Lợi ích của thuê ngoài dịch vụ CNTT

(eFinance Online) - Trước đây để phát triển ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) cho đơn vị mình, các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp ngoài việc phải lập dự án, tổ chức đấu thầu, tổ chức nhân sự lo vận hành kiểm soát hệ thống, quản lý hạ tầng, bảo mật, đảm bảo chất lượng dịch vụ, kinh phí đầu tư… Hiện nay, công việc đã đơn giản hơn vì có thể thuê ngoài dịch vụ CNTT theo Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.

Khái niệm thuê ngoài dịch vụ CNTT

Thuê ngoài các dịch vụ CNTT (IT Outsourcing - viết tắt là ITO) là một khái niệm để chỉ việc một tổ chức, doanh nghiệp sử dụng các dịch vụ liên quan đến CNTT từ các nhà cung cấp chuyên nghiệp bên ngoài thay vì tự tổ chức thực hiện (in-house).

Các dịch vụ được thuê ngoài có thể là một phần hoặc toàn bộ các công việc từ xây dựng đến quản lý, vận hành và chuyển giao tất cả các thành phần của hệ thống thông tin (bao gồm phần mềm, hạ tầng CNTT, chính sách khai thác, vận hành, nguồn nhân lực).

Mục đích của việc thuê ngoài này là nhằm tối ưu hóa chi phí, tận dụng nguồn nhân lực của các nhà cung cấp dịch vụ CNTT bù đắp thiếu hụt về nhân lực CNTT của tổ chức để nâng cao chất lượng hệ thống CNTT, đạt được một mức độ an toàn và sẵn sàng cao hơn của hệ thống, cũng như khả năng tập trung phát huy những mặt mạnh của tổ chức, doanh nghiệp.

Lợi ích của thuê ngoài dịch vụ CNTT

Lợi ích về nguồn nhân lực

Tập trung nguồn lực: Các tổ chức sau khi thuê ngoài dịch vụ CNTT sẽ có thêm thời gian và nguồn lực để tập trung vào những nhiệm vụ then chốt và cốt lõi. Nhà quản trị CNTT của tổ chức sẽ có thời gian để tập trung vào việc phát triển các định hướng chiến lược về CNTT đáp ứng tốt hơn chiến lược nghiệp vụ của tổ chức và tập trung vào việc quản trị quy trình thuê ngoài dịch vụ CNTT để đạt hiệu quả cao nhất.

Hiệu suất: Nhà cung cấp dịch vụ ITO có thể điều phối nhân lực, do đó với những nhân lực quý hiếm, họ sẽ sử dụng triệt để. Kết quả là họ có thể tính mức phí thấp hơn là khách hàng tự làm. Hầu hết các tổ chức chuyển sang dùng ITO đều ghi nhận mức chi phí hỗ trợ CNTT giảm từ 20-30%.

Dự phòng: Là thế mạnh rõ ràng của ITO. Với lực lượng đông đảo, các nhà cung cấp không gặp nhiều khó khăn để đảm bảo khách hàng được phục vụ liên tục. Họ thường có cơ chế để luôn luôn có một số nhân viên có thể thay thế lẫn nhau cho một khách hàng. Các rủi ro về gián đoạn hoạt động do thiếu dự phòng về con người của tổ chức, doanh nghiệp do đó sẽ chuyển hết sang nhà cung cấp dịch vụ ITO.

Tâm lý: Đối với nhà cung cấp dịch vụ ITO, nhân viên CNTT là lực lượng lao động chính, nên họ có thể cất nhắc nhân viên lên các vị trí cao, thậm chí là lãnh đạo công ty. Do đó các nhân viên cũng có động lực mạnh hơn để trau dồi chuyên môn và gắn bó với nhà cung cấp.

Tính chuyên nghiệp: Bằng việc sử dụng dịch vụ ITO của nhà cung cấp chuyên nghiệp, khách hàng có thể đào tạo, xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân viên của mình thông qua việc tham gia vào công việc hỗ trợ các hệ thống thông tin cùng với các chuyên gia, kỹ sư của nhà cung cấp. Đội ngũ nhân viên này sẽ trở thành lực lượng chủ chốt trong việc hỗ trợ sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin khi khách hàng kết thúc hợp đồng sử dụng dịch vụ ITO của nhà cung cấp.

Lợi ích về chất lượng dịch vụ

Nhà cung cấp dịch vụ CNTT là đơn vị chuyên nghiệp về CNTT nên có hệ thống đào tạo bài bản cho nhân viên, cũng như các phòng thí nghiệm để thử nghiệm giải pháp trước khi đưa ra cho khách hàng. Họ cũng có các hệ thống giám sát về chất lượng công việc của nhân viên và đảm bảo quy trình dịch vụ. Các dịch vụ họ cung cấp do đó có tính chuyên nghiệp cao. Với việc đảm bảo về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực CNTT của nhà cung cấp dịch vụ ITO, các dịch vụ CNTT phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao và đảm bảo chất lượng.

