Bộ Tài chính triển khai eDocTC tiết kiệm hơn 3 triệu trang văn bản

(eFinance Online) - Bộ Tài chính cho biết, từ ngày 01/12/2015, tại cơ quan Bộ đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC). Đến nay, sau hơn 03 năm khai thác sử dụng, số lượng văn bản điện tử (thống kê số liệu từ tháng 12/2015 đến 14/3/2019) được lưu trữ, quản lý trên chương trình eDocTC 1.624.072 văn bản, trung bình số lượng văn bản được lưu trữ, quản lý trên chương trình eDocTC 464.020 văn bản/năm.
Ảnh minh họa - nguồn: internet.Ảnh minh họa - nguồn: internet.

eDocTC tiết kiệm ngân sách nhà nước

Theo Bộ Tài chính, 100% văn bản đến của Bộ đã được cập nhật các trường thông tin quản lý, quét thành văn bản điện tử (đối với văn bản đến là văn bản giấy), vào sổ văn bản đến của Bộ (đối với các văn bản đến là văn bản điện tử gửi qua Trục liên thông quốc gia) luân chuyển tới các đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và lưu trữ trên chương trình eDocTC (trừ văn bản, hồ sơ có nội dung mật). 100% văn bản đi của Bộ được cấp số, được quét và ký số, lưu trữ và phát hành điện tử gửi tới các đơn vị tại cơ quan Bộ, các Tổng cục thuộc Bộ, 31 Bộ và cơ quan ngang Bộ, 63 Ủy ban nhân dân tỉnh thành phố và Văn phòng Trung ương Đảng qua chương trình eDocTC (trừ văn bản, hồ sơ có nội dung mật). 100% Tờ trình Bộ được luân chuyển qua chương trình eDocTC tới Thư ký Bộ, để thư ký Bộ giúp việc cho Lãnh đạo Bộ theo dõi tiến trình xử lý của tờ trình, nhập ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, tra cứu tìm kiếm thông tin khi Lãnh đạo Bộ có nhu cầu. Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ đã được Thư ký Bộ cập nhật, phổ biến qua chương trình eDocTC. Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ được công khai trên chương trình eDocTC. Hoạt động điều động sử dụng xe ô tô và phòng họp của cơ quan Bộ cũng được quản lý hoàn toàn trên chương trình.

Theo đánh giá của Bộ Tài chính, chương trình eDocTC là một trong các phần mềm có số lượng tài khoản sử dụng hệ thống lớn trong các phần mềm được triển khai tại cơ quan Bộ hiện nay với khoảng 1.397 tài khoản, số lượng tài khoản đồng thời đăng nhập khai thác chương trình từ 300 đến 400 người sử dụng.

Chương trình eDocTC cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản lý văn bản đến và đi, có thể nói chương trình cho phép tin học hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý nghiệp vụ lưu trữ, quản lý phòng họp, quản lý xe ô tô, quản lý lịch làm việc của Lãnh đạo nếu như tất cả các cán bộ, công chức, viên chức cùng tham gia sử dụng chương trình.

Chương trình eDocTC đã góp phần tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; đã cơ bản thay đổi phương thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử của một bộ phận lớn cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ Tài chính; bước đầu là một trong các công cụ hữu hiệu thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả, hiệu suất làm việc của cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ Tài chính.

Theo tính toán sơ bộ của Bộ Tài chính, chương trình eDocTC giảm bớt đáng kể chi phí phí in ấn, chi phí photocopy văn bản, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước: Từ ngày 01/6/2016, Văn phòng Bộ thực hiện chuyển văn bản giấy và điện tử đến đơn vị chủ trì, chỉ chuyển văn bản điện tử đến đơn vị phối hợp. Với lượng văn bản đến cơ quan Bộ khoảng 358.643 văn bản/năm, mỗi văn bản trung bình khoảng 5 trang, với giả thiết cần photocopy mỗi văn bản đến cho hai đơn vị phối hợp thì việc triển khai chương trình eDocTC chỉ riêng tại khối cơ quan Bộ sẽ tiết kiệm chi phí photocopy khoảng 3.586.430 trang văn bản.

eDocHub nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử  

Trục liên thông văn bản ngành Tài chính (eDocHub) là hệ thống thực hiện việc gửi nhận văn bản đến, văn bản đi, tờ trình Bộ từ chương trình eDocTC của Bộ đến chương trình eDocTC các Tổng cục và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ, được triển khai sử dụng từ tháng 8/2015. Thông tin về kết quả sử dụng eDocHub, Bộ Tài chính cho hay, triển khai sử dụng chương trình cũng làm thay đổi về phương pháp quản lý, giao việc, chỉ đạo của lãnh đạo các cấp cho tới chuyên viên xử lý văn bản, giúp công tác chỉ đạo điều hành kịp thời, đạt kết quả tốt, giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng khai thác, xử lý thông tin văn bản của các cấp. Hệ thống eDocHub đã đáp ứng yêu cầu kết nối với Trục liên văn bản thông quốc gia để gửi nhận văn bản với 95 đầu mối cấp Trung ương và Ủy ban nhân dân 63 tỉnh, thành phố.

Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ bước đầu đã thực hiện tiếp nhận văn bản điện tử từ 95 Bộ, Ngành, UBND theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia. Văn thư Bộ đã không phải quét lại các văn bản đã vào sổ điện tử mà sử dụng luôn tệp nội dung của đơn vị gửi, giúp văn thư Bộ giảm thiểu được thời gian nhập thuộc tính văn bản, quét văn bản đưa vào hệ thống eDocTC, đồng thời phản hồi lại các trạng thái cho đơn vị gửi lên trục liên thông văn bản quốc gia theo đúng các văn bản hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ.

Đến thời điểm hiện nay các chức năng phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử qua hệ thống eDocHub cơ bản đáp ứng được yêu cầu của Bộ và hướng dẫn ban đầu của Văn phòng Chính phủ về việc kết nối liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia.

Từ ngày 15/02/2019, hệ thống eDocHub đã kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia để gửi, nhận văn bản điện tử với 31 Bộ, cơ quan ngang Bộ; 63 ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố và Văn phòng Trung ương Đảng. Số liệu thống kê đến ngày 01/04/2019, Bộ Tài chính đã nhận được 928 văn bản đến điện tử; đã gửi 868 văn bản đi điện tử qua Trục liên thông văn bản quốc gia

Ngoài ra, hệ thống eDocHub hiện còn đang thực hiện chức năng cấp và quản lý toàn bộ 11.000 mã định danh các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Tài chính phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử ban hành theo Quyết định số 1642/QĐ-BTC ngày 17/9/2018. Bộ Tài chính cũng đã có văn bản gửi Bộ Thông tin Truyền thông và Văn phòng Chính phủ về Bộ mã định danh này để chia sẻ dùng chung giữa các đơn vị đơn vị trong hệ thống hành chính Nhà nước.

Sẽ làm mới chương trình eDocTC và eDocHub  

Nhằm triển khai nhiệm vụ số 4 Khoản 1 Điều 19 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/ 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Văn phòng Bộ và Cục Tin học và Thống kê tài chính đã đưa ra định hướng đối với việc triển khai các chương trình eDocTC phiên bản mới và hệ thống eDocHub phiên bản mới trong thời gian tới như sau: Chương trình Quản lý văn bản và điều hành mới phải hỗ trợ quá trình xử lý văn bản và hồ sơ công việc (không mật) đối với tất cả các đơn vị thuộc Bộ, bảo đảm kiểm soát tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc tại mọi thời điểm, gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, quy trình luân chuyển xử lý văn bản điện tử thực hiện qua tất cả các cấp từ lãnh đạo Bộ đến chuyên viên xử lý.

Chương trình Quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính phải được kết nối liên thông với nhau thông qua Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính và liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia, qua đó gửi nhận văn bản điện tử với Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và gửi nhận liên thông văn bản trong nội bộ toàn ngành Tài chính, tạo lập môi trường làm việc điện tử phục vụ quản lý và điều hành công việc, nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc.

Sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử có xác thực chữ ký số của tổ chức và chữ ký số của người có thầm quyền ký phát hành văn bản đi điện tử (Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo các đơn vị thuộc Bộ) trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành nhằm thay thế dần phương pháp trao đổi, ký duyệt văn bản truyền thống bằng phương pháp trao đổi, ký duyệt văn bản điện tử trên môi trường mạng, thực hiện cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử thực sự tại Bộ Tài chính.

Phiên bản Mobile của chương trình Quản lý văn bản và điều hành phải hỗ trợ lãnh đạo Bộ và lãnh đạo các cấp trong quá trình tiếp nhận, phê ý kiến chỉ đạo và phân công công việc, theo dõi, đánh giá quá trình xử lý công việc bằng các chức năng phần mềm thiết kế theo hướng đơn giản, dễ sử dụng và đầy đủ chức năng. Phiên bản Mobile phải là chiếc bàn làm việc di động của lãnh đạo các cấp, giúp lãnh đạo không cần phải ngồi làm việc tại cơ quan mà vẫn có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, nhưng vẫn phải đảm bảo được yếu tố về an toàn, an ninh thông tin.

Kim Liên