Kinh nghiệm triển khai TMS tại Cục Thuế TP Hồ Chí Minh

Là một trong số các đơn vị triển khai dự án “Nâng cấp kiến trúc hệ thống các ứng dụng quản lý các loại thuế hiện hành lên mô hình tập trung (TMS) đợt 3, Cục Thuế TP Hồ Chí Minh đã nhanh chóng thành lập tổ triển khai và chuẩn bị các nội dung cần thiết, tập huấn cho cán bộ nghiệp vụ (người sử dụng ứng dụng) các quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý thuế… từ đó, trở thành đơn vị hoàn thành nhanh nhất, hiệu quả nhất việc đưa TMS vào vận hành.

Cục Thuế TP Hồ Chí Minh là một trong số các đơn vị triển khai dự án “Nâng cấp kiến trúc hệ thống các ứng dụng quản lý các loại thuế hiện hành lên mô hình tập trung (TMS) đợt 3. Cục Thuế TP Hồ Chí Minh là một trong số các đơn vị triển khai dự án “Nâng cấp kiến trúc hệ thống các ứng dụng quản lý các loại thuế hiện hành lên mô hình tập trung (TMS) đợt 3.

Quán triệt từ lãnh đạo đến cán bộ

Mục tiêu của dự án TMS là nhằm nâng cấp kiến trúc hệ thống các ứng dụng phục vụ công tác quản lý thuế (QLT) đang ở mô hình phân tán lên mô hình tập trung, giữ nguyên các quy định và xử lý nghiệp vụ như hệ thống hiện hành. Việc nâng cấp kiến trúc lên mô hình tập trung làm tăng khả năng kiểm soát việc áp dụng thống nhất các quy trình nghiệp vụ QLT tại các cơ quan thuế (theo 3 cấp). Có khả năng tổng hợp và cung cấp dữ liệu QLT nhanh và tạo điều kiện để mở rộng các dịch vụ điện tử cung cấp cho người nộp thuế (NNT). Đồng thời khắc phục tình trạng dữ liệu NNT không đồng nhất giữa các ứng dụng.

Hiện trên địa bàn thành phố, tổng số hộ kinh doanh cá thể là 215.738; tổng số doanh nghiệp là 147.027; tổng số hộ nộp thuế đất phi nông nghiệp là 1.316.071. Nhìn vào các con số trên có thể thấy, khối lượng NNT trên địa bàn TP Hồ Chí Minh đang ở mức đông nhất cả nước, các loại hình kinh doanh lại đa dạng và phức tạp. Điều này có nghĩa khối lượng dữ liệu chuyển đổi sẽ rất lớn.  Hơn thế nữa, số cán bộ chuyên môn CNTT của cục chỉ chiếm 1% trên tổng số 4.000 cán bộ công chức. Nếu khâu chuẩn bị không tốt sẽ không chỉ làm chậm tiến độ, ảnh hưởng đến kết quả triển khai, mà còn có thể làm gián đoạn công tác quản lý.

“Vì thế, ngay từ những ngày đầu tiên, lãnh đạo Cục Thuế TP Hồ Chí Minh luôn xác định đây sẽ là một thách thức lớn của cục. Do đó, các nội dung triển khai TMS luôn được đưa ra thảo luận trong các cuộc họp giao ban của lãnh đạo cục, từ đó phổ biến quán triệt xuống từng cán bộ tại các chi cục thuế của địa phương. Từ lâu, ban lãnh đạo Cục Thuế TP Hồ Chí Minh luôn chú trọng và quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý thuế, và chỉ đạo điều hành nội bộ, xác định đây là tính tất yếu trong giai đoạn cải cách, hiện đại hóa công tác thuế hiện nay. Với ưu thế là một trong những cục thuế có số thu lớn nhất nước, hệ thống hạ tầng truyền thông của TP Hồ Chí Minh luôn được nâng cấp, bổ sung, ổn định, hoạt động 24/24 giờ. Nhờ vậy bước đi đầu tiên của đơn vị khi triển khai gặp nhiều thuận lợi.”, đại diện Cục Thuế TP Hồ Chí Minh chia sẻ.

