Bước đi mới trong sử dụng phần mềm quản lý văn bản

Triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành theo mô hình tập trung thống nhất tới các đơn vị thuộc Bộ Tài chính, nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Tài chính là yêu cầu bắt buộc  trong bối cảnh mỗi đơn vị thuộc bộ tự xây dựng riêng cho mình một phần mềm.

Ảnh minh họa - nguồn internet.Ảnh minh họa - nguồn internet.
Mỗi hệ thống tự xây riêng phần mềm
 
Bộ Tài chính là bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực với 5 tổng cục thuộc bộ và các đơn vị sự nghiệp thuộc bộ, trong đó 4 tổng cục có tổ chức hệ thống dọc đến tận cấp huyện. Hiện tại, mỗi hệ thống đều đã triển khai riêng phần mềm phục vụ công tác văn phòng, tuy nhiên đây là các phần mềm độc lập, chưa có sự liên kết, liên thông trong toàn ngành, và mới chỉ triển khai ở các đơn vị cấp trung ương.
 
Cụ thể, tại cơ quan Bộ Tài chính đang sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành, phiên bản phát triển trên nền Edocman 2.5 của Công ty CMC. Chương trình được xây dựng từ năm 2005 và triển khai chính thức tại cơ quan bộ từ năm 2008. Hiện 24 đơn vị tại trụ sở cơ quan Bộ Tài chính đang sử dụng chương trình gồm các phân hệ: quản lý văn bản đi, đến, tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh đạo, quản lý xe của bộ, quản lý phòng họp tại tòa nhà trụ sở làm việc. Tính chung, số lượng tài khoản sử dụng là hơn 1.000 tài khoản.
 
Theo đánh giá của Cục Tin học và Thống kê tài chính, phần mềm được thiết kế với khả năng liên văn phòng giữa văn phòng bộ và các vụ, cục thuộc bộ, vận hành tập trung trên một cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung thống nhất. Phần mềm đã được sử dụng qua nhiều năm với mức độ áp dụng ngày càng nhiều, đặc biệt sau khi Bộ Tài chính có công văn số 17968/BTC-VP ngày 26/12/2012 thông báo đẩy mạnh áp dụng các quy trình xử lý văn bản của hệ thống đã được khai thác hiệu quả.
 
100% văn bản đến đã được văn thư Bộ Tài chính cập nhật và luân chuyển điện tử đến các đơn vị. Văn bản đến là văn bản quy phạm pháp luật đã được thực hiện quét chuyển bản điện tử về đơn vị thay cho việc in bản giấy như trước. Đối với văn bản đi của  bộ, đã thực hiện việc luân chuyển văn bản điện tử từ cán bộ soạn thảo đến văn thư bộ, 100% văn bản đi được văn thư bộ phát hành đã có tệp văn bản đi điện tử. Thông qua quá trình sử dụng, tinh chỉnh, các quy trình luân chuyển xử lý văn bản đã cơ bản hoàn thiện, cấu hình các luồng luân chuyển xử lý văn bản khá linh hoạt cho phép các vụ/cục dễ dàng áp dụng theo nhu cầu quản lý. Các tiện ích khai thác phần mềm được làm mịn, đáp ứng cao nhu cầu của cán bộ khai thác, đặc biệt là các bộ phận xử lý văn bản nhiều như: văn thư, thư ký.
 
Tuy nhiên, hệ thống còn chưa ổn định, giao diện còn chưa thân thiện, mức độ áp dụng tại một số đơn vị còn hạn chế, tốc độ còn chậm. Phần mềm được xây dựng từ năm 2005, sử dụng công nghệ cũ phát triển bằng ngôn ngữ ASP Basic nền tảng 32 BIT, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2005, do đó chỉ sử dụng tối đa được 2GB bộ nhớ của máy chủ, không khai thác được hết năng lực của máy chủ. Trong khi đó, dữ liệu tích tụ qua nhiều năm và phát sinh hàng ngày lớn, số lượng cán bộ khai thác trên hệ thống ngày càng tăng khiến cho tốc độ xử lý của hệ thống bị chậm.
 
Đối với Kho bạc Nhà nước (KBNN) hiện đang sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành phiên bản Edocman 2.5 của Công ty CMC, tuy nhiên đã được tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu quản lý của KBNN. Phần mềm hiện đang triển khai cho 14 vụ/cục tại trụ sở KBNN với tổng số tài khoản sử dụng hệ thống hơn 450 cán bộ. Từ năm 2006 đến nay phần mềm lưu trữ khoảng 659.000 tệp văn bản điện tử của văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ trình. Hiện các KBNN tỉnh và huyện chưa có phần mềm tích hợp với KBNN, một số đơn vị cấp dưới đã chủ động triển khai nhưng mang tính riêng biệt, chưa kết nối gửi, nhận văn bản với trung ương. Phía KBNN đã có công văn chính thức đề nghị Cục Tin học và Thống kê tài chính triển khai cho KBNN chương trình Edocman 2.5 đến các kho bạc tỉnh và KBNN muốn cập nhật lại phiên bản ở khối trung ương. Về phía Ủy ban Chứng khoán Nhà nước sau một thời gian vận hành hiện đang có nhu cầu tích hợp chữ ký số vào hệ thống văn bản điều hành của đơn vị.
 
