Phát hành và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Tài chính

(eFinance Online) - Bộ Tài chính vừa ban hành Quyết định số 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 về quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử, nhằm triển khai Quyết định số 28/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước. 
Ảnh minh họa - nguồn: internet.Ảnh minh họa - nguồn: internet.

Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành giữa các đơn vị thuộc Bộ Tài chính, giữa Bộ Tài chính với các đơn vị khác có hoạt động gửi, nhận văn bản điện tử với Bộ Tài chính qua Trục liên thông văn bản quốc gia.

Theo đó, văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.pdf). Văn bản điện tử số hóa dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf). Việc lựa chọn định dạng tệp dữ liệu của văn bản điện tử phải đảm bảo gửi, nhận, xử lý và lưu trữ văn bản một cách tự động trên các phương tiện điện tử, đồng thời cho phép thực hiện chuyển đổi sang văn bản giấy phản ánh toàn vẹn nội dung của văn bản điện tử được chuyển đổi.

Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại quy chế này có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy.

Đơn vị và cá nhân sử dụng chứng thư số hợp lệ được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cung cấp để ký số xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước khi ban hành.

Trước khi tiếp nhận, bên nhận phải kiểm tra tính đầy đủ, toàn vẹn, xác thực của văn bản điện tử. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của đơn vị tiếp nhận văn bản. Đối với bên tiếp nhận văn bản đến kiểm tra chữ ký số theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại Thông tư số 41/TT-BTTT ngày 19/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.

Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính được kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia qua mạng số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước.; kết nối, liên thông với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các đơn vị thuộc ngành Tài chính qua hạ tầng truyền thông thống nhất ngành Tài chính.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các đơn vị thuộc ngành Tài chính phải đảm bảo hạ tầng kỹ thuật kết nối với Trục liên thông văn bản điện tử ngành Tài chính sử dụng mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông và Bộ Tài chính.

Kim Liên