Khuyến nghị sửa đổi chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS

 (Tạp chí Tài chính Điện tử số 90 ngày 15/12/2010) - Dự toán được phê duyệt tại cấp 0 và dự toán ứng trước tại cấp 1 sẽ được ghi nhận vào các bộ sổ bằng các bút toán dự toán.

(Tiếp theo kỳ trước và hết)

Khuyến nghị sửa đổi chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS

>> Khuyến nghị sửa đổi chế độ kế toán áp dụng cho TABMIS

- Thay đổi màn hình thông báo của người nhập liệu Bút toán Ngân sách:

Dự toán được phê duyệt tại cấp 0 và dự toán ứng trước tại cấp 1 sẽ được ghi nhận vào các bộ sổ bằng các bút toán dự toán. Có nhiều loại bút toán dự toán khác nhau từ các nguồn khác nhau được Bộ Tài chính sử dụng. Một số các bút toán dự toán bắt buộc phải có sự phê duyệt để tránh việc các giao dịch không chính xác, không thích hợp và không cần thiết ghi vào các bộ sổ kế toán. Các bút toán phân bổ dự toán trong phân hệ Quản lý ngân sách của Oracle và từ hệ thống phân bổ dự toán của đơn vị dự toán không bắt buộc phải phê duyệt bởi vì những giao dịch này đã được phê duyệt trong những hệ thống tương ứng. Quy trình phê duyệt được yêu cầu riêng cho các bút toán dự toán được nạp vào phân hệ Sổ cái thông qua công cụ web ADI và màn hình ‘Nhập bút toán ngân sách’ trong đó bao gồm bút toán dự toán được phê duyệt tại cấp 0 và dự toán ứng trước tại cấp 1.

Bút toán Ngân sách khi được đệ trình phê duyệt có thể có những tình huống sau: Từ chối phê duyệt; Ủy quyền phê duyệt; Phê duyệt; Quá hạn chưa phê duyệt (Bút toán Ngân sách bị trả lại người yêu cầu phê duyệt).

Các trường hợp Bút toán (Bút toán từ Web ADI và bút toán Ngân sách)  bị từ chối, được phê duyệt hoặc bị quá hạn đều có 1 thông báo quay trở lại người nhập liệu. Khi bút toán bị từ chối, thông báo quay trở lại người nhập liệu, chưa có chức năng cho phép người nhập liệu liên kết trực tiếp tới Bút toán để chỉnh sửa mà phải vào màn hình tìm kiếm Bút toán của Sổ cái và phải nhớ chỉ danh của Bút toán để truy xuất. Khi bút toán được cập nhật và đệ trình phê duyệt lại, thông báo của người nhập liệu luôn ở trạng thái “Mở”. Chức năng chuẩn trên màn hình thông báo của người nhập liệu Bút toán ngân sách/ADI hiện nay chưa có liên kết từ thông báo bút toán bị từ chối phê duyệt vào màn hình nhập liệu bút toán để chỉnh sửa và trạng thái của thông báo này luôn luôn là “Mở” sau khi người nhập liệu đã sửa bút toán và đệ trình phê duyệt lại.

Chúng tôi khuyến nghị yêu cầu phải bổ sung một chức năng tùy chỉnh vào màn hình thông báo thông qua một biểu tượng có tên là ‘Bút toán đã nhập’ để người nhập liệu có thể nhắp chuột vào đường liên kết này hệ thống sẽ hiển thị màn hình bút toán đã nhập cho người nhập liệu xem và sửa đổi bút toán đã bị từ chối, sau đó trình lại cho người phê duyệt để phê duyệt. Thông báo sẽ chuyển thành trạng thái “Đã đóng” khi người nhập liệu đã đệ trình đi phê duyệt lại. Do đó cần phải bố sung thêm 1 chức năng này vào màn hình thông báo của Người nhập liệu để đáp ứng yêu cầu này.

- Khử số dư âm trong các tài khoản chi tiết:

Khử số dư âm trong các tài khoản chi tiết cần được chạy trước khi chạy chương trình Chuyển nguồn.

Trước khi chạy chương trình Chuyển nguồn cho dự toán được phê duyệt trong năm,cần phải chuyển số dự toán từ các tài khoản dự toán (dãy tài khoản đầu 9) sang các tài khoản thực chi (dãy tài khoản đầu 8) để làm cho số tồn quỹ của tài khoản thực chi bằng không.

