Kinh nghiệm vận hành hệ thống TABMIS

Là cấu phần quan trọng của dự án cải cách quản lý tài chính công, hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (gọi tắt là TABMIS) là một dự án ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) lớn và quan trọng hàng đầu của Bộ Tài chính. Đến nay, dự án đã triển khai thành công tại cơ quan tài chính, cơ quan kho bạc các cấp trung ương, tỉnh thành phố, quận huyện và 40 bộ, ngành trung ương, 03 đơn vị sở ngành lớn của thành phố Hà Nội; đáp ứng nhanh chóng, kịp thời, chính xác nhu cầu về quản lý tài chính cho các đơn vị trong ngành Tài chính.và có tác động thay đổi cơ bản các hoạt động nghiệp vụ ngân sách, kho bạc và các ứng dụng CNTT có liên quan theo hướng tập trung, tích hợp, hiện đại, góp phần quan trọng vào mục tiêu quản lý hệ thống tài chính công quốc gia hiệu quả, chuyên nghiệp theo chuẩn mực quốc tế.

Kinh nghiệm vận hành hệ thống TABMIS

Những lợi ích mà dự án TABMIS đem lại thể hiện trong quá trình cải cách quản lý tài chính công và thống nhất các cơ chế quy trình ngân sách; thống nhất quản lý phân cấp thu, chi ngân sách, xác định rõ nội dung thu, chi ngân sách; tập trung thông tin thu, chi ngân sách các cấp một cách đồng bộ, tức thời; phân định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, vai trò của các cơ quan trong chấp hành ngân sách…. Là một dự án lớn cả về mục tiêu, phạm vi, lẫn đối tượng sử dụng cho nên trong quá trình triển khai vận hành hệ thống TABMIS, các đơn vị cá nhân trực tiếp tham gia vào hệ thống cần đặc biệt quan tâm và nâng cao vai trò trách nhiệm trong công tác vận hành khai thác sử dụng hệ thống. Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm trong công tác sử dụng vận hành hệ thống của các đơn vị, cá nhân.

Thường xuyên thay đổi mật khẩu

Đây là thao tác đầu tiên của người sử dụng. Vì thế, việc đăng nhập, đăng xuất hệ thống phải được thực hiện theo đúng quy trình, quy định, đúng tên tài khoản đăng nhập đã được Bộ Tài chính cấp và phân quyền trên hệ thống, sử dụng đúng mật khẩu của tài khoản đăng nhập nhằm đảm bảo an toàn bảo mật và hạn chế không bị hệ thống khóa mật khẩu. Bởi nếu đăng nhập sai tên hoặc sai mật khẩu quá 3 lần thì hệ thống sẽ tự động khóa mật khẩu lại.

Sau khi thực hiện hoàn thành các công việc trên hệ thống, hoặc đang thao tác với hệ thống nhưng phải rời khỏi vị trí làm việc để giải quyết công việc khác, thì người sử dụng cũng cần phải đăng xuất khỏi hệ thống ngay nhằm giải phóng các phiên làm việc trên hệ thống, đồng thời đảm bảo an toàn bảo mật, tránh việc bị truy cập một cách trái phép.

Ngoài ra, người sử dụng cần thường xuyên thay đổi mật khẩu trên hệ thống để đảm bảo an toàn bảo mật. Lưu ý mật khẩu mới phải đảm bảo lớn hơn hoặc bằng 8 ký tự trong đó bao gồm ký tự chữ và số hoặc ký tự đặc biệt, không nên đặt mật khẩu với các ký tự dễ nhận biết như ngày tháng năm sinh, họ và tên người sử dụng, tên cơ quan…

Đối với xử lý giao dịch hàng ngày

Trong các giao dịch hàng ngày, người sử dụng cần đặt tên lô bút toán, số giao dịch theo đúng cấu trúc quy định đảm bảo thuận lợi cho việc truy vấn lại giao dịch, xác định đúng yêu cầu nghiệp vụ phù hợp với từng loại bút toán trên hệ thống, đảm bảo giao dịch phản ánh đúng tính chất nghiệp vụ và chuyển đến đúng người phê duyệt.

Các giao dịch phát sinh trong ngày phải được xử lý hoàn tất quy trình, hạn chế việc để tồn động giao dịch dở dang (giao dịch rác) trên hệ thống, làm ảnh hưởng đến tài nguyên của hệ thống. Hiện tại, trên hệ thống TABMIS vẫn còn tồn tại một số các giao dịch dở dang do hết thời hạn chờ phê duyệt (30 ngày), hệ thống đã tự động trả lại người nhập ban đầu; để xử lý các giao dịch này người nhập vào tìm lại ở mục “Tìm các thông báo” và nhấn vào nút “Đệ trình lại”, sau đó thông báo cho người phê duyệt vào hệ thống từ chối phê duyệt, trả lại cho người nhập tìm lại giao dịch để tiếp tục hoàn thiện đi tiếp quy trình hoặc hủy giao dịch.

