mãn tổng số phát sinh nợ phải bằng tổng số phát sinh có, nếu không cân thì không cho phép đệ trình phê duyệt. Yêu cầu này áp dụng cho cả các bút toán dự toán tạo thủ công hay tạo bằng công cụ ADI.

- Lịch sử phê duyệt BA:

Chức năng Dossier được sử dụng để nhập giao dịch dự toán vào TABMIS. Mỗi loại giao dịch dự toán sẽ được mô phỏng bằng 1 loại Dossier riêng biệt trong hệ thống. Mỗi loại giao dịch dự toán Dossier được phân biệt bởi quy ước đánh số và một cơ chế phê duyệt riêng biệt. Mỗi giao dịch dự toán Dossier được tạo ra dùng loại giao dịch dự toán Dossier yêu cầu phải được phê duyệt bởi những người có thẩm quyền phê duyệt khác nhau.

Dossier khi được đệ trình phê duyệt có thể có những tình huống sau: Từ chối phê duyệt; Ủy quyền phê duyệt; Phê duyệt; Quá hạn chưa phê duyệt (Dossier bị trả lại người yêu cầu phê duyệt).

Màn hình chuẩn của Dossier không có chức năng xem lịch sử phê duyệt của giao dịch Dossier theo các đặc điểm trên trong khi đó Bộ Tài chính yêu cầu phải xem được toàn bộ lịch sử Dossier sau khi Dossier được phê duyệt trên hệ thống; phải truy vấn lại được trên màn hình các thông tin như Dossier do ai đệ trình, ai duyệt và đã được phê duyệt khi nào. Chức năng chuẩn của phân hệ Quản lý phân bổ không có màn hình truy vấn thông tin lịch sử phê duyệt giao dịch phân bổ dự toán Dossier. Chúng tôi khuyến nghị cần phải xây dựng mới một màn hình để xem lịch sử phê duyệt của Dossier để đáp ứng yêu cầu này.

- Thay đổi màn hình thông báo của người nhập liệu Bút toán Ngân sách:

Dự toán được phê duyệt tại cấp 0 và dự toán ứng trước tại cấp 1 sẽ được ghi nhận vào các bộ sổ bằng các bút toán dự toán. Có nhiều loại bút toán dự toán khác nhau từ các nguồn khác nhau được Bộ Tài chính sử dụng. Một số các bút toán dự toán bắt buộc phải có sự phê duyệt để tránh việc các giao dịch không chính xác, không thích hợp và không cần thiết ghi vào các bộ sổ kế toán. Các bút toán phân bổ dự toán trong phân hệ Quản lý ngân sách của Oracle và từ hệ thống phân bổ dự toán của đơn vị dự toán không bắt buộc phải phê duyệt bởi vì những giao dịch này đã được phê duyệt trong những hệ thống tương ứng. Quy trình phê duyệt được yêu cầu riêng cho các bút toán dự toán được nạp vào phân hệ Sổ cái thông qua công cụ web ADI và màn hình ‘Nhập bút toán ngân sách’ trong đó bao gồm bút toán dự toán được phê duyệt tại cấp 0 và dự toán ứng trước tại cấp 1.

Bút toán Ngân sách khi được đệ trình phê duyệt có thể có những tình huống sau: Từ chối phê duyệt; Ủy quyền phê duyệt; Phê duyệt; Quá hạn chưa phê duyệt (Bút toán Ngân sách bị trả lại người yêu cầu phê duyệt).

Các trường hợp Bút toán (Bút toán từ Web ADI và bút toán Ngân sách)  bị từ chối, được phê duyệt hoặc bị quá hạn đều có 1 thông báo quay trở lại người nhập liệu. Khi bút toán bị từ chối, thông báo quay trở lại người nhập liệu, chưa có chức năng cho phép người nhập liệu liên kết trực tiếp tới Bút toán để chỉnh sửa mà phải vào màn hình tìm kiếm Bút toán của Sổ cái và phải nhớ chỉ danh của Bút toán để truy xuất. Khi bút toán được cập nhật và đệ trình phê duyệt lại, thông báo của người nhập liệu luôn ở trạng thái “Mở”. Chức năng chuẩn trên màn hình thông báo của người nhập liệu Bút toán ngân sách/ADI hiện nay chưa có liên kết từ thông báo bút toán bị từ chối phê duyệt vào màn hình nhập liệu bút toán để chỉnh sửa và trạng thái của thông báo này luôn luôn là “Mở” sau khi người nhập liệu đã sửa bút toán và đệ trình phê duyệt lại.