Chương trình khử số dư âm hiện tại hiện tại đang không cho phép khử số dư âm cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc theo từng Kho bạc.

Chúng tôi khuyến nghị hệ thống cho phép thực hiện khử số dư âm cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từng kho bạc cụ thể ở bất kỳ thời điểm nào trong thời gian chỉnh lý (hai tham số “Từ tài khoản tạm ứng” và “Đến tài khoản tạm ứng” sẽ cho phép chọn cả 12 phân đoạn cấu trúc tài khoản thay vì chỉ cho phép chọn Tài khoản tự nhiên như trước đây)

- Phân loại tài khoản tạm ứng

Tài liệu này gồm những đặc tả chức năng chi tiết cho việc mở rộng chức năng phân loại tài khoản tạm ứng trước thời điểm chạy chương trình chuyển nguồn. Trước khi chạy chương trình chuyển nguồn cần tạo các bút toán thực để chuyển số dư của tất cả các tài khoản tạm ứng sang các tài khoản trung gian tương ứng.

Chương trình tái phân loại tạm ứng hiện tại hiện tại đang không cho phép tái phân loại tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc theo từng Kho bạc.

Chứng tôi khuyến nghị hệ thống sửa cho phép thực hiện tái phân loại tài khoản tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từng kho bạc cụ thể ở bất kỳ thời điểm nào trong thời gian chỉnh lý (hai tham số “Từ tài khoản tạm ứng” và “Đến tài khoản tạm ứng” sẽ cho phép chọn cả 12 phân đoạn cấu trúc tài khoản thay vì chỉ cho phép chọn Tài khoản tự nhiên như trước đây)

Chương trình Chuyển nguồn:

Hiện tại khi chạy chương trình khử số dư âm và phân loại  tài khoản tạm ứng với tham số là phân đoạn tài khoản tự nhiên, Số dư dự toán chưa chi của năm trước vẫn còn ở năm trước (thực chất không chuyển mà chỉ là chức năng sao chép số liệu), chỉ chạy được 1 lần ở 1 thời gian cụ thể, không cho phép chuyển nguồn từng phần

Chúng tôi khuyến nghị quy trình khóa sổ cuối năm của hệ thống phải đáp ứng được các quy định hướng dẫn về cơ chế đối với công tác khóa sổ cuối năm phù hợp quy định hiện hành cụ thể: Chương trình Khử số dư âm và phân loại khoản tạm ứng được thực hiện cho tham số là tổ hợp tài khoản đầy đủ 12 phân đoạn vì vậy có thể chạy các chương trình này với các tổ hợp tài khoản cụ thể. Không có chức năng sao chép, Số dư dự toán chưa chi của năm trước sẽ không còn ở năm trước;  Có thể chạy chuyển nguồn dần dần, bất kỳ lúc nào sau thời điểm 31/12.

- Đảo bút toán tái phân loại tài khoản tạm ứng:

Tại năm trước, trước khi chạy Chương trình chuyển nguồn dự toán yêu cầu tạo bút toán thực để chuyển số dư của các tài khoản tạm ứng vào tài khoản tạm ứng trung gian tương ứng.

Chương trình Đảo tái phân loại tạm ứng sẽ tự động tạo bút toán đảo bằng cách đảo nợ/có. Kết quả là số dư tạm ứng sẽ trở về như ban đầu trước khi chạy Chương trình chuyển nguồn dự toán.

Chương trình đảo tái phân loại tạm ứng hiện tại hiện tại đang không cho phép đảo tái phân loại tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc theo từng Kho bạc.

Chúng tôi khuyến nghị thực hiện đảo tái phân loại tài khoản tạm ứng cho từng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc từng kho bạc cụ thể ở bất kỳ thời điểm nào trong thời gian chỉnh lý sau khi người dùng đã phân loại tài khoản tạm ứng, khử số dư âm và chuyển nguồn cho đơn vị sử dụng ngân sách hoặc kho bạc đó

Hai tham số “Từ tài khoản tạm ứng trung gian” và “Đến tài khoản tạm ứng trung gian” sẽ cho phép chọn cả 12 phân đoạn cấu trúc tài khoản thay vì chỉ cho phép chọn Tài khoản tự nhiên như trước đây.