Vì là hệ thống tập trung, nên mọi sự cố xảy ra tại hệ thống đều ảnh hưởng đến nhiệm vụ thu thuế của các cơ quan thuế và bản thân người nộp thuế (NNT). Vấn đề về đường truyền dữ liệu cũng là một mối quan tâm rất lớn; khai thác được dữ liệu ảnh hưởng không nhỏ đến việc phục vụ NNT hoặc phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra.

Nhận thức được tính phức tạp của việc triển khai TMS, Cục Thuế TP Hồ Chí Minh đã kịp thời ban hành Quyết định số 3527/QĐ-CT ngày 14/11/2014 về việc thành lập Tổ chỉ đạo triển khai TMS và quyết định số 3528/QĐ-CT ngày 14/11/2014 về việc thành Tổ triển khai TMS. Đồng thời, thành lập ra các nhóm hỗ trợ để xây dựng lực lượng hạt nhân nòng cốt cho cả quá trình thực hiện. Trong suốt quá trình thực hiện, các thành viên Tổ triển khai nắm rõ từng mảng công việc tại đơn vị và xử lý theo định hướng đã được thống nhất trong Ban chỉ đạo. Mỗi phương án xử lý vướng mắc được đề ra đều được các phòng/đội liên quan thống nhất và thực thi triệt để.

Các vướng mắc chưa xử lý được ở chi cục thuế được tổng hợp lại và chuyển về cục thuế để đến chiều thứ 6 hàng tuần, căn cứ theo các phần việc mà Tổ chỉ đạo đưa ra, đồng thời dựa trên những ghí nhận từ việc triển khai trực tiếp của nhóm hỗ trợ, Tổ triển khai đều phải có báo cáo đánh giá kết quả thực hiện và phản ánh ngay các khó khăn vướng mắc để cục thuế có phương án xử lý phù hợp.

Song song với đó, công tác đào tạo cán bộ chủ lực (key users) cũng được chú trọng. Các cán bộ chủ lực theo định hướng phải là Lãnh đạo Phòng/Đội nghiệp vụ; có kinh nghiệm và nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ; là nhân sự chủ lực để tập huấn lại cho đơn vị, tham gia tổ triển khai của cục thuế khi có yêu cầu.

Bên cạnh đó, Cục Thuế TP Hồ Chí Minh cũng đã tổ chức nhóm hỗ trợ tập trung tại văn phòng cục thuế trực, hỗ trợ và 24 chi cục thuế. Theo đó, lực lượng chính là các key users, huy động lực lượng từ các phòng/đội chức năng để hỗ trợ. Đồng thời, bố trí “đường dây nóng” để liên lạc hỗ trợ. Cuối mỗi ngày đều có đánh giá những vấn đề chưa xử lý được hoặc cần xin ý kiến chỉ đạo. Ngoài ra, việc cung cấp tài liệu hướng dẫn rút gọn và xúc tích cho từng chức năng để người dùng có thể xử lý ngay lỗi của đang phát sinh.

Chú trọng chất lượng hơn tiến độ

Trên cơ sở khảo sát, học tập kinh nghiệm từ các Cục Thuế Vũng Tàu; Bắc Ninh; Phú Thọ - những đơn vị triển khai TMS trước đó, Cục Thuế TP Hồ Chí Minh đã quyết định vận hành TMS theo mô hình cấp cục thuế thống nhất từ văn phòng cục thuế đến các chi cục thuế. Trong quá trình chuẩn hoá dữ liệu, bên cạnh những số liệu phải chuẩn hoá theo yêu cầu từ Tổng cục Thuế, cục thuế đã chủ động lấy số liệu chênh lệch từ các ứng dụng đề nghị các chi cục thuế  phải kiểm tra, điều chỉnh để đảm bảo độ chính xác so với thực tế quản lý. Vì khối lượng dữ liệu cần chuẩn hoá rất lớn lên tới 1.760.033 trường hợp mà nhân lực mỏng, thời gian gấp nên cục thuế đã lựa chọn các nội dung chuẩn hoá được ưu tiên gồm: Các trường hợp có lỗi nhiều và giống nhau; các DN có số thuế, số nợ lớn; các sắc thuế chủ yếu GTGT, TNDN, phi nông nghiệp... Cục thuế cũng quán triệt nguyên tắc làm việc là nghiêm túc triển khai theo chỉ đạo, quan tâm đến chất lượng hơn là tiến độ để đảm bảo kiểm soát mọi vấn đề phát sinh. Đồng thời, quán triệt và chỉ đạo ngay các vướng mắc, không để tồn ứ ảnh hưởng đến công tác chung.

