Sẵn sàng triển khai cấp MST cho người phụ thuộc

Từ kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2014, cơ quan thuế bắt đầu cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc để tránh tình trạng khai trùng người phụ thuộc như đã xảy ra thời gian qua. Để đáp ứng việc quản lý NPT một cách khoa học, hiệu quả Tổng cục Thuế đã hoàn thành ứng dụng CNTT triển khai cấp MST cho NPT của NNT thu nhập cá nhân (TNCN) và đã tổ chức đào tạo, triển khai cho các cơ quan thuế. 

Ảnh minh họa - nguồn internet. Ảnh minh họa - nguồn internet.

Tổng quan việc cấp MST cho NPT được thể hiện trong quy trình sau:

Sẵn sàng triển khai cấp MST cho người phụ thuộc ảnh 1

Trong đó: Tổng cục Thuế cung cấp các ứng dụng hỗ trợ miễn phí cho NNT để kê khai thông tin người phụ thuộc, bao gồm 03 ứng dụng sau: Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK), kê khai thuế qua mạng (iHTKK) dành cho NNT đã đăng ký chữ ký số và công cụ hỗ trợ QT TNCN. Các tổ chức, cá nhân thực hiện khai cấp MST cho NPT thông qua 1 trong 3 ứng dụng nêu trên. Việc cấp mã và trả kết quả được thực hiện  theo trình tự  9 bước công việc sau:

Bước 1: Cá nhân, người lao động (NLĐ) làm công ăn lương kê khai thông tin người phụ thuộc (NPT). CQCT thông báo và hướng dẫn người lao động làm công ăn lương (NNT TNCN) khai thông tin NPT vào mẫu 16/ĐK-TNCN

Bước 2: Cơ quan chi trả(CQCT) thu thập tờ khai NPT của cá nhân NLĐ (NNT) có đăng ký giảm trừ gia cảnh tại CQCT và kiểm tra thông tin theo quy định.

Bước 3: CQCT kê khai NPT của cá nhân bằng công cụ kê khai và kết xuất file gửi CQT. Việc khai (nhập) thông tin NPT để đăng ký mới/thay đổi thông tin NPT bằng các công cụ hỗ trợ kê khai:

-         Hỗ trợ kê khai mã vạch (HTKK)

-         Công cụ hỗ trợ kê khai quyết toán thuế TNCN (QTTNCN)

-         Khai thuế qua mạng (iHTKK)

Cách kê khai: Có 2 cách

Cách 1: CQCT kê khai bảng kê 05-3/BK-TNCN (BK thông tin giảm trừ gia cảnh NPT) cùng với khai hồ sơ quyết toán thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN và gửi CQT cả bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Cách này thường cuối tháng 3, CQCT mới khai và gửi CQT cùng thời điểm quyết toán thuế TNCN

Cách 2: CQCT có thể chủ động tập hợp thông tin NPT của các cá nhân làm công ăn lương để kê khai riêng bảng kê 05-3/BK-TNCN trước thời điểm quyết toán thuế TNCN. Trong các phần mềm hỗ trợ kê khai nêu trên đều thiết kế riêng chức năng “Bảng tổng hợp đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh” (mẫu 16/TH tương tự như bảng kê 05-3/BK-TNCN để hỗ trợ CQCT khai riêng thông tin NPT.  Đối với CQCT có số lượng người lao động lớn, CQT khuyến khích CQCT khai và gửi thông tin NPT trước khai QT TNCN để CQT kịp thời cấp mã NPT, tránh nghẽn mạng tại thời điểm quyết toán.

Bước 4: CQT kiểm tra file (trường hợp CQCT gửi trực tiếp) bằng công cụ kiểm tra và gửi file lên trang web tncnonline. CQCT in hồ sơ giấy và kết xuất ra file (xml) và gửi dữ liệu và hồ sơ đến CQT, việc gửi file thông qua 3 hình thức gửi

Ø TH1: Gửi trực tiếp cả giấy và file dữ liệu (USB, CD). Cán bộ thuế sử dụng tool hỗ trợ kiểm tra (trên máy trạm, kết nối mạng) để kiểm tra và đối chiếu với hồ sơ giấy, sau đó gửi file lên trang tncnonline

Ø TH2: CQCT kết xuất file gửi lên web tncnonline, gửi giấy qua bưu điện.

