Hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ

Thời gian qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào công tác quản lý cán bộ (QLCB) tại một số đơn vị thuộc Bộ Tài chính đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, do chưa có sự triển khai đồng bộ và theo nhu cầu riêng của các đơn vị nên việc đánh giá và tổng hợp báo cáo về tình hình nhân sự của toàn ngành Tài chính còn chưa phát huy được hiệu quả, số liệu cục bộ và không đồng bộ gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp.

Hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ

Quản lý cán bộ bằng CNTT

Con người luôn là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành bại của một đơn vị. Chính vì vậy, Bộ Tài chính nhận thức đúng đắn và đánh giá cao về vị trí và vai trò của công tác QLCB. Thực hiện tốt công tác QLCB, ngành Tài chính sẽ chủ động trong công tác tổ chức cán bộ, góp phần nâng cao năng lực quản lý nhà nước về tài chính của Bộ.

Thời gian qua, việc ứng dụng CNTT vào công tác QLCB tại một số đơn vị thuộc Bộ Tài chính đã đạt được những hiệu quả quản lý nhất định. Tuy nhiên, do chưa có sự triển khai đồng bộ và theo nhu cầu riêng của các đơn vị, nên việc đánh giá và tổng hợp báo cáo tình hình nhân sự của toàn ngành Tài chính còn chưa phát huy hiệu quả; do số liệu cục bộ và không đồng bộ gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp. Việc này đã ảnh hưởng không nhỏ đến công tác lập kế hoạch, định hướng và xây dựng chiến lược nhân sự của Bộ.

Thêm vào đó, do Bộ Tài chính là một đơn vị lớn có rất nhiều đơn vị đầu mối thực hiện các nhiệm vụ chức năng khác nhau, có những đặc thù, tác nghiệp và cơ chế quản lý tương đối độc lập, nên Bộ Tài chính rất cần có một hệ thống quản lý nhân sự thống nhất để có thể quản lý tập trung dữ liệu để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu quản lý.

Theo quan điểm quản lý nhân sự hiện đại, nhân sự được quản lý theo một bộ các quy trình phối hợp, xuyên suốt sự nghiệp của nhân viên. Chính vì vậy, việc tìm kiếm và triển khai một công cụ hỗ trợ các nhà quản trị trong việc quản lý nhân sự, xác lập cũng như theo đuổi định hướng phát triển nhân sự, trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với một bộ đa ngành, đa lĩnh vực như Bộ Tài chính.

Để đạt được hiệu quả cao hơn trong việc QLCB trong toàn ngành Tài chính, Bộ Tài chính cần một giải pháp không những phải làm mờ đi ranh giới giữa các quy trình nghiệp vụ QLCB, mà còn phải làm mờ đi ranh giới giữa các đơn vị, hệ thống trong ngành.

Xuất phát từ nhu cầu hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế trong điều kiện hội nhập WTO của Việt Nam, yêu cầu có một hệ thống thông tin QLCB tập trung thống nhất toàn ngành Tài chính đã trở nên rất cấp thiết.

Hệ thống QLCB mới, tiên tiến, hiện đại sẽ phục vụ hiệu quả hơn các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của tất cả các đơn vị; thực hiện tổng hợp báo cáo tình hình cán bộ một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sự thông suốt của công tác quản lý ngành Tài chính.

Một hệ thống QLCB như thế không những giúp Bộ Tài chính trong việc quản lý tập trung hiệu quả nguồn lực con người, phản ánh chính xác, kịp thời các vấn đề trong việc quản lý cán bộ; mà còn giúp các đơn vị chủ quản có một cái nhìn xuyên xuốt từ trên xuống dưới, cả từ tổ chức bộ máy đến các yêu cầu về năng lực nghiệp vụ của từng cán bộ, đơn vị, góp phần hỗ trợ công tác quản lý, xây dựng, đào tạo và sử dụng nguồn lực con người của ngành Tài chính một cách tối ưu.