Một số giao dịch do người dùng đã nhập nhưng không dành được dự toán, cho nên người dùng cũng không xem xét để hoàn thiện hoặc hủy giao dịch đi mà vẫn để treo trên hệ thống. Một số giao dịch đã dành được dự toán nhưng chưa được đệ trình đi phê duyệt, khi đó hệ thống ghi nhận số dự toán vào trường thông tin cam kết chi để trừ vào dự toán của đơn vị. Một số giao dịch do người dùng chỉ xoá chi tiết của giao dịch mà không xoá lô bút toán, nên vẫn còn tồn tại lô bút toán rác trên hệ thống.

Chuyển dữ liệu từ các phân hệ phụ lên phân hệ sổ cái (GL)

Thao tác chuyển dữ liệu từ các phân hệ phụ lên phân hệ sổ cái được thực hiện khi các giao dịch đã hoàn tất quy trình, đã phê duyệt, riêng đối với các yêu cầu thanh toán thì đã tạo định khoản, đã tạo kế toán, cho nên người sử dụng không nên thực hiện chuyển dữ liệu nhiều lần trong ngày; nên thực hiện chuyển dữ liệu một lần vào cuối ngày làm việc khi đó các giao dịch đã được xử lý hoàn tất quy trình.

Tại mỗi đơn vị nên phân công đồng chí kế toán trưởng thực hiện thủ công hoặc đặt lịch tự động chuyển dữ liệu từ các phân hệ phụ lên phân hệ sổ cái cho đơn vị mình. Khi thực hiện chuyển dữ liệu chi thì hệ thống tự động chuyển cả số liệu cam kết chi và lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.

Kết sổ cuối ngày

Điều kiện để chương trình kết sổ thành công là các giao dịch phải được chuyển dữ liệu từ các phân hệ phụ lên phân hệ sổ cái và bút toán trên phân hệ sổ cái đã được phê duyệt, cho nên người sử dụng không nên thực hiện kết sổ nhiều lần trong ngày mà chỉ thực hiện một lần vào cuối ngày làm việc.

Tại mỗi đơn vị nên phân công đồng chí kế toán trưởng kho bạc thực hiện kết sổ thủ công hoặc đặt lịch tự động kết sổ cho cả đơn vị, đặt lịch chạy tự động kết sổ cần được đặt sau lịch chạy chuyển dữ liệu khoảng 120 phút để đảm bảo cho chương trình chuyển dữ liệu hoàn thành.

Đối với kết sổ thủ công thì người sử dụng nên đánh dấu chọn nhiều lô bút toán cần kết sổ trước khi chọn nút “Kết sổ”, không nên kết sổ từng lô bút toán, vì như vậy hệ thống sẽ sinh ra nhiều yêu cầu (request) dẫn đến số lượng yêu cầu cần xử lý tăng lên và phải chờ lâu hơn.

Người sử dụng cũng không nên kích liên tục vào ô “Cập nhật dữ liệu”, vì chương trình sẽ không chạy nhanh hơn mà ngược lại ảnh hưởng đến tốc độ xử lý của hệ thống. Đối với kết sổ số liệu dự chi thì cần phải vào đúng tập trách nhiệm kết sổ các bút toán dự chi, nếu chọn tập trách nhiệm sổ cái để kết sổ cho bút toán dự chi thì hệ thống sẽ báo lỗi.

Đối với kết sổ các giao dịch đồng bộ hóa dự toán: Được thực hiện bằng 2 cách (thủ công hoặc tự động), hiện tại các vụ chuyên quản thuộc Bộ Tài chính thực hiện kết sổ tự động được thiết lập chạy (02 lần/ngày) vào thời điểm buổi trưa và buổi đêm; trường hợp thật sự cần thiết thì vẫn có thể kế sổ thủ công để đảm bảo cho việc đồng bộ hóa dự toán từ trung ương xuống địa phương kịp thời. Đối với các giao dịch của các bộ, ngành thực hiện điều chỉnh dự toán tại bộ sổ các tỉnh, thì sau khi các giao dịch này được Bộ Tài chính phê duyệt trên hệ thống và đồng thời thực hiện kết sổ thủ công ngay để đảm bảo số liệu điều chỉnh được chuyển về bộ sổ trung ương kịp thời.

Khai thác báo cáo số liệu

Điều kiện để khai thác báo cáo tổng hợp số liệu đúng đó là các giao dịch phải được thực hiện hết quy trình, phải được chuyển dữ liệu lên phân hệ sổ cái, phải được kết sổ thành công. Trong quá trình khai thác báo cáo, người sử dụng nên khai báo các tham số thời gian, dải tài khoản từ đến, trạng thái, định dạng đầu ra, số hiệu kho bạc phù hợp với yêu cầu báo cáo và tuân thủ theo quy định của hệ thống

Người sử dụng không nên khai báo tham số ngày từ năm này sang năm khác và dải tài khoản từ 0000 đến zzzz, khi đó hệ thống sẽ không thực hiện và kết quả đầu ra sẽ không có số liệu.