Chúng tôi khuyến nghị yêu cầu phải bổ sung một chức năng tùy chỉnh vào màn hình thông báo thông qua một biểu tượng có tên là ‘Bút toán đã nhập’ để người nhập liệu có thể nhắp chuột vào đường liên kết này hệ thống sẽ hiển thị màn hình bút toán đã nhập cho người nhập liệu xem và sửa đổi bút toán đã bị từ chối, sau đó trình lại cho người phê duyệt để phê duyệt. Thông báo sẽ chuyển thành trạng thái “Đã đóng” khi người nhập liệu đã đệ trình đi phê duyệt lại. Do đó cần phải bố sung thêm 1 chức năng này vào màn hình thông báo của Người nhập liệu để đáp ứng yêu cầu này.

- Khử số dư âm trong các tài khoản chi tiết:

Khử số dư âm trong các tài khoản chi tiết cần được chạy trước khi chạy chương trình Chuyển nguồn.

Trước khi chạy chương trình Chuyển nguồn cho dự toán được phê duyệt trong năm,cần phải chuyển số dự toán từ các tài khoản dự toán (dãy tài khoản đầu 9) sang các tài khoản thực chi (dãy tài khoản đầu 8) để làm cho số tồn quỹ của tài khoản thực chi bằng không.

Chương trình khử số dư âm hiện tại hiện tại đang không cho phép khử số dư âm cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc theo từng Kho bạc.

Chúng tôi khuyến nghị hệ thống cho phép thực hiện khử số dư âm cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từng kho bạc cụ thể ở bất kỳ thời điểm nào trong thời gian chỉnh lý (hai tham số “Từ tài khoản tạm ứng” và “Đến tài khoản tạm ứng” sẽ cho phép chọn cả 12 phân đoạn cấu trúc tài khoản thay vì chỉ cho phép chọn Tài khoản tự nhiên như trước đây)

- Phân loại tài khoản tạm ứng

Tài liệu này gồm những đặc tả chức năng chi tiết cho việc mở rộng chức năng phân loại tài khoản tạm ứng trước thời điểm chạy chương trình chuyển nguồn. Trước khi chạy chương trình chuyển nguồn cần tạo các bút toán thực để chuyển số dư của tất cả các tài khoản tạm ứng sang các tài khoản trung gian tương ứng.

Chương trình tái phân loại tạm ứng hiện tại hiện tại đang không cho phép tái phân loại tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc theo từng Kho bạc.

Chứng tôi khuyến nghị hệ thống sửa cho phép thực hiện tái phân loại tài khoản tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từng kho bạc cụ thể ở bất kỳ thời điểm nào trong thời gian chỉnh lý (hai tham số “Từ tài khoản tạm ứng” và “Đến tài khoản tạm ứng” sẽ cho phép chọn cả 12 phân đoạn cấu trúc tài khoản thay vì chỉ cho phép chọn Tài khoản tự nhiên như trước đây)

Chương trình Chuyển nguồn:

Hiện tại khi chạy chương trình khử số dư âm và phân loại  tài khoản tạm ứng với tham số là phân đoạn tài khoản tự nhiên, Số dư dự toán chưa chi của năm trước vẫn còn ở năm trước (thực chất không chuyển mà chỉ là chức năng sao chép số liệu), chỉ chạy được 1 lần ở 1 thời gian cụ thể, không cho phép chuyển nguồn từng phần

Chúng tôi khuyến nghị quy trình khóa sổ cuối năm của hệ thống phải đáp ứng được các quy định hướng dẫn về cơ chế đối với công tác khóa sổ cuối năm phù hợp quy định hiện hành cụ thể: Chương trình Khử số dư âm và phân loại khoản tạm ứng được thực hiện cho tham số là tổ hợp tài khoản đầy đủ 12 phân đoạn vì vậy có thể chạy các chương trình này với các tổ hợp tài khoản cụ thể. Không có chức năng sao chép, Số dư dự toán chưa chi của năm trước sẽ không còn ở năm trước;  Có thể chạy chuyển nguồn dần dần, bất kỳ lúc nào sau thời điểm 31/12.

- Đảo bút toán tái phân loại tài khoản tạm ứng:

Tại năm trước, trước khi chạy Chương trình chuyển nguồn dự toán yêu cầu tạo bút toán thực để chuyển số dư của các tài khoản tạm ứng vào tài khoản tạm ứng trung gian tương ứng.

Chương trình Đảo tái phân loại tạm ứng sẽ tự động tạo bút toán đảo bằng cách đảo nợ/có. Kết quả là số dư tạm ứng sẽ trở về như ban đầu trước khi chạy Chương trình chuyển nguồn dự toán.

Chương trình đảo tái phân loại tạm ứng hiện tại hiện tại đang không cho phép đảo tái phân loại tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc theo từng Kho bạc.