Riêng Tổng cục Thuế đang sử dụng phần mềm do tổng cục tự phát triển, phần mềm được triển khai theo mô hình phân tán cho tổng cục và các cục thuế tỉnh, thành phố phục vụ quản lý văn bản và chưa đáp ứng được các nhu cầu về liên thông văn bản giữa các đơn vị. Trong khi đó, Tổng cục Hải quan đang sử dụng phần mềm Net Office để quản lý công văn đi, đến tại tổng cục và các cục hải quan, phần mềm được triển khai theo mô hình phân tán. Trong công tác lưu trữ, hiện Tổng cục Hải quan chưa có phần mềm và đã có công văn gửi Cục Tin học và Thống kê tài chính đề nghị cho phép triển khai phần mềm của bộ.
 
Nhìn chung, các phần mềm đã triển khai tại bộ và các tổng cục cơ bản đã đáp ứng nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, tại từng đơn vị. Tuy nhiên do một số phần mềm được đầu tư riêng lẻ, các phần mềm cấu hình theo yêu cầu của từng đơn vị, đa số các phần mềm được triển khai trước năm 2013, cho nên chưa tuân theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông về chuẩn liên thông văn bản.
 
Theo đánh giá của đơn vị tư vấn, nếu sử dụng cách thức trao đổi văn bản thông qua hình thức kết nối trực tiếp từ phần mềm của bộ đến các phần mềm của hệ thống, sau này là đến phần mềm tại các đơn vị cấp tỉnh và cấp huyện sẽ tạo thành một mạng lưới phần mềm hình mạng nhện, phức tạp và khó quản lý. Đây cũng chính là nguyên nhân khiến khả năng liên kết trao đổi thông tin, khả năng phát triển lên mô hình tập trung đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng với quy mô lớn toàn ngành còn hạn chế.
 
Về quy mô và hiệu năng, hiện tại các phần mềm vẫn đang được triển khai đơn lẻ và chỉ đáp ứng được một phần yêu cầu công việc riêng của mỗi đơn vị không có khả năng đáp ứng được yêu cầu công việc của toàn ngành. Đặc biệt, các phần mềm triển khai tại mỗi đơn vị tổng Cục hoạt động độc lập không có khả năng liên kết liên thông với nhau, tạo thành mạng lưới liên kết theo mô hình tập trung bao phủ toàn ngành Tài chính.
 
Để phần mềm quản lý văn bản thành công cụ chủ lực

Cục Tin học và Thống kê tài chính cho biết năm 2015 sẽ thống nhất và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ trong công tác văn phòng trên phạm vi toàn ngành Tài chính, 90% các văn bản giấy gửi đến Bộ Tài chính và các tổng cục đều được chuyển thành tệp điện tử và gửi đến các đơn vị. Cao hơn nữa là 100% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các đơn vị của Bộ Tài chính thực hiện dưới dạng điện tử, giảm thiểu sử dụng giấy tờ.
Đồng thời, Cục Tin học và Thống kê tài chính sẽ triển khai ứng dụng theo mô hình bán tập trung bao gồm hệ thống đặt tại cơ quan bộ, các tổng cục và cấp cục hoặc tập trung tại cấp tổng cục. Trong đó, thực hiện việc tích hợp dữ liệu giữa các đơn vị theo chuẩn liên thông văn bản thông qua trục tích hợp văn bản điện tử đặt tại cơ quan Bộ Tài chính.

Cụ thể, trong giai đoạn 2014-2015 đã và đang thực hiện 02 nội dung chính là xây dựng trục tích hợp văn bản điện tử của ngành Tài chính và triển khai phần mềm đồng bộ với công nghệ hiện đại cho cơ quan bộ, các đơn vị cấp trung ương và đơn vị cấp dưới của Tổng cục Thuế, KBNN, Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Cung cấp giao diện gửi nhận văn bản 2 chiều với bộ cho các đơn vị chưa triển khai trong giai đoạn 2014-2015. Bước sang giai đoạn 2016-2018, Cục Tin học và Thống kê tài chính dựa trên cơ sở phân tích, sẽ đánh giá rút kinh nghiệm và đề xuất với bộ phương án triển khai cụ thể cho các đơn vị còn lại.       
 
Theo đó, Cục Tin học và Thống kê tài chính ưu tiên thời gian đưa hệ thống mới vào sử dụng tại cục và Tổng cục Thuế từ tháng 3/2015. Triển khai áp dụng cho KBNN, Tổng cục Dự trữ Nhà nước và Bộ Tài chính lần lượt sẽ được tiến hành vào tháng 6/2015, tháng 8/2015 và tháng 10/2015.

Xu hướng hiện nay đều sử dụng các hệ thống trung gian gọi là trục tích hợp trao đổi văn bản làm nhiệm vụ nhận và gửi văn bản giữa nhiều hệ thống với nhau, thông qua chuẩn định dạng tệp tin gửi, nhận thống nhất. Căn cứ công văn số 2803/BTTT-UDCNTT hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước của Bộ Thông tin và Truyền thông, ngành Tài chính sẽ xây dựng và triển khai hệ thống tích hợp, trao đổi thông tin văn bản điện tử, đảm bảo tuân thủ chuẩn trao đổi thông tin.

