Nhà quản lý CNTT phải có kỹ năng quản lý sự thay đổi

“Không có gì tồn tại vĩnh viễn, trừ sự thay đổi”. Chân lý này của triết gia người Hy Lạp Heraclitus càng đúng hơn trong thời buổi kinh tế hội nhập cạnh tranh khốc liệt như hiện nay. Đặc biệt, trong mỗi cơ quan, đơn vị, tốc độ thay đổi là hết sức chóng mặt với những thay đổi linh hoạt về mặt cơ chế chính sách.

Ảnh minh họa - nguồn internet.Ảnh minh họa - nguồn internet.

Cần đào tạo kỹ năng quản lý sự thay đổi

Một “chân lý” hết sức bình thường là con người thường biểu hiện phản kháng đối với sự thay đổi. Nếu không mau chóng thích ứng với sự thay đổi, thì các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp sẽ khó có thể phát triển được cũng như giữ được vị thế của mình trong một thị trường có tính cạnh tranh ngày càng cao như hiện nay. Tuy nhiên, làm sao để quản lý những sự thay đổi này để đem lại hiệu quả cho cơ quan, đơn vị thì lại là câu hỏi thường xuyên gây đau đầu cho các nhà quản lý.

Hiểu được bản chất, nguyên nhân, các hình thức của sự thay đổi và các bước quản lý chúng là nhiệm vụ của các nhà quản lý. Bởi không một cơ quan, một tổ chức nào có thể đứng yên mà không cần thay đổi. Vì vậy, nhà lãnh đạo không thể ngăn chặn sự thay đổi, mà chỉ có thể tìm cách quản lý sự thay đổi. Nhà lãnh đạo là người khởi xướng và thực hiện thay đổi cần phải nắm rõ thực hiện thay đổi như thế nào, theo nguyên tắc nào, dưới hình thức nào để đạt được hiệu quả cao nhất.

Bởi như một triết gia đã từng nói: Thay đổi là quy luật của cuộc sống. Và những người chỉ nhìn thấy quá khứ hoặc hiện tại thì chắc chắn sẽ bỏ lỡ cơ hội trong tương lai.

Cho dù đã có những cải tiến lớn lao về khả năng và tác dụng của các hệ thống thông tin, nhưng thực tế cho thấy công nghệ vẫn đang tiếp tục phát triển một cách nhanh chóng. Sự xuất hiện của các quy trình và hệ thống mới chủ yếu là do những đòi hỏi của thị trường, của cơ chế chính sách nghiệp vụ, trong đó những người sử dụng chỉ có một ảnh hưởng tương đối nhỏ.

Các nhà sản xuất phần cứng và phần mềm máy tính luôn tìm cách tăng thị phần của mình, bằng cách đưa ra các sản phẩm mới với các đặc điểm mới và các tính năng được tăng cường. Hệ quả là các cơ quan, tổ chức bắt buộc phải tiến hành nâng cấp các hệ thống của mình một cách thường xuyên và cứ vài năm một lần, thay đổi hoàn toàn hệ thống máy tính của mình. Đồng thời thường xuyên sửa đổi, nâng cấp các phần mềm ứng dụng nhằm đáp ứng những yêu cầu thay đổi về mặt nghiệp vụ, trong bối cảnh các phần mềm ứng dụng mới luôn hứa hẹn sẽ có nhiều điểm ưu việt hơn so với phần mềm ứng dụng cũ.

Chính vì thế, các nhà quản lý CNTT cần phải được đào tạo kỹ năng để quản lý sự thay đổi để có thể theo kịp, nắm bắt cũng như quản lý những sự thay đổi nói trên nhằm đảm bảo mang lại hiệu quả và thành công trong công việc nói chung cũng như trong việc quản lý của mình nói riêng.

Mục tiêu đào tạo kỹ năng quản lý sự thay đổi

Thông qua việc đào tạo kỹ năng quản lý sự thay đổi, chúng ta sẽ hiểu biết thêm một số kiến thức thiết yếu như: Hiểu được bản chất của sự thay đổi trong cơ quan, đơn vị. Kiểm soát được những phản ứng thường thấy của nhân viên khi tổ chức, đơn vị, áp dụng những thay đổi, chủ trương, chính sách mới...

Nhận biết được các lỗi thường gặp của các nhà quản lý khi tiến hành những thay đổi, áp dụng những chủ trương mới trong đơn vị. Xây dựng quy trình chuẩn cho việc thực hiện thay đổi. Hiểu và hoàn thiện những kỹ năng thiết yếu của nhà quản lý đối với việc thực hiện thay đổi thành công.

Những nội dung đào tạo kỹ năng quản lý sự thay đổi

Thay đổi và vai trò của nhà quản lý: Bản chất của sự thay đổi. Phản ứng tự nhiên của con người trước một sự thay đổi. Những thay đổi trong cơ quan, tổ chức và vai trò quan trọng của nhà quản lý

Quy trình thực hiện sự thay đổi: Chu trình biến đổi tâm lý trong thay đổi. Quy trình thực hiện thay đổi.

Quy trình thực hiện thay đổi: Bước 1: Chuẩn bị cho sự thay đổi. Bước 2: Thông báo thay đổi. Bước 3: Thực hiện việc thay đổi. Bước 4: Đánh giá và bảo vệ kết quả thay đổi.

Khó khăn của nhà quản lý cấp trung trong quá trình thực hiện thay đổi và cách xử lý: Nhiều người không hiểu được “vì sao cần phải thay đổi” hay “tôi được lợi ích gì từ những thay đổi này?”. Những người gần đến tuổi về hưu sẽ không muốn có sự xáo trộn nào cả. Một số người hoàn toàn thỏa mãn với hoàn cảnh hiện tại và không muốn phải tìm hiểu những hệ thống hay công cụ mới. Không ít người sợ mất vị trí công việc và quyền lợi hiện tại. Một số người bị hàng loạt những thay đổi cùng lúc trong cơ quan, đơn vị là cho choáng ngợp. Có những người không muốn thay đổi vì đã có tiền lệ thay đổi thất bại/yếu kém trong quá khứ.

Cách xử lý: Giáo dục và truyền thông giúp mọi người hiểu được logic và nhu cầu thay đổi. Thu hút mọi người tham gia và góp phần vào việc hình thành và phác thảo kế hoạch thay đổi. Tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ thông qua công tác đào tạo hoặc tập huấn. Đàm phán và thỏa thuận gắn liền với các hình thức khen thưởng, động viên kịp thời. Vận động với mục đích tạo ảnh hưởng đối với mọi người bằng cách sử dụng có chọn lọc những biện pháp về thông tin và tổ chức các hội thảo.

(Phạm Thành Quang)