Sẽ tích hợp hệ thống văn bản điện tử trong ngành Tài chính

Bộ Tài chính đã lên phương án thiết lập hệ thống quản lý văn bản và điều hành tích hợp với các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; động thái này nhằm đẩy mạnh hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ công tác văn phòng, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ, góp phần cải cách thủ tục hành chính, xây dựng nền tài chính điện tử.  

Ảnh minh họa - nguồn internet.Ảnh minh họa - nguồn internet.
Khi các phần mềm "chưa nói chuyện với nhau"
 
Từ năm 2006, Bộ Tài chính đã triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành (gọi tắt là eDocman) nhằm tin học hóa công tác văn phòng, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Bộ.
 
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành do Công ty CMC phát triển đã được triển khai cho khối cơ quan Bộ và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (dựa trên nền tảng phiên bản eDocman2.5 của CMC), Tổng cục Dự trữ Nhà nước (dựa trên nền tảng phiên bản eDocman Plus của CMC), Kho bạc Nhà nước (dựa trên nền tảng eDocman 2.0 của CMC).
 
Phía Kho bạc Nhà nước (KBNN) đã có công văn chính thức đề nghị Cục Tin học và Thống kê tài chính triển khai phần mềm này cho KBNN đến các kho bạc tỉnh, thành phố và cập nhật lại phiên bản ở khối trung ương. Về phía  Ủy ban Chứng khoán Nhà nước sau một thời gian vận hành, hiện đang có nhu cầu tích hợp chữ ký số vào hệ thống văn bản điều hành của đơn vị.
 
Tại Tổng cục Thuế hiện đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản do chính Tổng cục tự phát triển, phần mềm này triển khai theo mô hình phân tán tại Tổng cục Thuế. Riêng các cục thuế tỉnh, thành phố chưa được triển khai, vì vậy, chưa thể đáp ứng nhu cầu liên thông văn giản giữa Tổng cục và các cục thuế địa phương. Tổng cục Thuế cũng đã đề nghị cho phép nâng cấp và phê duyệt kinh phí triển khai lại hệ thống này.
 
Riêng Tổng cục Hải quan đang sử dụng phần mềm Net office để quản lý công văn đi, đến, tại Tổng cục và các cục hải quan tỉnh, thành phố, tuy nhiên phần mềm được triển khai theo mô hình phân tán. Riêng trong công tác lưu trữ, hiện Tổng cục Hải quan chưa có phần mềm và đã có công văn gửi Cục Tin học và Thống kê tài chính đề nghị cho phép triển khai phần mềm của Bộ.
 
Theo đánh giá của Cục Tin học và Thống kê tài chính, các phần mềm đã triển khai tại Bộ và các Tổng cục cơ bản đã đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản đi, đến tại từng đơn vị theo hướng điện tử hóa. Nhưng, vì mỗi đơn vị triển khai phần mềm quản lý văn bản một cách độc lập, nên chưa có sự liên kết liên thông trong toàn ngành, và mới chỉ triển khai ở các đơn vị cấp trung ương. Cho nên khả năng liên kết trao đổi thông tin, khả năng phát triển lên mô hình tập trung đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng với quy mô lớn toàn ngành còn hạn chế.
 
Mặc dù, chức năng chính của các phần mềm này đã đáp ứng được nghiệp vụ cơ bản, song các mảng nghiệp vụ đã được tin học hóa chưa bao phủ hết được công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan Bộ.
 
Về quy mô và hiệu năng, hiện tại các phần mềm vẫn đang được triển khai đơn lẻ và chỉ đáp ứng được một phần yêu cầu công việc riêng của mỗi đơn vị, không có khả năng đáp ứng được yêu cầu công việc của toàn ngành.
Đặc biệt, về khả năng liên kết, các phần mềm triển khai tại mỗi đơn vị Tổng cục hoạt động độc lập, không có khả năng liên kết liên thông với nhau để tạo thành mạng lưới liên kết theo mô hình tập trung, bao phủ toàn ngành Tài chính.
 
