Bộ Tài chính đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản điều hành

(eFinance Online) - Nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của mình, thời gian qua Bộ Tài chính đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành - eDocTC theo mô hình tập trung thống nhất tới các đơn vị thuộc Bộ Tài chính. Đến nay, việc triển khai giai đoạn một (2014 - 2016) chương trình eDocTC đã cơ bản hoàn thành, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp Lãnh đạo.
Giao diện phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc eDocTC.Giao diện phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc eDocTC.

Đảm bảo kết nối, liên thông văn bản điện tử

Theo báo cáo của Cục Tin học và Thống kê tài chính (đơn vị được giao chủ trì triển khai chương trình eDocTC), trong giai đoạn một, Cục đã triển khai, áp dụng Mức 2 (triển khai các chức năng đáp ứng nghiệp vụ Quản lý văn bản và hỗ trợ công tác điều hành của đơn vị. Tại mức này, 100% cán bộ công chức, viên chức, nhân viên của đơn vị sẽ tham gia vào quy trình luân chuyển, xử lý văn bản trên hệ thống, bao gồm: tạo mới, luân chuyển xử lý, trình phê duyệt, tra cứu, tìm kiếm, … văn bản) đối với 24 Vụ/Cục tại cơ quan Bộ Tài chính với tổng số người sử dụng khoảng 1.397 người sử dụng.

Tại KBNN, triển khai, áp dụng Mức 2 đối với 20 đơn vị bao gồm: 14 Vụ/Cục và các đơn vị sự nghiệp của KBNN Trung ương, 06 KBNN tỉnh (Đà Nẵng, Hà Giang, Bình Dương, Quảng Bình, Đăk Lăk, Hà Tĩnh); triển khai áp dụng Mức 1 (triển khai các chức năng đáp ứng nghiệp vụ Quản lý văn bản. Tại mức này, mỗi đơn vị có đầu mối tiếp nhận văn bản là Văn thư đơn vị, việc luân chuyển, xử lý, trình phê duyệt sẽ được thực hiện bằng văn bản giấy. Lãnh đạo đơn vị sẽ được cấp tài khoản truy cập vào hệ thống phục vụ tìm kiếm, tra cứu văn bản nếu có nhu cầu) đối với 57 KBNN tỉnh còn lại với tổng số người sử dụng khoảng 1.870 người sử dụng.

Tại Tổng cục Thuế, triển khai, áp dụng Mức 2 đối với 16 Vụ/Cục tại trụ sở cơ quan Tổng cục Thuế; 03 Cục Thuế (Hà Nội, Hải Phòng, Bắc Ninh); triển khai, áp dụng Mức 1 đối với 53 Chi Cục Thuế của 3 Tỉnh. Tổng số người sử dụng khoảng 3.960 người sử dụng.

Tại Tổng cục Dự trữ Nhà nước, triển khai, áp dụng Mức 2 tại 23 đơn vị bao gồm 22 Cục Dự trữ Nhà nước Khu vực và Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ dự trữ với khoảng 690 người sử dụng.

Theo đánh giá của các đơn vị triển khai chương trình, chương trình eDocTC đã cơ bản thay đổi phương thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử của một bộ phận lớn cán bộ, công chức, viên chức ngành Tài chính.

Quá trình triển khai chương trình cho thấy, chương trình phần mềm mới tốt hơn, chạy ổn định, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp Lãnh đạo. Chương trình có thêm nhiều tiện ích hơn, tốc độ xử lý văn bản nhanh hơn so với Chương trình Quản lý văn bản Edocman 2.5 trước đây. Tại các đơn vị triển khai phần mềm eDocTC đã đạt được những bước tiến quan trọng trong công tác cải cách quy trình xử lý văn bản điện tử, dần dần từng bước thay thế luân chuyển xử lý văn bản giấy trong các nghiệp vụ quản lý văn bản đến, đi, tờ trình, quản lý Lịch lãnh đạo, theo dõi chỉ đạo, quản lý hồ sơ,....