Bên cạnh đó, hệ thống cần đảm bảo phục vụ kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ trong công tác TCCB, đồng thời, phải đồng bộ và phù hợp với những cải cách về chiến lược và chính sách trong công tác tổ chức cán bộ đã và sẽ ban hành trong thời gian tới như: Chiến lược cán bộ ngành Tài chính giai đoạn 2013-2020; Nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008; các chính sách sửa đổi về công tác cán bộ, đào tạo, tuyển dụng, nâng lương, nâng ngạch bậc, đào tạo, phân cấp, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân phiên, luân chuyển, kiểm tra…

Thông qua hệ thống này, người làm công tác QLCB có thể khai thác báo cáo, thống kê tùy biến theo yêu cầu của mình tại các cấp và theo phân cấp quản lý cán bộ trong ngành Tài chính, đảm bảo tin cậy, nhanh chóng, kịp thời, theo đúng mẫu biểu quy định hiện hành của Bộ Nội vụ và của Bộ Tài chính.

Mặt khác, hệ thống cần phải có khả năng cung cấp trực tuyến đầy đủ các mẫu biểu báo cáo theo quy định, có các tiện ích hỗ trợ công tác quản lý cán bộ như: các chức năng cảnh báo về thời điểm nâng lương thường xuyên, bổ nhiệm lại hay nghỉ hưu, tra cứu thông tin theo nhiều chiều… Hệ thống danh mục dùng chung trong hệ thống bao gồm những thông tin được tiêu chuẩn hóa và bắt buộc phải sử dụng để đảm bảo tính thống nhất trong việc quản lý hay thống kê thông tin.

Bên cạnh đó, một vấn đề cần đặc biệt quan tâm là tính tích hợp, trao đổi thông tin của hệ thống thông tin QLCB với các ứng dụng quản lý nghiệp vụ khác có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ như phần mềm thi đua khen thưởng, phần mềm kế toán nội bộ… Qua đó, giúp đảm bảo chuẩn trao đổi thông tin đáp ứng việc cung cấp thông tin cho Bộ Nội vụ khi có yêu cầu theo đúng quy định.

Hơn nữa, việc tăng tính tích hợp, liên thông của hệ thống cũng đòi hỏi công tác đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin với nhiều tầng bảo mật kết hợp khả năng phân quyền người sử dụng cần được quan tâm đặc biệt. Cụ thể, vấn đề bảo mật có một hệ thống tập trung với dữ liệu quan trọng và nhạy cảm về con người là vô cùng quan trọng, nên cần phải có một giải pháp đầy đủ cho việc bảo mật thông tin bằng cách mã hóa cơ sở dữ liệu, mã hóa dữ liệu truyền nhận, quản lý phân quyền người dùng của các phân hệ, trong đó, đặc biệt lưu ý việc quản lý và phân quyền cho người dùng cập nhật và khai thác thông tin đối với hệ thống tập trung toàn ngành.

Cần chuyển đổi dữ liệu từ phần mềm cũ

Qua thực tế khảo sát tại một số đơn vị thuộc ngành Tài chính (Vụ Thi đua Khen thưởng, Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước Hà Nội, Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan TP. Hà Nội, Tổng cục Thuế) cho thấy: Trước khi đưa phần mềm QLCB vào sử dụng thì công tác QLCB tại các đơn vị này tồn tại nhiều hạn chế như: toàn bộ công tác nghiệp vụ vẫn phải xử lý thủ công, rời rạc, chưa có quy trình thống nhất giữa các đơn vị các cấp, dẫn đến việc tra cứu, kiểm tra hồ sơ dễ bị sai sót. Công tác QLCB của các đơn vị cấp trên đối với các đơn vị cấp dưới gặp khó khăn, do chưa có hệ thống biểu mẫu báo cáo thống nhất, đồng nhất giữa các đơn vị… Riêng trường hợp Kho bạc Nhà nước, hoặc các đơn vị thuộc hệ thống Hải quan cũng đã ứng dụng công nghệ để phục vụ công tác QLCB, nhưng mỗi đơn vị lại sử dụng một phiên bản phần mềm quản lý, theo dõi khác nhau, thiếu đồng bộ về biểu mẫu… Do đó, không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu về nghiệp vụ quản lý cán bộ.