Theo đó, hệ thống được cài đặt tại cơ quan bộ đóng vai trò tích hợp giữa chương trình quản lý văn bản điều hành của Bộ Tài chính với chương trình tại các đơn vị, hệ thống thuộc bộ, để thực hiện gửi và nhận văn bản điện tử hai chiều. Hệ thống cũng sẽ cung cấp giao diện gửi/nhận văn bản cho các đơn vị chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để gửi/nhận văn bản trong phạm vi ngành trong năm 2015.

Sau khi tiến hành xây dựng trục tích hợp trao đổi văn bản, công tác tiếp theo sẽ là triển khai phần mềm đồng bộ với công nghệ hiện đại cho cho các đơn vị cấp trung ương và các đơn vị cấp dưới trong giai đoạn 2014-2015. Đối với cơ quan Bộ Tài chính, sẽ triển khai mức điều hành đến cấp chuyên viên cho 24 vụ/cục tại trụ sở cơ quan bộ. Thực hiện kết nối từ hệ thống của bộ đến hệ thống của các đơn vị để gửi nhận văn bản 2 chiều thông qua trục tích hợp.

Đối với KBNN, triển khai mức điều hành đến cấp chuyên viên cho 14 vụ/cục thuộc KBNN và 06 KBNN tỉnh, thành phố (dự kiến chọn TP. Đã Nẵng, Hà Giang, Bình Dương, Quảng Bình, Đắk Lắk, Hà Tĩnh), triển khai mức đầu mối tiếp nhận văn bản cho 57 KBNN tỉnh còn lại. Cục Tin học và Thống kê tài chính cho biết chưa triển khai đến tuyến huyện vì để đáp ứng yêu cầu cấp bách của KBNN tỉnh và KBNN về gửi nhận văn bản giữa kho bạc tỉnh và KBNN, trao đổi văn bản với bộ và các đơn vị trong ngành qua trục tích hợp. Việc triển khai mức điều hành đến mức chuyên viên của 57 KBNN tỉnh và các KBNN huyện sẽ thực hiện ở giai đoạn sau.

Tại Tổng cục Thuế, việc triển khai mức điều hành sẽ được thực hiện đến cấp chuyên viên cho 16 vụ/cục, 03 cục thuế và các chi cục thuế của 03 tỉnh (dự kiến chọn TP. Hà Nội, Bắc Ninh và Hải Phòng). Mục tiêu của giai đoạn này đối với hệ thống thuế để đánh giá khả năng liên thông trao đổi văn bản từ cấp tổng cục đến chi cục, trao đổi văn bản với bộ và các đơn vị trong ngành thông qua trục tích hợp. Trên cơ sở đánh giá kết quả triển khai sẽ triển khai mở rộng tiếp cho toàn hệ thống trong giai đoạn tiếp theo.

Tổng cục Dự trữ Nhà nước dự kiến sẽ được triển khai mức điều hành đến cấp chuyên viên cho 22 cục dự trữ khu vực và Trường bồi dưỡng nghiệp vụ Dự trữ Nhà nước.

Đối với Tổng cục Hải quan sẽ triển khai cho tổng cục theo hình thức cung cấp giao diện cho 01 cán bộ của tổng cục để  gửi nhận văn bản 2 chiều với bộ. Đồng thời, cung cấp chuẩn kết nối văn bản ngành Tài chính để tổng cục thực hiện xây dựng chức năng kết nối giữa hệ thống của tổng cục với trục tích hợp trao đổi văn bản của ngành phục vụ việc trao đổi văn bản tự động.
Riêng trong giai đoạn này, sẽ không triển khai thêm cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, thay vào thực hiện tích hợp hệ thống của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước vào trục tích hợp trao đổi văn bản của bộ để gửi/nhận văn bản với bộ và các đơn vị trong ngành.

Tương tự, Viện Chiến lược và Chính sách tài chính, Học viện Tài chính, Nhà Xuất bản tài chính, Trường bồi dưỡng cán bộ tài chính, Đại học Tài chính – QTKD, Đại học Tài chính – Marketing, Đại học Tài chính - Kế toán, Cao đẳng Tài chính Hải quan và các doanh nghiệp thuộc Bộ, trong giai đoạn này chưa triển khai mức điều hành, triển khai theo hình thức cung cấp giao diện cho 01 cán bộ của đơn vị để  gửi nhận văn bản 2 chiều với bộ và các đơn vị trong ngành thông qua trục tích hợp.
Cùng với sự thống nhất triển khai từ lãnh đạo bộ cho đến các đơn vị hệ thống, hệ thống quản lý văn bản và điều hành sẽ được triển khai mở rộng cho toàn ngành Tài chính từ trung ương tới địa phương. Từ đó, góp phần, thay đổi bộ mặt công tác quản lý, vận hành, hướng tới mục tiêu xây dựng nền tài chính điện tử hiện đại.
 
(Thu Hương)