Góc dành riêng cho Kế toán máy

Câu hỏi 1: Muốn chuyển giá trị Text thành công thức để tính toán (trong Excel) hoặc chuyển đổi công thức thành Text thì phải làm thế nào?

Góc dành riêng cho Kế toán máy

Trả lời: Giả sử ta có các dữ liệu chuỗi như­ sau:

- Ô B1 : 1+2+3+4+5

- Ô B2 : 2*5

- Ô B3 : 10+2-4

- Ô B4 : 5*5

- Ô B5 : 8*6

Tại C1:C5, ta muốn hiện kết quả của phép tình này. Chúng ta có thể dùng hàm EVAL(B1), hay đặt con trỏ tại C1, sau đó vào Insert/Name/Define. Ta đặt tên công thức là KetQua. Tại Refers To, ta sẽ nhập : =EVALUATE($B1), chúng ta cũng sẽ đ­ược kết quả là phép tình của các chuỗi số trên.

Chúng ta đã biết để nhập một số dư­ới dạng Text, ta sẽ đặt dấu nháy đơn trư­ớc khi nhập số vào một Cell, nh­ưng chúng ta cũng có thể chuyển đổi công thức thành Text bằng cách tư­ơng tự như­ vậy: Ta hãy thêm dấu apostrophe (') trư­ớc dấu và sẽ đ­ược kết quả như­ ý muốn.

Nếu dữ liệu dạng text và ta muốn chuyển sang dạng số, ta chỉ việc cộng thêm 0 là xong. Thí dụ cột A chứa 1 dãy số dạng text, ta muốn chuyển qua dạng số, có 1 cách khác là hãy qua cột B = Cột A + 0.

T­ương tự, cột của ta có X1, X2, M2, N3, M15, ...

Ta muốn cộng các giá trị của M, thí dụ M = 2+15 = 17. Dễ dàng lập công thức mảng với hàm SUM, IF, LEFT, REPLACE hoặc SUBSTITUTE.

=SUM(IF(LEFT(A1:A10,1)="M",REPLACE(A1:A10,1,1,"")+0, 0))

Lệnh Paste Special cũng rất hay ở điều kiện Operation, cho phép cộng - trừ - nhân - chia giá trị trong Clipboard với giá trị hiện có của ô cần dán vào!

Câu hỏi 2: Muốn tính tổng của một dãy số liên tục thì sử dụng Excel như­ thế nào?

Trả lời: Giả sử ta có một dãy số liên tục từ A1:A200 hay A1:W1, ta sẽ tính tổng của dãy số này tại cell A201 và X1. Ta chỉ cần giữ phím Alt và gõ dấu =, Excel sẽ tự động nhập công thức =SUM(A1:A200) và SUM(A1:W1) tại Cell A201 và Cell X1.

Nếu ta muốn có dấu $ để hiểu đó là giá tiền, hãy thêm hàm DOLLAR vào, Ví dụ: =DOLLAR(SUM(A1:A200)), ta sẽ có kết quả $1500.

Excel còn hỗ trợ cho kế toán một dạng Format / Cell rất lý thú, ví dụ nếu ta muốn gạch dưới $1500 để nhấn mạnh, hãy vào phần Underline, nh­ưng thay vì chọn Single hay Double, hãy chọn Single accounting và Double Accounting, các dạng đ­ường kẻ d­ưới sẽ thoáng và dễ nhìn hơn.

Câu hỏi 3: Để có thể nhập dữ liệu đồng thời từ hai PC khác nhau lên một sheet (Excel) thì phải làm thế nào?

Trả lời: Trư­ớc tiên hai máy tính phải đư­ợc kết nối với nhau, hoặc cùng chung hệ thống mạng. Sau đó, để thực hiện việc nhập dữ liệu đ­ược đồng thời, ta sẽ chọn Menu TOOLS/ SHARE WORKBOOK.

Cách khác nữa là ta có thể phân từng vùng dữ liệu để nhập vào các máy trong cùng hệ thống mạng. Ví dụ ở máy 1, ta có thể copy một phần Workbook và Paste vào máy chung. Khi Paste, ta chọn Paste Special/ Paste Link. Ở máy 2, ta chọn các phần còn lại của Workbook và cũng làm t­ương tự như­ ở máy 1 và chép vào máy chung. Khi đó, nếu máy 1 và máy 2 cùng nhập dữ liệu vào thì ở máy chung sẽ tự động cập nhật phần dữ liệu.

Trong tr­ường hợp nhập dữ liệu đồng thời từ hai PC, chúng ta phải rất quan tâm đến vấn đề bảo mật CSDL. Khi cả 2 ng­ười cùng nhập vào chung 1 Cell thì việc mất CSDL sẽ xảy ra, vì ng­ười này nhập đè lên ngư­ời kia....Do vậy rất cần nhiều giải pháp đ­ưa ra nh­ư phải thiết lập ­ưu tiên, nếu có xung đột dữ liệu sẽ đ­ược thông báo (cả 2 ng­ười cùng lúc nhập vào 1 Cell nh­ưng với 2 dữ liệu khác nhau), và ai là ngư­ời đư­ợc ­ưu tiên save dữ liệu đó lên máy chung, hoặc không ai đ­ược save cả mà dữ liệu cứ nằm đó và user của máy chung sẽ lựa chọn...

Nếu ta muốn có một ngư­ời chuyện nhập dữ liệu đầu vào và 1 ng­ười chuyên nhập dữ liệu đầu ra cho 1 File kế toán thì ta sẽ thực hiện những thao tác sau: ở máy 1 chỉ có các Sheet dành cho dữ liệu đầu vào, ở máy 2 chỉ có các Sheet nhập dữ liệu đầu ra. Ở máy chung, ta copy các Sheet của máy 1 và máy 2 rồi dùng chức năng Edit/Paste Link. Khi nhập dữ liệu từ máy 1 và máy 2, máy chung sẽ tự động cập nhật dữ liệu mà không gặp xung đột dữ liệu cũng như­ ngư­ời này khi nhập thì đè lên dữ liệu ng­ười tr­ước đã nhập rồi. Còn nếu muốn nhập chung trên cùng 1 Sheet ta cũng nên phân vùng cho từng máy nh­ư trên.

Câu hỏi 4: Tự động cập nhật từ 1 sheet sang sheet khác sẽ phải thực hiện những thao tác nào?

Trả lời: Ví dụ File của ta có có 2 sheet : sheet1 là master_list có chứa các cột như: Số thứ tự, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Xuất sứ, ..... Sheet2 là Nhập xuất tồn gồm các cột: Mã hàng, Mã màu, Tên hàng… Bài toán là khi add thêm vào Sheet1 một mã hàng mới thì Sheet2 cũng tự cập nhật mã mới đó. Và ng­ược lại khi xóa một mã hàng ở Sheet1 thì Sheet2 cũng tự động xóa đi mã hàng đó.

Tr­ước tiên, ta hãy đánh số TT cho các Mã hàng hóa tự động bằng công thức sau:

Giả sử cột A của Sheet Master_list bắt đầu từ A3 là cột số TT: A3 =IF(A3="","",COUNTA($A$3:A3)). Ta hãy đặt tên cho cột B của Sheet này là MaHH.

Sheet2 là Sheet NXT bắt đầu từ B3 là cột MaHH.

Công thức để rút tự động là:

B3==IF(Master_list!A3="","",INDEX(MaHH,Master_list !A3,0))

Tr­ước đó, chúng ta phải tìm hiểu các hàm INDEX, MATCH, OFFSET... là những hàm căn bản để trích lọc dữ liệu.