Chính vì vậy, trong năm 2015, Bộ Tài chính sẽ thống nhất và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ trong lĩnh vực văn phòng trên phạm vi toàn ngành Tài chính, cụ thể 90% các văn bản giấy gửi đến Bộ Tài chính và các Tổng cục đều được chuyển thành tệp điện tử và gửi đến các đơn vị; 100% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các đơn vị của Bộ Tài chính thực hiện dưới dạng điện tử, giảm thiểu sử dụng giấy tờ.
 
Xây dựng trục tích hợp của ngành
 
Cục Tin học và Thống kê tài chính cho biết đang xây dựng phương án triển khai mở rộng chương trình quản lý văn bản và điều hành giai đoạn 2014-2015.
 
Theo đó, sẽ xây dựng trục tích hợp trao đổi thông tin văn bản trong phạm vi nội ngành. Hệ thống sẽ được cài đặt tại cơ quan Bộ làm nhiệm vụ tích hợp giữa chương trình quản lý văn bản điều hành của Bộ Tài chính với chương trình quản lý văn bản tại các đơn vị, hệ thống thuộc Bộ, nhằm thực hiện gửi và nhận văn bản điện tử hai chiều.
 
Hệ thống này làm nhiệm vụ tiếp nhận và truyền thông tin văn bản từ nơi gửi đến nơi nhận, nhờ vậy các chương trình quản lý văn bản điều hành của từng hệ thống thuộc Bộ sẽ không phải trao đổi trực tiếp với nhau, mà thông qua trục trao đổi thông tin này. Hệ thống cũng sẽ cung cấp giao diện gửi/nhận văn bản cho các đơn vị chưa sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành để gửi/nhận văn bản trong phạm vi ngành trong năm 2015.
 
Tham chiếu theo chuẩn trao đổi thông tin được Bộ Thông tin và Truyền thông quy định (công văn số 512/BTTT-UDCNTT), việc liên thông giữa các hệ thống văn bản và điều hành đòi hỏi phải có một hệ thống định dạng trao đổi văn bản thống nhất và mô hình trao đổi văn bản để các hệ thống có thể tương tác với nhau. Theo gợi ý, có 2 mô hình kỹ thuật cho phép liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành gồm: liên thông trực tiếp và liên thông qua hệ thống trung gian.
 
Mô hình liên thông trực tiếp là mô hình trao đổi văn bản điện tử trực tiếp giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với nhau thông qua môi trường mạng. Ví dụ, văn thư tại cơ quan A sử dụng hệ thống A phát hành văn bản điện tử, chuyển tới máy chủ quản lý. Máy chủ này sẽ chuyển văn bản điện tử tới máy chủ quản lý văn bản và điều hành B qua môi trường mạng và bộ kết nối cho các hệ thống.
 
Môi trường mạng trong 2 mô hình liên thông có thể là đường truyền mạng truyền số liệu chuyên dùng cho các cơ quan Đảng, Nhà nước hoặc đường truyền Internet. Áp dụng mô hình liên thông trực tiếp sẽ giải quyết được vấn đề liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với quy mô nhỏ, tuy nhiên, mô hình này chỉ giúp các hệ thống quản lý văn bản và điều hành trao đổi trực tiếp, có thể gặp khó khăn khi mở rộng, hoặc có nhiều hệ thống quản lý văn bản và điều hành tham gia trao đổi văn bản điện tử.
 
Còn với mô hình liên thông qua hệ thống trung gian, đây là mô hình trao đổi văn bản điện tử giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành với nhau thông qua hệ thống trung gian trên môi trường mạng. Hệ thống trung gian này có nhiệm vụ chính là định tuyến, chuyển văn bản điện tử từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan gửi tới hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan nhận.
 
 
Cụ thể, văn thư tại cơ quan A sử dụng hệ thống A phát hành văn bản điện tử được chuyển tới máy chủ quản lý văn bản và điều hành A. Máy chủ này sẽ chuyển văn bản điện tử đến hệ thống trung gian, tại đây, hệ thống trung gian sẽ lưu thông tin sau đó chuyển tiếp văn bản điện tử tới máy chủ quản lý văn bản và điều hành B thông qua bộ kết nối giữa các máy chủ và bộ kết nối trên hệ thống trung gian.
 
Khi áp dụng mô hình này, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành sẽ không trao đổi trực tiếp với nhau mà việc định tuyến, phân phối văn bản sẽ do hệ thống trung gian đảm nhận. Mô hình liên thông qua hệ thống trung gian sẽ thống kê, kiểm soát được số lượng văn bản điện tử trao đổi giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, tuy nhiên, đòi hỏi phải xây dựng hệ thống trung gian.
 