Mỗi đơn vị nên phân công cử một cán bộ tổng hợp đặt lịch khai thác báo cáo sau thời gian lịch kết sổ khoảng 180 phút, để khi đó chương trình đặt lịch tự động kết sổ tự động đã hoàn thành, lưu trữ báo cáo ra tệp dữ liệu, đặt tên tệp theo quy định của đơn vị, lưu trữ tệp báo cáo đó lên địa chỉ máy chủ dùng chung để chia sẻ cho cả đơn vị khai thác sử dụng.

Trong cùng một đơn vị không nên để nhiều người sử dụng đồng thời đệ trình cùng một báo cáo sẽ ảnh hưởng đến hiệu năng của hệ thống.

Đối với các tiến trình giao diện

Điều kiện để thực hiện chạy các giao diện thành công là các giao dịch đã được hoàn tất quy trình (riêng đối với chứng từ thanh toán liên kho bạc thì chỉ cần đã được phê duyệt, không cần kết sổ thì thanh toán viên có thể chạy giao diện đầu ra), trong quá trình thực hiện chạy các tiến tình giao diện, nếu chưa hoàn thành thì người sử dụng không nên tiếp tục chạy lại chương trình giao diện, vì khi đó sẽ tăng số lượng tiến trình xử lý làm cho hệ thống xử lý chậm hơn.

Công tác ghi nhận và gửi yêu cầu hỗ trợ về trung ương

Theo nội dung hợp đồng dự án TABMIS, nhà thầu IBM sẽ hết trách nhiệm hỗ trợ hệ thống TABMIS kể từ ngày 01/10/2013 và do đó hòm thư tabmisvn@vn.ibm.com cũng hết hiệu lực sử dụng kể từ ngày này. Vì vậy, Bộ Tài chính (Ban triển khai TABMIS) hướng dẫn các đơn vị sử dụng hòm thư hỗ trợ TABMIS kể từ ngày 01/10/2013 như sau:

- Đối với các yêu cầu hỗ trợ liên quan đến chức năng hệ thống TABMIS: các đơn vị gửi đồng thời về các hòm thư hotrotabmis@vst.gov.vn và hotrotabmis@mof.gov.vn.

- Đối với các yêu cầu hỗ trợ liên quan đến thiết lập hệ thống, cấp mới, thu hồi, điều chỉnh vị trí, điều chỉnh luồng phê duyệt của tài khoản TABMIS và thiết lập thông tin chung nhà cung cấp: các đơn vị gửi trước bản mềm (file) công văn về hòm thư hotrocntt@vst.gov.vn để phối hợp rà soát xử lý kịp thời, đồng thời gửi bản giấy qua đường bưu điện về địa chỉ: Phòng Hỗ trợ CNTT - Cục CNTT - Kho bạc Nhà nước - số 32 Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội.

Một số công tác khác

Tăng cường công tác định kỳ rà soát, thống kê, xử lý các lô bút toán đã đi hết quy trình nhưng khi kết sổ thì báo lỗi hoặc các lô bút toán đã hoàn tất quy trình nhưng chưa được kết sổ còn treo trên hệ thống.

Tăng cường công tác rà soát, điều chỉnh kịp thời các phân đoạn tài khoản vi phạm luật kết hợp chéo đã gắn với các giao dịch phát sinh trong thời gian quá khứ.

Tăng cường công tác phối hợp giữa các đơn vị liên quan để thống nhất thực hiện các giao dịch nghiệp vụ trên hệ thống, phối hợp xử lý các giao dịch dở dang chưa được xử lý trên hệ thống.

Tăng cường công tác quản lý và sử dụng tài khoản đăng nhập TABMIS đảm bảo đúng quy định về an toàn bảo mật và đúng hạn mức quy định, hạn chế sử dụng lãng phí tài khoản của hệ thống. Thời gian vừa qua, Bộ Tài chính thường xuyên kiểm tra thống kê và thông báo cho các đơn vị biết về việc sử dụng tài khoản của đơn vị, thông qua công tác rà soát kiểm tra đã phát hiện gần 2000 tài khoản đăng nhập TABMIS có thời gian gần đây nhất là 12 tháng không đăng nhập vào hệ thống.

Tăng cường trao đổi chia sẻ kinh nghiệm trên diễn đàn TABMIS thông qua địa chỉ đăng nhập: http://forum.tabmis.btc/tabmisforum/

(Dương Văn Tuấn - Phạm Thành Quang)