Một số vấn đề khác

Việc triển khai TABMIS sẽ liên quan đến các tác nhân con người và quy trình nghiệp vụ, thể chế và tổ chức sẽ là những nhân tố tác động tới sự thành bại của Dự án.

- Về yếu tố con người: lề lối, thói quen làm việc vốn đã ăn sâu vào ý thức của đội ngũ công chức, chúng tôi khuyến nghị thay đổi lề lối, thói quen làm việc vốn đã ăn sâu vào ý thức của đội ngũ công chức, thúc đẩy ý thức, quyết tâm, sự tuân thủ các quy trình nghiệp vụ mới.

- Việc thay đổi quy trình nghiệp vụ sẽ tác động tới cơ cấu nguồn lực. Để khắc phục cần phải  tiến hành đào tạo chuyển đổi nhận thức và kỹ năng phù hợp cho các đối tượng khác nhau: cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản trị hệ thống, cán bộ kế toán, nghiệp vụ, cán bộ khai thác hệ thống, đồng thời  có kế hoạch đào tạo chuyển đổi cho phù hợp với việc vận hành hệ thống TABMIS.

- Việc triển khai TABMIS, một số đối tượng có thể bị tác động tiêu cực do vậy phải có phương án sắp xếp cán bộ, công chức cho phù hợp.

- Về quy trình nghiệp vụ, tổ chức và thể chế:

Thứ nhất, trước khi thực hiện TABMIS, đang tồn tại nhiều hệ thống kế toán khác nhau trong việc ghi chép, phản ánh tình hình thu - chi NSNN. Do vậy nhiệm vụ nặng nề của Bộ Tài chính là phải có một hệ thống kế toán Nhà nước dự kiến áp dụng trong những năm tới. Hiện nay, Bộ Tài chính đang tích cực triển khai xây dựng chế độ kế toán mới để kịp thời gian bắt đầu triển khai TABMIS. Chế độ kế toán mới đòi hỏi phải có tính được cải cách, tiến tới tương đối phù hợp với chuẩn mực kế toán công quốc tế.

Thứ hai là hiện tại, quy trình ngân sách dự kiến áp dụng trong điều kiện TABMIS và hệ thống mục lục ngân sách mới được Bộ Tài chính triển khai, để phù hợp với phần mềm tích hợp mua sẵn của TABMIS, đòi hỏi phải cải cách cơ chế quản lý NSNN theo hướng phù hợp hơn với thông lệ và chuẩn mực quốc tế.

Thứ ba là việc triển khai TABMIS đòi hỏi phải có một đơn vị kế toán đủ mạnh để đảm nhiệm chức năng kế toán thống nhất toàn Chính phủ.

Thứ tư là quy trình giám sát chi hiện hành tuy đã áp dụng công nghệ thông tin, nhưng thông tin quản lý ngân sách còn phân tán ngay trong các cơ quan quản lý ngân sách (tài chính, kho bạc, thuế, hải quản) và giữa cơ quan quản lý ngân sách với đối tượng của quản lý ngân sách (đơn vị chi tiêu, đối tượng nộp), nhiều khâu còn dựa trên nền tảng giám sát thủ công và sử dụng chứng từ giấy. 

Thứ năm là TABMIS đòi hỏi đơn vị sử dụng ngân sách phải khai báo với Kho bạc những khoản dự chi chắc chắn, điều này là rất khó đối với các đơn vị sử dụng NSNN hiện nay.

Chúng ta nhận thấy những thách thức đặt ra để thực hiện triển khai xây dựng và lắp đặt thành công Hệ thống TABMIS là rất lớn. Điều này là tất yếu bởi lẽ đây sẽ là hạt nhân để triển khai cả một dự án lớn, một chủ trương lớn về cải cách quản lý tài chính công. Để thực sự đưa hệ thống vào vận hành với một cơ chế và quy trình nghiệp vụ mới phù hợp, thì sự phối kết hợp giữa các tác nhân tham gia với một phương pháp luận đúng đắn là yếu tố cơ bản cho sự thành công.

(Phạm Thị Phương Hoa, Kho bạc Nhà nước)