Với phương thức tổ chức đối chiếu tập trung, trong đợt đầu tiên, Cục Thuế TP Hồ Chí Minh đã huy động 150 cán bộ đang phụ trách mảng đối chiếu dữ liệu tại các phòng quản lý và 24 chi cục thuế cùng với 90 máy tính và 5 máy in có kết nối mạng. Chỉ tiến hành in và ký nhận lưu giữ tạm biên bản tổng hợp, chi cục thuế tự in biên bản và đóng dấu tại chi cục thuế. 21/25 hoàn thành vào buổi sáng, đến 16h thì hoàn thành 100%, tất cả chỉ thực hiện trong 1 ngày.

Trong đợt 2, đối chiếu giữa dữ liệu trung gian và dữ liệu chuyển vào TMS, thấy trước được trước số lượng biên bản đối chiếu chi tiết khá lớn, nên để tiết kiệm công sức và rút ngắn thời gian, Tổ triển khai TMS đã đề nghị Tổng cục Thuế cung cấp trước biên bản đối chiếu, tài khoản truy cập và tài liệu hướng dẫn đối chiếu trước 5 ngày; đồng thời cục thuế đã thống nhất với Tổng cục Thuế tại điểm đối chiếu tập trung không in mà chỉ chép dữ liệu biên bản đối chiếu tổng hợp và chi tiết vào USB và ký niêm phong, sau khi về đến đơn vị, các phòng quản lý và chi cục thuế mới in biên bản ra giấy, ký, đóng dấu và chuyển lên cục thuế. Với cách làm của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh cho thấy tính hiệu quả cao trong việc chuyển đổi và đối chiếu dữ liệu lên hệ thống mới TMS.

Đa dạng hình thức hỗ trợ

Sau quá trình chuẩn hóa dữ liệu, công tác nhập đuổi và vận hành TMS chính thức diễn ra. Bên cạnh việc hướng dẫn hỗ trợ vận hành tập trung tại văn phòng cục thuế, Cục Thuế TP Hồ Chí Minh đã hướng dẫn, hỗ trợ trực tiếp các cán bộ trực tiếp tại đơn vị. Theo đó,  đã có nhiều các vấn đề vướng mắc của người sử dụng phát sinh. Tổ triển khai của cục thuế phải thực hiện ghi nhận đầy đủ các vấn đề này và chuyển cho Tổ triển khai Tổng cục Thuế, đề nghị có hướng dẫn chi tiết kịp thời tháo gỡ cho các đơn vị trong quá trình nhập đuổi dữ liệu.

Bên cạnh đó, thành lập nhóm hỗ trợ trực hỗ trợ tập trung tại Văn phòng cục thuế hỗ trợ công tác vận hành ứng dụng. Các hình thức hỗ trợ được đa dạng từ qua điện thoại, qua email, hỗ trợ trực tiếp. Đội hỗ trợ của chi cục thuế hỗ trợ tại đơn vị, trường hợp không thể hỗ trợ thì chuyển lên mức 2 (email, điện thoại) tại cục thuế. Đội hỗ trợ Văn phòng cục được phân công hỗ trợ trực tiếp cho đơn vị tiếp nhận và hỗ trợ cho đơn vị, trường hợp không hỗ trợ được thì chuyển lên ứng dụng quản lý yêu cầu hỗ trợ CA.

Để kịp tiến độ nhập đuổi cũng như khóa sổ, Cục thuế xác định công tác kiểm tra giám sát rất quan trọng và cần thiết. Tổ chỉ đạo đã yêu cầu các chi cục thuế, các phòng phải thực hiện báo cáo tiến độ thực hiện hằng ngày về số lượng đã xử lý và chưa xử lý các nội dung như: Tờ khai kê khai qua mạng (iHTKK); tờ khai mã vạch do NNT nộp trực tiếp tại cơ quan thuế; tờ khai mã vạch bị sai mẫu, cần phải xử lý thủ công;…

Bài học kinh nghiệm

Mặc dù vẫn còn phát sinh lỗi trong quá trình triển khai, nhưng Cục Thuế TP Hồ Chí Minh cũng tự rút ra cho mình những bài học kinh nghiệm từ TMS để có thể áp dụng khi tiếp cận các công nghệ quản lý mới tiếp theo.