Chúng tôi khuyến nghị thực hiện đảo tái phân loại tài khoản tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từng kho bạc cụ thể ở bất kỳ thời điểm nào trong thời gian chỉnh lý sau khi người dùng đã phân loại tài khoản tạm ứng, khử số dư âm và chuyển nguồn cho đơn vị sử dụng ngân sách hoặc kho bạc đó

Hai tham số “Từ tài khoản tạm ứng trung gian” và “Đến tài khoản tạm ứng trung gian” sẽ cho phép chọn cả 12 phân đoạn cấu trúc tài khoản thay vì chỉ cho phép chọn Tài khoản tự nhiên như trước đây.

Một số vấn đề khác

Việc triển khai TABMIS sẽ liên quan đến các tác nhân con người và quy trình nghiệp vụ, thể chế và tổ chức sẽ là những nhân tố tác động tới sự thành bại của Dự án.

- Về yếu tố con người: lề lối, thói quen làm việc vốn đã ăn sâu vào ý thức của đội ngũ công chức, chúng tôi khuyến nghị thay đổi lề lối, thói quen làm việc vốn đã ăn sâu vào ý thức của đội ngũ công chức, thúc đẩy ý thức, quyết tâm, sự tuân thủ các quy trình nghiệp vụ mới.

- Việc thay đổi quy trình nghiệp vụ sẽ tác động tới cơ cấu nguồn lực. Để khắc phục cần phải  tiến hành đào tạo chuyển đổi nhận thức và kỹ năng phù hợp cho các đối tượng khác nhau: cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản trị hệ thống, cán bộ kế toán, nghiệp vụ, cán bộ khai thác hệ thống, đồng thời  có kế hoạch đào tạo chuyển đổi cho phù hợp với việc vận hành hệ thống TABMIS.

- Việc triển khai TABMIS, một số đối tượng có thể bị tác động tiêu cực do vậy phải có phương án sắp xếp cán bộ, công chức cho phù hợp.

- Về quy trình nghiệp vụ, tổ chức và thể chế:

Thứ nhất, trước khi thực hiện TABMIS, đang tồn tại nhiều hệ thống kế toán khác nhau trong việc ghi chép, phản ánh tình hình thu - chi NSNN. Do vậy nhiệm vụ nặng nề của Bộ Tài chính là phải có một hệ thống kế toán Nhà nước dự kiến áp dụng trong những năm tới. Hiện nay, Bộ Tài chính đang tích cực triển khai xây dựng chế độ kế toán mới để kịp thời gian bắt đầu triển khai TABMIS. Chế độ kế toán mới đòi hỏi phải có tính được cải cách, tiến tới tương đối phù hợp với chuẩn mực kế toán công quốc tế.

Thứ hai là hiện tại, quy trình ngân sách dự kiến áp dụng trong điều kiện TABMIS và hệ thống mục lục ngân sách mới được Bộ Tài chính triển khai, để phù hợp với phần mềm tích hợp mua sẵn của TABMIS, đòi hỏi phải cải cách cơ chế quản lý NSNN theo hướng phù hợp hơn với thông lệ và chuẩn mực quốc tế.

Thứ ba là việc triển khai TABMIS đòi hỏi phải có một đơn vị kế toán đủ mạnh để đảm nhiệm chức năng kế toán thống nhất toàn Chính phủ.

Thứ tư là quy trình giám sát chi hiện hành tuy đã áp dụng công nghệ thông tin, nhưng thông tin quản lý ngân sách còn phân tán ngay trong các cơ quan quản lý ngân sách (tài chính, kho bạc, thuế, hải quản) và giữa cơ quan quản lý ngân sách với đối tượng của quản lý ngân sách (đơn vị chi tiêu, đối tượng nộp), nhiều khâu còn dựa trên nền tảng giám sát thủ công và sử dụng chứng từ giấy. 

Thứ năm là TABMIS đòi hỏi đơn vị sử dụng ngân sách phải khai báo với Kho bạc những khoản dự chi chắc chắn, điều này là rất khó đối với các đơn vị sử dụng NSNN hiện nay.

Chúng ta nhận thấy những thách thức đặt ra để thực hiện triển khai xây dựng và lắp đặt thành công Hệ thống TABMIS là rất lớn. Điều này là tất yếu bởi lẽ đây sẽ là hạt nhân để triển khai cả một dự án lớn, một chủ trương lớn về cải cách quản lý tài chính công. Để thực sự đưa hệ thống vào vận hành với một cơ chế và quy trình nghiệp vụ mới phù hợp, thì sự phối kết hợp giữa các tác nhân tham gia với một phương pháp luận đúng đắn là yếu tố cơ bản cho sự thành công.

(Phạm Thị Phương Hoa, Kho bạc Nhà nước)