Với việc triển khai chương trình eDocTC và trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính, số lượng văn bản bản điện tử đã được trao đổi giữa Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ là 150.276 văn bản, trong đó 70.215 văn bản chuyển qua trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính; tổng số văn bản gửi/nhận từ chương trình eDocTC với Văn phòng Chính phủ là 13.923 văn bản (số văn bản điện tử nhận từ Văn phòng Chính phủ là 8.553 văn bản; số văn bản điện tử gửi từ Bộ Tài chính tới Văn phòng Chính phủ là 5.370 văn bản).

Cùng với việc triển khai chương trình eDocTC, Bộ Tài chính và các đơn vị hệ thống đã rà soát, chuẩn hóa và ban hành các văn bản hướng dẫn quy trình xử lý văn bản điện tử sử dụng chương trình eDocTC trên cơ sở rà soát, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản giấy nhằm giảm thiểu các bước/khâu xử lý chưa thực sự cần thiết trong công tác quản lý, xử lý, theo dõi xử lý văn bản tại mỗi đơn vị.

Chữ ký số cũng được tích hợp với chương trình eDocTC để ký số trên văn bản đi phát hành điện tử và bước đầu áp dụng thay thế gửi văn bản giấy bằng văn bản điện tử có ký số. Các văn bản điện tử đi do Bộ phát hành đều được ký số và phát hành điện tử tới các đơn vị trong ngành Tài chính (phát hành song song với văn bản giấy). Văn phòng Bộ Tài chính đã phát hành văn bản đi điện tử có áp dụng chữ ký số trên chương trình eDocTC thay cho việc gửi văn bản giấy một số loại văn bản như: Giấy mời họp gửi các đơn vị thuộc Bộ; Văn bản giới thiệu chữ ký; Văn bản phổ biến thông tin; Văn bản quy phạm pháp luật; Các văn bản khác theo sự chỉ đạo của Bộ (theo công văn số 6789/BTC-VP ngày 19/5/2016).

Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, Tờ trình Bộ được lưu trữ điện tử trên chương trình eDocTC, cán bộ, công chức, viên chức có thể dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, tra cứu các văn bản cần thiết hỗ trợ quá trình xử lý công việc. Việc chuyển văn bản cần xử lý và ý kiến chỉ đạo từ Lãnh đạo đơn vị đến Lãnh đạo phòng/ban, từ Lãnh đạo phòng/ban đến chuyên viên được thực hiện hoàn toàn trên chương trình eDocTC một cách nhanh chóng, độ trễ của thời gian chuyển văn bản từ người chuyển đến người nhận gần như không đáng kể (qua hệ thống trục tích hợp mất 5 phút để gửi văn bản điện tử từ Bộ sang các Tổng cục). Trên chương trình eDocTC, người sử dụng cũng có thể chủ động tra cứu được lịch sử xử lý của văn bản từ lúc văn bản được chuyển đến văn thư đến khi văn bản được xử lý xong.

Đặc biệt, với tính năng liên thông văn bản điện tử, chương trình này đã giúp cho việc gửi/ nhận văn bản giữa Bộ Tài chính, các Tổng cục trực thuộc Bộ và các đơn vị tài chính ở địa phương được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, an toàn, đồng thời tiết kiệm được thời gian, cũng như các chi phí liên quan như: chi phí in ấn, chi phí photocopy văn bản, cước phí gửi bưu điện, bưu phẩm, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước.

Phát sinh thêm việc cho văn thư?