Do chưa có sự triển khai đồng bộ nên việc đánh giá và tổng hợp báo cáo về tình hình nhân sự của toàn ngành Tài chính chưa phát huy được hiệu quả, số liệu cục bộ và gây rất nhiều khó khăn cho việc tổng hợp. Thực tế, trong thời gian từ năm 2008 đến nay, phần mềm QLCB 4.0 được sử dụng tại Kho bạc Nhà nước (KBNN) đem lại hiệu quả cao trong việc tra cứu, tìm kiếm thông tin về hồ sơ của cán bộ công chức trong cả hệ thống và được đánh giá chung là đơn vị triển khai thành công nhất so với các đơn vị khác. Nếu như ứng dụng QLCB tại Kho bạc Nhà nước đã được nâng cấp và cập nhật khắc phục được nhiều lỗi, thì đối với cơ quan thuế, phần mềm không được nâng cấp đồng bộ. Đơn cử tại một số cục thuế vẫn đang sử dụng phiên bản 1.0, 2.0 và 3.0, còn tại văn phòng Tổng cục Thuế vẫn đang sử dụng song song cả 2 phiên bản 3.0 và 4.0.

Chính vì thế, để xây dựng được hệ thống thông tin QLCB hoàn thiện cần chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống quản lý cán bộ hiện tại (QLCB 3.0, QLCB 4.0) đang vận hành tại các đơn vị sang hệ thống mới. Muốn vậy, bước đầu cần xem xét, đánh giá kỹ hơn về phần mềm đang sử dụng tại từng đơn vị thay vì đánh giá chung chung bởi các phần mềm được nâng cấp và triển khai tại các phân hệ là khác nhau.

Theo đánh giá của KBNN cho thấy, phần mềm QLCB mà Bộ Tài chính hướng tới theo mô hình tập trung có các yêu cầu, chức năng khá giống phần mềm QLCB 4.0 của KBNN đang sử dụng; nhưng được bổ sung thêm các chức năng như: quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, quy hoạch và tuyển dụng.

Từ kinh nghiệm sử dụng phần mềm QLCB 4.0 tại KBNN (từ 01/01/2008 đến nay) quản lý trên 15.000 hồ sơ công chức, lao động trong toàn hệ thống và căn cứ vào quy trình nghiệp vụ về công tác tổ chức cán bộ theo quy định hiện hành, KBNN đề nghị phần mềm hệ thống thông tin QLCB của Bộ Tài chính cần tập trung vào yêu cầu quản lý toàn bộ thông tin nhân sự của tất cả các đơn vị trong Bộ Tài chính nhằm phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm thông tin và kết xuất chính xác các báo cáo chuẩn và báo cáo động. Do đó, việc đưa các yêu cầu quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, quy hoạch vào chương trình phần mềm là rất phức tạp, vì các quy trình này phụ thuộc nhiều vào ý kiến chủ quan của con người, trong triển khai thực tế có nhiều trường hợp phát sinh, quy trình thay đổi.

Tiếp thu ý kiến này, Cục Tin học và Thống kê tài chính (Bộ Tài chính) đã sửa đổi chương trình phần mềm chỉ hỗ trợ các quy trình như bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, quy hoạch… các nội dung công việc như sàng lọc thông tin, quản lý, in các quyết định theo mẫu có sẵn, không thực hiện thay cho con người.

Lựa chọn giải pháp nước ngoài?

Theo thiết kế, kiến trúc tổng thể các chức năng của hệ thống QLCB ngành Tài chính bao gồm các khối chức năng: Quản trị hệ thống - Thông tin: Được tiêu chuẩn hóa và bắt buộc phải sử dụng để đảm bảo tính thống nhất trong việc quản lý hay thống kê thông tin. Vì vậy trước khi làm việc với hệ thống, phải đảm bảo các bảng danh mục thông tin hệ thống phải được cập nhật hoặc thiết lập đầy đủ và thống nhất; Tổ chức bộ máy gồm các chức năng hỗ trợ để theo dõi, quản lý tổ chức bộ máy của ngành Tài chính như: cập nhật, sửa đổi thông tin các đơn vị được thành lập mới, tổ chức lại, giải thể,… của các tổ chức, đơn vị trực thuộc theo phân cấp, phân quyền  và yêu cầu của người sử dụng.

Quản lý biên chế: Chức năng quản lý biên chế hiện tại, diễn biến tăng, giảm theo từng giai đoạn của ngành Tài chính.

Tuyển dụng - Hỗ trợ: Các cán bộ chuyên môn về TCCB trong các khâu tuyển dụng cán bộ, công chức định kỳ hoặc phát sinh trong năm.

Quản lý cán bộ: Chức năng cơ bản là quản lý hồ sơ của các cán bộ, công chức. Ngoài ra, khối chức năng này sẽ quản lý toàn bộ các diễn biến, biến động trong quá trình công tác của một cán bộ, công chức từ lúc bắt đầu trở thành một công chức cho đến khi nghỉ việc.