Ø TH3: CQCT Khai thuế qua mạng gửi file qua web kekhaithue (không phải gửi HS giấy, do có chữ ký số)

Bước 5: CQT kiểm tra và phê duyệt file (CQCT gửi lên web tncnonline) . Trước khi phê duyệt, cán bộ thuế phải đối chiếu file dữ liệu với hồ sơ giấy nhận được để thực hiện phê duyệt file

Bước 6: Hệ thống tự động chuyển cả 3 loại file theo 3 cách gửi sang Trục truyền tin

Bước 7: Ghi sổ hồ sơ nhận trả : Các CQT đã triển khai TMS, TMS sẽ tự động ghi sổ nhận hồ sơ vào phân hệ QHS. Các CQT chưa triển khai TMS, cán bộ thuế phải nhập tay vào ứng dụng QHS

Bước 8: Hệ thống PIT/TMS tự động cấp mã NPT theo quy tắc sau:

Qui tắc kiểm tra trùng thông tin NPT khi thực hiện cấp mã NPT:

Nếu NPT có thông tin chứng minh thư/hộ chiếu thì hệ thống kiểm tra trùng thông tin chứng minh thư/hộ chiếu với NPT khác và NNT là cá nhân.

Nếu NPT có thông tin giấy khai sinh thì hệ thống kiểm tra trùng thông tin trên giấy khai sinh với NPT khác và NNT PNN:

+       Hệ thống kiểm tra trùng thông tin Họ tên, ngày sinh, mã tỉnh (lấy theo địa chỉ cư trú) với NNT PNN

+       Hệ thống kiểm tra trùng thông tin Họ tên, Ngày sinh, Số, quyển, Phường/xã, Quận/huyện, Tỉnh/thành phố, Quốc gia (thông tin giấy khai sinh) với NPT khác

Kết quả kiểm tra nếu trùng hệ thống không thực hiện cấp MST và trả về kết quả trùng.

Trường hợp ngược lại nếu kết quả kiểm tra không trùng, hệ thống cấp mã số thuế cho NPT và lưu thông tin giảm trừ NPT vào hệ thống (bao gồm thông tin về NPT và thời gian đăng ký giảm trừ theo NNT)

Qui tắc kiểm tra trùng thời gian giảm trừ đối với trường hợp NPT đã có MST

Một người phụ thuộc chỉ được giảm trừ cho người nộp thuế trong 1 năm dương lịch. Tại một thời điểm, một người phụ thuộc chỉ được giảm trừ cho một người nộp thuế: Hệ thống PIT/TMS kiểm tra trùng thông tin NPT và kiểm tra trùng thời gian giảm trừ áp dụng giống quy tắc kiểm tra khi cấp mã trực tiếp trên TMS theo mẫu 16/ĐK-TNCN

Bước 9: Hệ thống chuyển kết quả cấp mã lên web tncnonline, ihtkk

Bước 10: CQCT nhận kết quả cấp mã NPT. Trường hợp cấp mã NPT thành công hay không thành công hệ thống PIT/TMS đều phản hồi kết quả trả về đúng nơi gửi file NPT (trang TNCN online hoặc ihtkk). CQCT xem kết quả trả về dưới dạng file excel (giống mẫu CQCT gửi cấp mã NPT), trên file mô tả rõ kết quả cấp mã

Bước 11: CQT tra cứu kết quả cấp mã trên web tncnonline và hướng dẫn CQCT xử lý lỗi (nếu có). Cán bộ thuế theo dõi kết quả cấp mã NPT và hướng dẫn CQCT xử lý lỗi đối với các trường hợp lỗi không cấp mã.

(Tuyết Lê)