Bên cạnh việc xây dựng trục tích hợp trao đổi thông tin văn bản trong phạm vi nội ngành, Bộ Tài chính sẽ triển khai mở rộng chương trình quản lý văn bản và điều hành tới các hệ thống thuộc Bộ.
 
Đối với Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan, Kho bạc Nhà nước, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Tổng cục Dự trữ Nhà nước sẽ được triển khai cho 100% cán bộ thuộc cấp trung ương và triển khai đến đầu mối văn thư cho toàn bộ các đơn vị cấp tỉnh thuộc các Tổng cục.
 
Riêng các đơn vị đã triển khai phần mềm của Bộ là Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Tổng cục Dự trữ Nhà nước sẽ thực hiện đánh giá, phân tích xác định các yêu cầu cần hoàn thiện.
 
Cụ thể, triển khai phần mềm đồng bộ với công nghệ hiện đại cho cho cơ quan Bộ Tài chính đến cấp chuyên viên cho 24 Vụ/Cục tại trụ sở cơ quan Bộ. Thực hiện kết nối từ hệ thống của Bộ đến hệ thống của các đơn vị để gửi nhận văn bản 2 chiều thông qua trục tích hợp.
 
Đối với Kho bạc Nhà nước, sẽ triển khai mức điều hành đến cấp chuyên viên cho 14 Vụ/Cục và 06 KBNN tỉnh (dự kiến chọn TP. Đã Nẵng, Hà Giang, Bình Dương, Quảng Bình, Đắc Lắk, Hà Tĩnh), triển khai mức đầu mối tiếp nhận văn bản cho 57 KBNN tỉnh còn lại. Giai đoạn này chưa triển khai đến tuyến huyện. Mục tiêu là để đáp ứng yêu cầu cấp bách của KBNN tỉnh và KBNN về gửi nhận văn bản giữa kho bạc tỉnh và KBNN, trao đổi văn bản với Bộ và các đơn vị trong ngành qua trục tích hợp. Việc triển khai mức điều hành đến mức chuyên viên của 57 KBNN tỉnh và các KBNN huyện sẽ thực hiện ở giai đoạn sau.
 
Tổng cục Thuế sẽ được triển khai mức điều hành đến cấp chuyên viên cho 16 Vụ/Cục, 03 Cục thuế và các Chi Cục thuế của 03 tỉnh (dự kiến chọn TP. Hà Nội, TP. Bắc Ninh và TP. Hải phòng). Mục tiêu của giai đoạn này đối với hệ thống thuế để đánh giá khả năng liên thông trao đổi văn bản từ cấp Tổng cục đến Chi cục, trao đổi văn bản với Bộ và các đơn vị trong ngành qua trục tích hợp. Trên cơ sở đánh giá kết quả triển khai sẽ triển khai mở rộng tiếp cho toàn hệ thống trong giai đoạn tiếp theo.
 
Đối với Tổng cục Dự trữ Nhà nước, triển khai mức điều hành đến cấp chuyên viên cho 22 Cục Dự trữ khu vực và Trường bồi dưỡng nghiệp vụ Dự trữ Nhà nước.
 
Còn với Tổng cục Hải quan sẽ triển khai theo hình thức cung cấp giao diện cho 01 cán bộ của Tổng cục để  gửi nhận văn bản 2 chiều với Bộ. Cung cấp chuẩn kết nối văn bản ngành Tài chính để Tổng cục thực hiện xây dựng chức năng kết nối giữa hệ thống của Tổng cục với trục tích hợp trao đổi văn bản của ngành phục vụ việc trao đổi văn bản tự động.
 
Riêng trong giai đoạn này sẽ không triển khai thêm cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, chỉ thực hiện tích hợp hệ thống của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước vào trục tích hợp trao đổi văn bản của Bộ để gửi/nhận văn bản với Bộ và các đơn vị trong ngành.
 
Còn các đơn vị khác thuộc Bộ trong giai đoạn này chưa triển khai ở mức điều hành, mà chỉ triển khai theo hình thức cung cấp giao diện cho 01 cán bộ của đơn vị để  gửi nhận văn bản 2 chiều với Bộ và các đơn vị trong ngành qua trục tích hợp.
 