Quản lý đào tạo: Mục tiêu của khối chức năng này là hỗ trợ sàng lọc và xác định các đối tượng còn thiếu chứng chỉ, bằng cấp, kỹ năng theo tiêu chuẩn chức danh của ngành, hỗ trợ lên kế hoạch đào tạo hằng năm, quản lý kết quả đào tạo bồi dưỡng.

Báo cáo thống kê: Gồm hệ thống các báo cáo phục vụ cho các hoạt động chuyên môn hàng ngày của các cán bộ, công chức thuộc các Vụ, Phòng Tổ chức cán bộ (TCCB).

Tiện ích hỗ trợ: Mục tiêu khối này nhằm cung cấp cho các cán bộ làm công tác TCCB dịch vụ cảnh báo sớm đối với các đối tượng: Nâng lương thường xuyên, bổ nhiệm lại hay nghỉ hưu... Ngoài ra, khối tiện ích hỗ trợ còn giúp các đơn vị gửi giấy báo thi, kết quả điểm thi, lịch phỏng vấn...

Bên cạnh đó, về phạm vi và quyền truy xuất dữ liệu sẽ được tổ chức và phân chia theo các khối cơ quan (khối cơ quan Bộ Tài chính, khối cơ quan Thuế, khối cơ quan Hải quan, khối cơ quan Kho bạc Nhà nước, khối cơ quan Dự trữ Nhà nước, khối cơ quan UBCKNN), bộ phận TCCB của khối nào thì xử lý các thông tin trong phạm vi của khối đó và tuân thủ các quy định về phân cấp quản lý.

Có thể thấy, với các hệ thống thông tin lớn như của ngành Tài chính, xu thế chung hiện nay là sử dụng các giải pháp phần mềm thương mại nước ngoài sẵn có, đã được triển khai thành công ở các dự án tương tự, chỉnh sửa cho phù hợp với môi trường và nhu cầu sử dụng cụ thể.

Thực tế, phương pháp này có các ưu điểm như tận dụng được các kinh nghiệm tốt nhất của các dự án đã từng triển khai thành công trên thế giới, thiết kế đảm bảo toàn diện, đã tính tới khả năng nâng cấp sau này. Thêm vào đó, các giải pháp này thường có nhiều năm kinh nghiệm, tích hợp các nghiệp vụ và công nghệ tiên tiến hàng đầu thế giới, hơn nữa kiến trúc của sản phẩm thường hỗ trợ cho các mô hình cả tập trung và phân tán có quy mô rất lớn lên tới hàng trăm nghìn cán bộ, nhân viên. Ngoài ra, có thể hỗ trợ khả năng mở rộng theo nhu cầu phát triển của đơn vị/tổ chức quản lý nhà nước hay doanh nghiệp trong tương lai mà mức độ ảnh hưởng ít hơn nhiều so với các giải pháp trong nước.

Đặc biệt, chất lượng của các phần mềm nước ngoài cũng cao hơn phần mềm trong nước, do đã được trải qua nhiều vòng đời phát triển, nâng cấp, cải tiến với một hệ thống tài liệu đầy đủ, phong phú, thời gian triển khai dự án ngắn.

Cụ thể, về vấn đề xây dựng hệ thống, mô hình tập trung ở cơ quan Bộ chỉ cần triển khai hạ tầng kỹ thuật tại 1 điểm (cơ quan Bộ) cho phép linh hoạt hơn trong việc lựa chọn, tối ưu hóa phương án triển khai thiết bị, máy chủ, cũng như tối ưu hóa mặt bằng đặt trang thiết bị (TTDL).

Việc triển khai theo mô hình tập trung ở Bộ cho phép lựa chọn thêm 1 vài phương án mua sắm máy chủ như: Giảm số lượng máy chủ cần mua sắm bằng cách mua các máy chủ có câu hình mạnh hơn, hoặc chỉ cần mua 1 máy chủ lớn để đáp ứng hiệu năng sử dụng của cả 5 khối tổng cục; ứng dụng mô hình ảo hóa để tận dụng các máy chủ sẵn có… Ngoài ra, mô hình tập trung ở Bộ cũng cho phép đơn giản hóa công tác tổ chức quản lý triển khai hạ tầng.