Lợi ích về kỹ thuật, công nghệ

Các dịch vụ ITO của các nhà cung cấp được xây dựng dựa trên sự kết tinh của các công nghệ tầm cỡ thế giới. Các giải pháp công nghệ được kết tinh trong các dịch vụ ITO là các giải pháp đã qua kiểm chứng.Vì vậy, khách hàng sử dụng dịch vụ ITO của nhà cung cấp luôn được tiếp cận với các công nghệ hiện đại đồng thời luôn có cơ hội học hỏi, tiếp thu các thực hành tốt nhất được đúc kết qua kinh nghiệm thành công, thất bại của nhiều công ty lớn trên thế giới trong việc ứng dụng CNTT.

Lợi ích về chi phí

Thống kê chung cho thấy sử dụng ITO tiết kiệm hơn so với tự làm. Có thể lấy một số ví dụ như: 

Chi nghiên cứu phát triển: Nếu tự thực hiện thì tổ chức phải chịu toàn bộ chi phí nghiên cứu phát triển. Trong khi nhà cung cấp dịch vụ ITO có thể đầu tư nghiên cứu phát triển 1 lần để cung cấp dịch vụ cho nhiều khách hàng. Do đó chi phí nghiên cứu phát triển tính cho 1 khách hàng sẽ giảm xuống.

Chi cho con người: Với việc sử dụng nguồn nhân lực của nhà cung cấp ITO thì tổ chức sẽ giảm được áp lực về tuyển dụng thêm cán bộ CNTT để đáp ứng nhu cầu vận hành hệ thống CNTT ngày càng tăng. Từ đó giảm được chi cho con người bao gồm chi phí tuyển dụng, trả lương, đào tạo, huấn luyện…

Chi cho cơ sở vật chất: Trong nhiều phương án ITO thì một phần hoặc toàn bộ nhân viên CNTT của nhà cung cấp dịch vụ ITO có thể làm việc tại văn phòng của nhà cung cấp mà vẫn quản trị, hỗ trợ hệ thống CNTT của khách hàng. Như vậy tổ chức sẽ không phải đầu tư chi phí cơ sở vật chất để đảm bảo điều kiện làm việc cho số lượng nhân viên này.

Chi trang bị hệ thống CNTT:  Việc trang bị hệ thống CNTT sẽ nhanh chóng hơn nhờ có sẵn nhà cung cấp, dịch vụ trên thị trường, dễ dàng tính được chi phí và có được chất lượng chuyên nghiệp hơn so với tự triển khai. Bên thuê chỉ cần tập trung vào nghiệp vụ chính của mình, không cần duy trì đội ngũ nhân lực để vận hành, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp, phát triển hệ thống, phần mềm. Dễ dàng mở rộng, thu hẹp, hoặc dừng sử dụng tùy theo tình hình thực tế doanh nghiệp. Trong đa số trường hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí vận hành, nhân sự, bảo trì, bảo hành, không bị phụ thuộc vào một công nghệ nhất định, cũng như tránh được việc bị lạc hậu về công nghệ.

Lợi ích có thể thấy rõ ràng là bên thuê không cần chi phí đầu tư ban đầu quá lớn để mua sắm hạ tầng hoặc sản phẩm phần mềm, lại chỉ phải trả cho những gì mình sử dụng theo nhu cầu trong một khoảng thời gian nhất định.

Những hạn chế của việc thuê dịch vụ ITO

Bảo mật: Là vấn đề nhiều nhà quản trị CNTT lo ngại nhất. Họ sợ các nhân viên ITO sẽ tiết lộ thông tin của cơ quan, tổ chức ra ngoài, thậm chí cho các đối thủ.

Trách nhiệm: Nhà cung cấp thiếu trách nhiệm hoặc không đủ năng lực, chậm trễ và không cung cấp nhân viên với phẩm chất cần thiết sẽ làm gián đoạn công việc của tổ chức.

Quản lý đơn vị cung cấp dịch vụ: Việc tổ chức quản lý đơn vị cung cấp dịch vụ ITO cũng cần được quan tâm thích đáng. Nếu không tổ chức quản lý, giám sát, đôn đốc tốt thì chất lượng cung cấp dịch vụ không đảm bảo.

Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đã mở ra một thị trường CNTT được cạnh tranh công bằng, lành mạnh, tạo điều kiện cho nhà quản lý thêm được sự lựa chọn bài toán kinh tế thuê ngoài dịch vụ CNTT hay đầu tư mới để đem lại nguồn lợi nhất cho đơn vị tổ chức mình.

Đi theo xu thế này, trong thời gian qua, Kho bạc Nhà nước đã và đang áp dụng hình thức thuê ngoài dịch vụ CNTT đối với một số đề án trọng điểm. Năm 2012, Kho bạc Nhà nước đã trình Bộ Tài chính và được phê duyệt Đề án thuê ngoài quản trị, vận hành hệ thống TABMIS. Trong thời gian tới, khi triển khai diện rộng dịch vụ công trên toàn quốc, Kho bạc Nhà nước cũng sẽ xây dựng phương án thuê ngoài dịch vụ CNTT hỗ trợ người dùng ngoài hệ thống kho bạc sử dụng dịch vụ công trực tuyến 24/24 giờ trong cả năm kể cả ngày nghỉ, ngày lễ.

(Thành Quang)