Nhất trí với lộ trình này, tuy nhiên, Kho bạc Nhà nước và Tổng cục Thuế đề nghị đẩy sớm hơn bắt đầu triển khai vào quý II/2015.
 
Về mô hình cài đặt, KBNN đề nghị triển khai hệ thống phân tán cho cấp tỉnh, thực hiện cấu hình hệ thống cấp tỉnh kết nối với cấp trung ương để gửi nhận văn bản 2 chiều, ưu tiên băng thông cho ứng dụng tác nghiệp. Hiện nay, hạ tầng trang thiết bị của KBNN tỉnh đã sẵn sàng cho việc triển khai hệ thống văn bản và điều hành.
 
Còn Tổng cục Dự trữ Nhà nước đề nghị triển khai luôn đến cấp chuyên viên cho tất cả 22 Cục Dự trữ khu vực và Trường bồi dưỡng cán bộ Dự trữ Nhà nước.
 
Trong khi đó, Tổng cục Hải quan lại chủ động đề xuất phương án cần dựng chuẩn trao đổi văn bản và bổ sung chức năng trên xây hệ thống cho phép tự động trao đổi văn bản 2 chiều giữa cơ quan Bộ và Tổng cục Hải quan, từ đó, Tổng cục Hải quan sẽ xây dựng bổ sung chức năng đồng bộ giữa hệ thống Net Office với hệ thống của Bộ.
 
Riêng Văn phòng Bộ Tài chính đề xuất thay thế hệ thống hiện nay bằng hệ thống mới đáp ứng tốt hơn yêu cầu của Bộ với tốc độ xử lý nhanh, hệ thống mới đáp ứng được quy chế theo dõi, giám sát, báo cáo tình hình thực hiện các nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao. Đặc biệt, hệ thống của Bộ có khả năng liên thông toàn ngành và liên thông với hệ thống của Văn phòng Chính phủ.
 
Như vậy, việc triển khai mở rộng chương trình quản lý văn bản và điều hành cho ngành Tài chính giai đoạn 2014-2015 sẽ đưa hệ thống thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình trao đổi công việc, chỉ đạo điều hành của toàn ngành Tài chính, góp phần giúp ngành tiến tới mục tiêu xây dựng một nền tài chính điện tử hiện đại.
 

Thủ tướng Chính phủ có yêu cầu các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương... Trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước các cấp, từ năm 2014, có ít nhất 55% văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử và đến hết năm 2015 phấn đấu đạt mức 80% (trong đó văn bản điện tử dạng ảnh quét, số hóa từ văn bản giấy chiếm ít hơn 50% tổng số văn bản điện tử được trao đổi nội bộ).

Cụ thể, trước quý I/2014, trừ các loại văn bản có quy định mật, 100% các văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để giải quyết công việc và 50% văn bản trao đổi giữa các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ ngoài bộ hồ sơ giấy, đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ văn bản; 60% văn bản, hồ sơ chính thức trình lên các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Bộ trưởng và thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để giải quyết công việc ngoài bản giấy đều phải gửi kèm bản điện tử của toàn bộ hồ sơ trình.

Thủ tướng cũng yêu cầu tăng cường trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị trực thuộc các Bộ: Trong năm 2014, đạt 30% số văn bản, tài liệu chính thức hoàn toàn dưới dạng điện tử, 35% số văn bản dưới dạng hỗn hợp điện tử kèm bản giấy; cuối năm 2015 đạt ít nhất 50% số văn bản được trao đổi dưới dạng hỗn hợp.
 
Đặc biệt, từ năm 2014, các cơ quan nhà nước đã được Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp dịch vụ chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng khi thực hiện cần chủ động, tăng cường áp dụng chữ ký số để xác thực và gửi qua mạng các tài liệu, văn bản hành chính nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn của nội dung và giá trị pháp lý của văn bản điện tử. Văn bản điện tử trao đổi nếu đã được xác thực bằng chữ ký số thì không phải gửi kèm văn bản giấy, trừ trường hợp có quy định bắt buộc của pháp luật hoặc quy định khác của cấp có thẩm quyền.

(Thu Hương)