Đánh giá về những khó khăn trong quá trình triển khai chương trình, báo cáo của Cục Tin học và Thống kê tài chính cho thấy, chương trình eDocTC trong giai đoạn đầu triển khai đã tác động làm thay đổi thói quen làm việc của toàn thể cán bộ, công chức trong phạm vi các đơn vị triển khai. Theo đó, do chưa thiết lập được hệ thống quản lý văn bản điện tử với phạm vi toàn ngành Tài chính, cũng như tính pháp lý của văn bản điện tử mới bước đầu được hình thành nên chưa hoàn toàn thay thế được văn bản giấy. Do đó, còn một số ý kiến cho rằng, việc triển khai chương trình phát sinh thêm việc vì một số công việc phải xử lý song song giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

Đối với các bộ phận quản lý đầu vào của chương trình như phòng Hành chính, bộ phận văn thư các đơn vị trước đây quy trình xử lý là xử lý văn bản giấy, photo và chuyển văn bản, khi ứng dụng chương trình phát sinh các công đoạn nhập liệu, soát xét, quét văn bản, do đó khối lượng công việc tại các bộ phận đầu vào sẽ tăng lên. Tuy nhiên, đánh giá hiệu quả tổng thể thì việc phát sinh thêm công việc của bộ phận quản lý đầu vào của chương trình sẽ đem lại giá trị cho toàn thể các bộ phận khác trong tổ chức, đồng thời việc quét văn bản sẽ góp phần giảm chi phí hành chính. Ngoài ra, việc triển khai chương trình giúp theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, góp phần tạo thành cơ sở dữ liệu phục vụ việc tra cứu, khai thác lâu dài.

Việc xây dựng tài liệu chuẩn hóa quy trình trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị trong ngành Tài chính và tài liệu chuẩn hóa quy trình trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ các đơn vị cũng là công việc rất phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu, thảo luận nhằm từng bước chuẩn hóa quy trình trao đổi văn bản giấy đang triển khai tại đơn vị thành quy trình trao đổi văn bản điện tử trên chương trình eDocTC.

Bên cạnh đó, việc hiệu chỉnh chương trình eDocTC để phù hợp với quy trình trao đổi văn bản điện tử của từng đơn vị (tại đơn vị Trung ương và tại đơn vị cấp Tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương) cũng đòi hỏi nhiều thời gian do cần hiệu chỉnh 04  phiên bản cho 04  đơn vị triển khai chương trình eDocTC (phiên bản cho Bộ, phiên bản cho KBNN, phiên bản cho Tổng cục Dự trữ Nhà nước và phiên bản cho Tổng cục Thuế)…

Sẽ triển khai mở rộng chương trình eDocTC cho toàn ngành

Với mục tiêu thiết lập một chương trình quản lý văn bản và điều hành thống nhất trong toàn ngành Tài chính từ trung ương xuống địa phương; Đảm bảo yêu cầu liên thông, tích hợp trao đổi văn bản trong toàn ngành Tài chính và sẵn sàng tích hợp với các đơn vị ngoài ngành thông qua chuẩn tích hợp của Bộ Thông tin và Truyền thông (Thông tư số 10/2016/TT-BTTT ngày 01/4/2016 về việc Ban hành quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành), Cục Tin học và Thống kê tài chính cho biết, ngành Tài chính sẽ triển khai mở rộng chương trình eDocTC giai đoạn hai (2017 - 2020).

Theo đó, ngành Tài chính sẽ triển khai mở rộng cho cơ quan Tổng cục Hải quan; Triển khai cho 100% các đơn vị cấp tỉnh của hệ thống Thuế (trừ 03 Cục Thuế đã được triển khai giai đoạn 1), Hải quan, KBNN (trừ 06 KBNN tỉnh đã được triển khai giai đoạn 1); Triển khai cho 100% các đơn vị cấp huyện của hệ thống Thuế, KBNN và Hải quan (trừ các đơn vị đã triển khai trong giai đoạn 1), triển khai đến mức văn thư đơn vị.

Đối với đối với các đơn vị có số lượng văn bản xử lý lớn và có đăng ký nhu cầu triển khai đến mức chuyên viên, các Tổng cục chịu trách nhiệm rà soát, quyết định việc cho phép triển khai đến mức chuyên viên khi xây dựng nội dung, phạm vi triển khai chi tiết…

Gia Bách - Cục Tin học và Thống kê tài chính