Giải đáp liên quan đến hồ sơ gói thầu lắp đặt TABMIS

Theo kế hoạch đấu thầu, trong tháng 3/2004, Dự án cải cách Quản lý tài chính công đã tổ chức các cuộc họp trước đấu thầu cho gói thầu Hợp đồng lắp đặt Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho Bạc (TABMIS) và gói thầu dịch vụ Tư vấn Kiểm tra và giám sát (IV&V) với các nhà thầu để trao đổi, làm rõ và trả lời những câu hỏi liên quan đến hồ sơ mời thầu đã phát hành theo Quy chế đấu thầu của Chính phủ và hướng dẫn Mua sắm theo vốn vay IBRD và Tín dụng IDA của Ngân hàng Thế giới.

Giải đáp liên quan đến hồ sơ gói thầu lắp đặt TABMIS

Ban quản lý Dự án đã luôn khuyến khích và tạo điều kiện cho các nhà thầu có thể trao đổi, tìm hiểu thêm các thông tin cần thiết và bổ ích cho công tác chuẩn bị hồ sơ đấu thầu. Tạp chí THTC xin giới thiệu một số câu hỏi mà các nhà thầu đang rất quan tâm. 

Câu hỏi 1: Sau khi xem xét, hồ sơ Dự án chỉ ra rằng một ngân sách cho các dịch vụ IV&V đã bị bác bỏ. Ban quản lý dự án (PMU) có thể khằng định liệu ngân sách này sẽ bao gồm khoản tiền bồi hoàn cho các chi phí tư vấn như các chi phí trả bằng tiền mặt, chi phí thuê văn phòng, đi lại v.v. 

Trả lời: Đây là công việc được giao theo Hợp đồng giao việc theo thời gian cho các công việc phức tạp chứ không phải hợp đồng giao khoán. Các chi phí được thanh toán trên cơ sở chi phí phát sinh thực tế và bảng chấm công các chuyên gia.

Câu hỏi 2: Điều khoản Tham chiếu (Mục 12), nói rằng chuyên gia tư vấn IV&V sẽ chịu trách nhiệm "giám sát tất cả các thông tin có liên quan do Chính phủ cung cấp cho Nhà cung cấp Hệ thống TABMIS." Phạm vi tiềm năng của hoạt động này ngụ ý rằng "Tất cả" tài liệu và "thông tin" do Chính phủ cung cấp phải được Chuyên gia tư vấn IV&V giám sát. PMU có thể làm rõ về yêu cầu này với mục đích thu hẹp phạm vi áp dụng cuả thông tin đó? Ví dụ, thông tin đó được lựa chọn dựa trên cơ sở của tầm quan trọng?

Trả lời: Các thông tin liên quan do Chính phủ cung cấp là rất lớn như­ng không phải giám sát tất cả. Tư vấn IV&V chỉ giám sát các cam kết của Chính phủ trong hợp đồng với nhà thầu TABMIS. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, PMU sẽ bàn bạc với Tư vấn IV&V về nội dung này.

Câu hỏi 3: Điều khoản Tham chiếu (Phần 14) nói rằng chuyên gia tư vấn IV&V sẽ phải "kiểm soát và giám sát việc thực hiện các kế hoạch và các quy trình". Từ "kiểm soát" gợi ý rằng chuyên gia tư vấn IV&V có thể phải chịu trách nhiệm việc thực hiện các kế hoạch. PMU có thể khẳng định liệu PMU có hài lòng nếu Chuyên gia tư vấn IV&V "xem xét lại và giám sát việc thực hiện kế hoạch và các quy trình"?

Trả lời: "Kiểm soát và giám sát việc thực hiện các kế hoạch và các quy trình" là đảm bảo rằng Tư­ vấn IV&V thực hiện trách nhiệm Hợp đồng của mình với PMU trong việc giám sát các kế hoạch và quy trình của gói thầu lắp đặt TABMIS đã và sẽ tuân thủ theo đúng cam kết của nhà thầu thực hiện Hợp đồng lắp đặt Hệ thống TABMIS đối với PMU trong suốt chu kỳ Dự án. Đây là hợp đồng trên cơ sở thời gian nên có thể bảo đảm mọi việc trong quy trình thực hiện.

Câu hỏi 4: Khoản 19 và 27 cuả Điều khoản Tham chiếu yêu cầu chuyên gia tư vấn IV&V phải theo dõi và giám sát và báo cáo việc triển khai hệ thống TABMIS cuả nhà cung cấp taị tất cả các bước. PMU có thể làm rõ định nghĩa "các bước" và điều này có thể được hiểu như là mọi hành động do nhà cung cấp hệ thống TABMIS thực hiện hay không?

Trả lời: Các bư­ớc đ­ược hiểu trong Hệ thống TABMIS là các bước mà nhà thầu cần phải thực hiện theo các cam kết trong hợp đồng lắp đặt TABMIS theo phương thức “Chìa khoá trao tay” với PMU cho đến khi bàn giao Hệ thống, đưa vào hoạt động và kết thúc bảo hành công trình.

Câu hỏi 5: Nếu hợp đồng TABMIS được gia hạn hoặc việc triển khai bị chậm do các lý do vượt khỏi tầm kiểm soát của các chuyên gia tư vấn IV&V, vậy có điều khoản nào đối với việc gia hạn hợp đồng của các chuyên gia tư vấn IV&V và các chi phí và do kéo dài thời gian? 

Trả lời: Hợp đồng Tư­ vấn giám sát là “Hợp đồng giao việc theo thời gian cho các công việc phức tạp” (Complex Time-based Contract). Không có điều khoản nào đối với việc gia hạn hợp đồng như­ đã nêu. Do tính chất của hợp đồng dành cho các công việc phức tạp khó xác định trước về khối lượng cần thực hiện, trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ cùng thoả thuận về nhiệm vụ của Tư vấn và chi phí cho từng giai đoạn cụ thể.