Theo đó, công tác rà soát, kiểm tra, chuẩn hóa số liệu thuế phải thường xuyên và theo định kỳ (đối tượng quản lý, tờ khai, số nợ…). Việc tổ chức rà soát số liệu, đối chiếu dữ liệu cần tổ chức họp thường xuyên, trao đổi với nhóm hỗ trợ để làm rõ trách nhiệm, vai trò của các bên; từ đó giúp cho cục thuế có thể tổ chức triển khai tốt công tác rà soát số liệu, đối chiếu dữ liệu. Việc rà soát số liệu nên thực hiện chuẩn hóa có trình tự nhất định: Mã số thuế; đăng ký tờ khai phải nộp, tờ khai, chứng từ, nợ…

Đảm bảo tính nhất quán khi đối chiếu dữ liệu, tránh tình trạng một số lỗi như: Có trong sổ thuế nhưng không có tờ khai, NNT có dữ liệu ở cơ quan thuế A nhưng do cơ quan thuế B quản lý,…

Về cách thức thực hiện đối chiếu, thay vì đối chiếu bằng thủ công, đối chiếu xác suất từ bản giấy in ra từ tool của TCT và dữ liệu trên QLT, cục thuế thực hiện đối chiếu bằng file excel kết xuất từ tool của TCT và file excel kết xuất từ QLT. Dùng hàm vloockup để dò tìm đối chiếu, đối chiếu 100%, kết quả đạt thực hiện thống nhất nhanh chóng và hiệu quả trong 1 ngày đã đối chiếu hoàn thành 24 chi cục thuế và văn phòng cục.

Bên cạnh những nguyên nhân khác, yếu tố công tác bố trí nhân sự đóng vai trò then chốt góp phần thành công trong quá trình triển khai từ các cấp lãnh đạo, tổ chỉ đạo, tổ triển khai và lực lựợng nòng cốt… Phải thường xuyên tổ chức các buổi hội nghị (tháng), họp định kỳ (tuần), chế độ báo cáo thường xuyên (ngày). Qua đó nắm bắt được tíên độ thực hiện, các vướng mắc còn tồn tại từ đó có chỉnh đề xuất, chỉ đạo quyết liệt và kịp thời.

Với nguồn nhân lực và thời gian ngắn, trong khi khối lượng cần chuẩn hóa quá lớn thì cần xác định các nội dung ưu tiên chuẩn hóa trước như: Các trường hợp có số lỗi nhiều và giống nhau. Do đó khi xử lý được lỗi này có thể làm tương tự cho các trường hợp khác; các DN có số thuế lớn, nợ lớn; sắc thuế chủ yếu như: PNN, GTGT, TNDN…

Thêm vào đó là tin thần chủ động sáng tạo, vận dụng phù hợp. Cần nghiêm túc chấp hành chỉ đạo của cấp trên, nhưng vẫn không ngừng chủ động sáng tạo giải quyết công việc theo đặc thù riêng tại đơn vị tránh áp dụng rập khuôn máy móc.

Tổ triển khai cục thuế cần nghiên cứu, xem xét kỹ tính khả thi và mức độ hiệu quả khi áp dụng tại đơn vị mình và chủ động, sáng tạo để đề xuất những phương án triển khai mang tính hiệu quả phù hợp hơn với đặc thù từng đơn vị. Cách làm đúng quyết định hiệu quả triển khai và giảm thiểu lỗi phát sinh.

Cuối cùng quan trọng nhất là phải quán triệt quan điểm là những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai cần có cơ chế phòng ngừa, phát hiện sớm, báo cáo, giải quyết ngay; thông tin được trao đổi kịp thời, chính xác và thông suốt giữa các cấp, tránh tình trạng chuyển tồn đọng sang giai đoạn sau và cuối cùng là không thể giải quyết được.

(Bạch Diệp)