Về quản trị, vận hành hệ thống, mô hình tập trung ở cơ quan Bộ sẽ chỉ cần cán bộ quản trị hệ thống ở 1 điểm, tiết kiệm hơn trong công tác quản trị vận hành hệ thống. Đáng chú ý, trong trường hợp được chuẩn hóa tốt, mô hình tập trung ở cơ quan Bộ hoàn toàn đảm bảo được chất lượng dịch vụ cho từng tổng cục, có khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng của hệ thống. Ngoài ra, với số lượng người sử dụng không quá lớn, tần suất truy cập vào hệ thống không thực sự nhiều, hệ thống mạng trục nội bộ của Bộ hoàn toàn có khả năng đảm bảo chất lượng băng thông, đường truyền cho người sử dụng tại mỗi tổng cục.

Về chi phí đầu tư, do có sự phân tán về hạ tầng ở 5 tổng cục, nên chi phí dịch vụ hỗ trợ bảo trì hạ tầng đối với mô hình tập trung ở cấp tổng cục sẽ cao hơn so với mô hình tập trung ở cơ quan Bộ (chỉ hỗ trợ bảo trì hạ tầng ở 1 điểm). Mặc dù, các phần mềm nước ngoài có hạn chế là đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu khá cao so với phần mềm trong nước; tuy nhiên, xét về chi phí vận hành (hay chi phí bảo trì) thì lại thấp dẫn đến tổng chi phí sở hữu (TCO) thấp, do tiết kiệm chi phí về nguồn lực vận hành hệ thống, vì thông thường các giải pháp này thường được áp dụng theo mô hình tập trung; việc sửa lỗi, nâng cấp được thực hiện tập trung, do vậy chi phí bảo trì (vận hành) sẽ giảm và nhanh hơn rất nhiều đối với các mô hình phân tán mà các giải pháp trong nước hay áp dụng khi mà quy mô của dự án ngày càng lớn.

Một vấn đề cũng được các phân hệ của ngành Tài chính quan tâm đó là quyền tự chủ tại các khối cơ quan cũng được hệ thống QLCB đáp ứng. Cụ thể, do đối với người sử dụng, ứng dụng và CSDL là hoàn toàn trong suốt (không cần quan tâm tới việc hạ tầng hệ thống đặt ở đâu, tổ chức như thế nào), nên quyền tự chủ sử dụng ứng dụng phần mềm QLCB là như nhau. Đối với thiết bị hạ tầng, việc quản lý tập trung ở Bộ sẽ giúp Bộ quản lý một cách tập trung, hiệu quả hơn, tối ưu hóa đầu tư trang thiết bị hạ tầng, tránh được việc đầu tư dư thừa, lãng phí. 

Theo Công ty TNHH Hà Thắng  - đơn vị lập báo cáo nghiên cứu khả thi dự án hệ thống thông tin QLCB theo mô hình tập trung, đối với một bài toán quản lý nhân sự phức tạp, có quy mô quản lý hồ sơ cán bộ lớn, và yêu cầu cao về sự đảm bảo sự thành công của dự án, vận hành ổn định và khả năng linh hoạt khi có nhu cầu mở rộng hệ thống, thì việc lựa chọn sử dụng giải pháp phần mềm thương mại đóng gói nước ngoài theo chuẩn quốc tế là thích hợp đối với Bộ Tài chính.

Ngành Tài chính có 71.495 cán bộ, trong đó, cơ quan Bộ có 1.210 cán bộ, Tổng cục Hải quan 10.491 cán bộ, Tổng cục Thuế  42.761, Tổng cục Dự trữ Nhà nước 2.430, Kho bạc Nhà nước 14.246, Ủy ban chứng khoán Nhà nước 366 cán bộ. Với quy mô như hiện nay, thì hệ thống cần có tầm nhìn xa hơn mà theo như ý kiến của Vụ Kế hoạch - Tài chính (Bộ Tài chính), trang thiết bị cho hệ thống tác nghiệp chính cần có khả năng đáp ứng cho tối đa 80.000 người sử dụng và đáp ứng tối đa cho 5.000 người sử dụng đồng thời. Còn theo Vụ Tổ chức Cán bộ, nhu cầu phải có hệ thống phục vụ công tác quản lý cán bộ đang ngày càng cấp bách và cần được đẩy nhanh tiến độ hoàn thành triển khai toàn ngành trong năm 2015.

(Thu Hương)