9 bí quyết giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp (Phần 2)

Giao tiếp nội bộ là một phần không thể thiếu và quyết định cho hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp các ý tưởng, thông tin và nhiệm vụ được truyền đạt rõ ràng, cũng như giúp cho các nhân viên làm việc nhóm hiệu quả hơn, tránh những hiểu lầm đáng tiếc hay mất công sức vào những nhiệm vụ nhỏ nhặt không đáng có.

9 bí quyết giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp (Phần 2)

Doanh nghiệp cần có một giải pháp giao tiếp hiệu quả, giúp nhân viên nắm bắt, xác nhận thông tin một cách nhanh gọn và dễ dàng, cũng như truyền đạt cho nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của chiến lược, tầm nhìn, mục tiêu của công ty. Để giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp hiệu quả, ngoài những tính chất đã đề cập ở bài viết phần 1, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các điểm dưới đây:

Vai trò của mỗi nhân viên

Việc trao đổi thông tin đúng thời điểm và hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào vai trò của các nhân viên trong công ty của bạn. Vì vậy, doanh nghiệp cần giúp cho nhân viên xác định rõ trách nhiệm của mình để có thể đóng góp cho công việc, và việc giao tiếp nội bộ, phối hợp làm việc nhóm trong công ty. Trách nhiệm của nhân viên trong luồng giao tiếp nội bộ cần được làm rõ giữa các bước gửi và nhận thông tin, cũng như lập được các mối quan hệ trong network của mình để có điều kiện thu thập được thông tin chiến lược đáng tin cậy.

Quy trình và hệ thống

Trong cuốn sách “The 4-hour workweek”, tác giả Timothy Ferris, đồng thời là nhà đầu tư của Facebook, Twitter, Uber, Evernote đã từng nhấn mạnh: “Sử dụng con người để nâng tầm một quy trình chuẩn thì sẽ nhân nhiều lần hiệu quả đầu ra. Nhưng chỉ cần một quy trình tồi để nhân lên nhiều lần các vấn đề rắc rối”.

Một quy trình tốt mang lại sự nhân bản, khi có quy trình, mọi công việc sẽ nhân bản vô cùng nhanh chóng. Và từ đó, công việc và chuyên môn sẽ được dễ dàng trao đổi, huấn luyện và kế thừa. Khi xây dựng được quy trình, doanh nghiệp đã hệ thống hóa được được kinh nghiệm, chuyên môn, các phương án xử lý cho người mới. Việc giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp cũng từ đó mà trở nên ngày càng hiệu quả và tăng hiệu suất làm việc cho cả công ty. Bên cạnh đó, khuôn khổ cũng là một nhân tố quan trọng để quy trình của công ty hoạt động và giao tiếp nội bộ hiệu quả. Nó đòi hỏi người nhân viên đảm nhận công việc phải khéo léo và thận trọng.

Phương pháp và công cụ

Giao tiếp nội bộ doanh nghiệp về bản chất là một công việc không bao giờ kết thúc, và mục đích chính của nó không phải là để làm những thứ to tát viễn tưởng như là làm thế nào để thành công, mà chủ yếu là để giúp cho các đầu việc, nhiệm vụ được hoàn thành. Việc giao tiếp nội bộ nên tạo ra sự liên kết giữa lãnh đạo, quản lý công ty và các nhân viên.

Công cụ để giao tiếp nội bộ ảnh hưởng vô cùng lớn tới hiệu suất làm việc của nhân viên trong công ty, sự phối hợp để làm việc nhóm, cũng như tới văn hóa làm việc và văn hóa tập thể của nội bộ doanh nghiệp. Một công cụ tốt sẽ khiến cho việc gia tiếp được dễ dàng, các thành viên trong nhóm dự án, trong phòng ban phối hợp ăn ý, và từ đó thói quen làm việc hiệu quả của công ty cũng như việc thành lập văn hóa công ty trở có thể đạt được. Những thành viên mới cũng sẽ không gặp khó khăn khi gia nhập vào công ty, và có thể hòa nhập nhanh chóng với văn hóa cũng như guồng làm việc của những thành viên còn lại. Một mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp như worktime.vn mang lại tất cả những lợi ích đó bởi nó tạo điều kiện cho sự trao đổi, đồng thời giúp cho thông tin được sắp xếp rõ ràng theo hệ thống, cũng như tất cả mọi thành viên trong công ty cùng làm việc trên một nền tảng cuối cùng, thuận tiện và hiệu quả khi cần phối hợp với nhau.

Liên tục đổi mới

Các lý thuyết về quản lý doanh nghiệp luôn được đổi mới, và liên tục cập nhật. Ngoài ra chiến lược của doanh nghiệp cũng phải luôn thay đổi cho phù hợp với hoàn cảnh của thị trường cũng như của năng lực nội tại của công ty. Ngoài ra, cuộc cách mạng về công nghệ đang thay đổi cách chúng ta trao đổi, giao tiếp hàng ngày, cộng vào đó là sự khác biệt giữa các thế hệ nhân viên trong doanh nghiệp. Chính vì thế, việc trao đổi, giao tiếp nội bộ doanh nghiệp cũng cần tìm cho mình những phương án, công cụ, và cách thức mới để theo kịp với những sự thay đổi này để đạt được mục đích, hiệu quả cao nhất cho việc giao tiếp nội bộ doanh nghiệp.

(NQ)