9 bí quyết giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp (Phần 1)

Giao tiếp nội bộ là một phần không thể thiếu và quyết định cho hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp các ý tưởng, thông tin và nhiệm vụ được truyền đạt rõ ràng, cũng như giúp cho các nhân viên làm việc nhóm hiệu quả hơn, tránh những hiểu lầm đáng tiếc hay mất công sức vào những nhiệm vụ nhỏ nhặt không đáng có.

Ảnh minh họa - nguồn Internet.Ảnh minh họa - nguồn Internet.

Ben Horowitz, người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng bậc nhất thung lũng Silicon, từng nói rằng: “Chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp. Nếu mọi người nhìn chung một hướng, công ty chắc chắn sẽ vận hành tốt. Nếu không, dần dần mọi thứ sẽ rất tệ”.

Doanh nghiệp cần có một giải pháp giao tiếp hiệu quả, giúp nhân viên nắm bắt, xác nhận thông tin một cách nhanh gọn và dễ dàng, cũng như truyền đạt cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của chiến lược, tầm nhìn, mục tiêu của công ty. Để giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố sau:

Định hướng chiến lược

Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp có mục đích chính là giúp nhân viên thực hiện được các mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Chính vì cậy, công ty cần truyền đạt định hướng chiến lược của mình sao cho hiệu quả, và khiến cho nhân viên hiểu rõ để áp dụng và công việc và hành động của mình mỗi ngày

Sự thống nhất và hòa hợp

Kĩ năng hùng biện và sử dụng ngôn ngữ thì rất hiệu quả khi thuyết trình sản phẩm, hay khi quản lý các vấn đề. Tuy nhiên, để truyền đạt hiệu quả và xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm thì còn cần sự hòa hợp với các quy tắc, quy trình của công ty và nhiều yếu tố bên ngoài khác. Vì vậy, công ty cần lưu ý đến yếu tố thống nhất giữa các thông báo, thông tin nội bộ, cũng như các chính sách và kế hoạch của mình.

Thái độ và sự tôn trọng

Yếu tố căn bản để giao tiếp hiệu quả và tạo nên niềm tin là sự tôn trọng lẫn nhau của các bên. Nếu như doanh nghiệp tạo được quy tắc ứng xử hoài hòa và tạo điều kiện cho những mối quan hệ thực chất như vậy thì nhân viên sẽ ngày càng phát triến vượt bậc so với những nơi không có điều này. Thành công của doanh nghiệp rõ ràng là phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc sáng tạo của nhân viên nhưng theo đúng nguyên tắc hay những giá trị mà doanh nghiệp tin tưởng và xây dựng. Vì thế, thái độ và sự tôn trọng khi giao tiếp chính là nền tảng dẫn tới thành công của công ty.

Thái độ lắng nghe cũng là một yếu tố quan trọng để có thể giao tiếp tốt trong nội bộ doanh nghiệp. Nếu như bạn không lắng nghe và có thể đóng góp quan điểm, ý tưởng của mình về những thông tin hay thông điệp được đưa ra, việc thông tin được truyền đạt và giao tiếp đến bạn sẽ không thể được hoàn thành. Việc lắng nghe không chỉ nằm ở chỗ bạn biết chờ và chú ý vào những điều được truyền tải, nó còn nằm ở thái độ lịch sự được thể hiện trong tư thế, dáng điệu của bạn. Biết cách lắng nghe là một kĩ năng tốt, và đầu tư thời gian để đoán trước được suy nghĩ của người khác là một khoản đầu tư có lợi, bởi nó khiến ta khiêm tốn hơn để học hỏi được nhiều hơn.

Sự rõ ràng

Tiêu chí hàng đầu của chất lượng thông tin là sự rõ ràng. Thiếu đi sự rõ ràng trong thông tin thì sẽ gây nhầm lẫn và lộn xộn. Khi thông tin nội bộ được truyền đạt rõ ràng, rành mạch sẽ dễ thu hút được sự chú ý và quan tâm của nhân viên. Thông tin nội bộ, đặc biệt là những thông báo toàn công ty, muốn rõ ràng thì cần cân bằng về ý nghĩa và số lượng từ ngữ. Ngôn ngữ nên là ngôn ngữ giao tiếp thân thuộc hàng ngày, bởi thế sẽ gần gũi với mọi người hơn là những bài cáo thị hay diễn văn nghiêm túc và lạnh lùng.

Thông tin chiến lược

Nội dung của giao tiếp nằm ở thông tin, khi thông tin được lưu thông nhanh nhậy và đều đặn sẽ giúp công ty phát triển và làm giàu vốn kinh nghiệm của công ty đó. Các doanh nghiệp nên khuyến khích và duy trì một hệ thống thông tin đáng tin cậy, bảo mật và có tính tức thời để từ đó đưa ra các kế hoạch chiến lược. Để làm được điều này, chủ doanh nghiệp và các quản lý trong công ty cần có sự đầu tư công sức, ứng dụng công nghệ phù hợp, và tận dụng sự ủng hộ tham gia của đội ngũ nhân viên. Sự truyền đạt thông tin hiệu quả hay không chính là một thước đo để dự đoán khả năng hoàn thành công việc.

(NQ)