Siết quản lý hóa đơn bằng hệ thống xác thực

Dự án xây dựng hệ thống xác thực hóa đơn (ICS) đã được Tổng cục Thuế triển khai từ cuối năm 2013. Dự án nhận được sự quan tâm rất lớn từ lãnh đạo Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế, vì khi triển khai xong dự án thì việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp, sẽ được giảm thiểu đáng kể. Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí trong việc phát hành và quản lý hóa đơn. Đồng thời, đây cũng là tiền đề tiến tới giao dịch điện tử trong tương lai.   

Siết quản lý hóa đơn bằng hệ thống xác thực
 
Hóa đơn thông thường và hóa đơn xác thực có gì khác?
 
Về mặt bản chất, hóa đơn xác thực hoàn toàn giống hóa đơn thông thường, vẫn phải tuân thủ theo các quy định về hóa đơn. Điểm khác biệt lớn nhất là ở chỗ, mỗi khi doanh nghiệp xuất hóa đơn, hóa đơn đó sẽ được cơ quan thuế dán một chuỗi ký tự duy nhất. Chuỗi ký tự này do hệ thống cơ quan thuế sinh ra.
Trước đây, hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in. Với hệ thống này, doanh nghiệp sẽ sử dụng hệ thống của cơ quan thuế để phát hành hóa đơn và hóa đơn được lưu dưới dạng điện tử.
 
Hệ thống xác thực hóa đơn:Hệ thống cấp mã chống giả hóa đơn bao gồm các thành phần như sau: Phần mềm xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC), đáp ứng việc nhận thông tin hóa đơn từ phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để cấp mã xác thực.
 
Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN), xây dựng trên nền ứng dụng web, cho phép các doanh nghiệp có thể thực hiện lập hóa đơn, gửi dữ liệu hóa đơn cần xác thực tới ICC cũng như nhận dữ liệu hóa đơn đã xác thực trả về từ ICC.
 
Phần mềm khai thác hóa đơn của cơ quan thuế (ICE), được xây dựng trên nền tảng web hỗ trợ cán bộ thuế có thể tra cứu được thông tin hoá đơn của doanh nghiệp đáp ứng các nhu cầu nghiệp vụ của ngành; hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu xác minh hóa đơn qua internet.
 
Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), thực hiện việc xuất hoá đơn theo đúng định dạng chuẩn của cơ quan thuế. Hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện và an toàn trong quá trình tạo và quản lý hóa đơn tự in và hóa đơn điện tử.
 
Hệ thống thiết bị đặc thù sinh số HĐ và mã xác thực, thực hiện việc sinh số hóa đơn và mã xác thực cho dữ liệu hóa đơn được gửi tới từ phần mềm xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC). Hệ thống này gồm hai thành phần sinh số hóa đơn và mã xác thực tại trung tâm và tại doanh nghiệp.
 
Phần mềm tra cứu hóa đơn dành cho doanh nghiệp, cung cấp thông tin về hóa đơn để bên mua có thể tra cứu kiểm tra thông tin trên hóa đơn do bên bán cung cấp.
 
Cách thức để lập hóa đơn, nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp, cơ quan thuế đưa ra rất nhiều hình thức giúp doanh nghiệp có thể kết nối tới cơ quan thuế lập hóa đơn: Doanh nghiệp kết nối trực tiếp đến phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp ICA do cơ quan thuế cung cấp hoặc kết xuất hóa đơn từ các phần mềm ERP tới VAN hoặc ICA theo các chuẩn định dạng do Tổng cục Thuế cung cấp.
 
Đối với các doanh nghiệp có số lượng phát hành hóa đơn nhiều có thể sử dụng thiết bị số hóa đơn và mã chống giả tại doanh nghiệp để. Thiết bị này sẽ đồng bộ dữ liệu đã xác thực định kỳ với trung tâm dữ liệu của Tổng cục Thuế.
 
Doanh nghiệp lợi ích gì khi dùng xác thực hóa đơn
 
Lợi ích nổi bật mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp chính là giúp tránh tình trạng lợi dụng để làm giả hóa đơn của doanh nghiệp. Cụ thể, để lập được một tờ hóa đơn, doanh nghiệp cần có chữ ký điện tử ký trên hóa đơn. Chữ ký điện tử này được cấp bởi các tổ chức có uy tín và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam.
 
Ngoài ra, trước khi sử dụng các doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng với cơ quan Thuế. Bên cạnh đó, trên mỗi một tờ hóa đơn sẽ có một mã xác thực và khi kiểm tra thông qua mã này, khách hàng sẽ có thể tra cứu và kiểm tra được thông tin của hóa đơn.
 
Số định danh hóa đơn là duy nhất và không bị trùng lặp. Thiết bị PSD lưu trữ các giao dịch bằng những thanh ghi bảo mật và một số thanh ghi tổng giúp kiểm tra được tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn (so với CSDL).
 
Đồng thời, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ và quản lý hóa đơn, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp phân phối, phải xuất nhiều hóa đơn trong ngày. Từ đó giảm được chi phí chung cho toàn xã hội.
 
Dự án trong giai đoạn triển khai thí điểm kéo dài từ tháng 9/2013 đến tháng 9/2014. Theo lộ trình, trong quý 3 và quý 4 năm 2014, hệ thống ICS sẽ được triển khai thí điểm cho 200 doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hà Nội và  TP. Hồ Chí Minh. Việc thí điểm tại các doanh nghiệp này nhằm đánh giá để hoàn thiện chính sách về hóa đơn phù hợp với thực tế đồng thời hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin của ngành Thuế trước khi triển khai rộng toàn quốc.
 
Dự án được đánh giá là một “bước nhảy ngoạn mục” trong công tác hiện đại hóa việc quản lý hóa đơn, và với mong muốn mang lại lợi ích cao nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các cán bộ công nghệ thông tin ngành Thuế đang nỗ lực hết mình để dự án được triển khai theo đúng lộ trình đã đề ra.
 
(Thu Hằng)