Quy trình đăng ký, phát hành hóa đơn xác thực của cơ quan thuế

Theo Quyết định 1209/QĐ-BTC, từ nay đến hết tháng 12/2016, một  số doanh nghiệp trên địa bàn TP.Hồ Chí Minh và Hà Nội sẽ được áp dụng thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Ảnh minh họa - nguồn internet.Ảnh minh họa - nguồn internet.

>>Thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực tại Hồ Chí Minh và Hà Nội

DN thực hiện truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực. Nội dung đăng ký bao gồm: Đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực; đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn xác thực và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Trong thời hạn ba 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của DN, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của DN về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.

Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp. Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế cũng thông báo lý do không chấp nhận cho DN.

Trường hợp DN có nhu cầu sử dụng nhiều tài khoản, DN truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc phần mềm lập hóa đơn cho DN (ICA) thực hiện tạo các tài khoản cấp 2.

Trước khi sử dụng hóa đơn xác thực, DN phải truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để đăng ký phát hành hoá đơn xác thực theo mẫu. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực bao gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành, phần mềm sử dụng để lập hóa đơn xác thực.

Trường hợp DN sử dụng đồng thời cả phần mềm lập hóa đơn cho DN (ICA), phần mềm lập hóa đơn riêng của DN (LHD) và phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để lập hóa đơn, DN phải đăng ký thông tin phát hành hóa đơn xác thực cho từng phần mềm.

DN được sử dụng hóa đơn xác thực sau khi đăng ký phát hành thành công. Thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của DN được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Cũng theo Quy trình này, DN bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể truy cập phần mềm lập hóa đơn cho DN (ICA) hoặc phần mềm xử lý hóa đơn của Tống cục Thuế (VAN) để tra cứu, tìm kiếm thông tin hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực; tra cứu, kết xuất thông tin chi tiết hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã được cấp mã xác thực ra tệp.

Đồng thời, DN cũng truy cập vào đây để kết xuất danh sách hóa đơn đã được xác thực trong kỳ. Bảng kê này tổng hợp chi tiết danh sách các hóa đơn đã xác thực thành công trong kỳ, theo các chỉ tiêu như: mã số thuế người mua, tên người mua, số hóa đơn xác thực, trạng thái hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn, tống tiền chưa có thuế và thuế giá trị gia tăng.

Đối với việc ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, trường hợp doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, doanh nghiệp thực hiện truy cập vào phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để khai báo theo mẫu số 04/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định này. Kể từ thời điểm đăng ký ngừng sử dụng, doanh nghiệp sẽ không tạo được hóa đơn xác thực trên hệ thống nhưng vẫn có thể tra cứu các hóa đơn đã được xác thực.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp đã ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh, mất tích, cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn xác thực đối với doanh nghiệp này.

Thông tin hóa đơn xác thực ngừng sử dụng của doanh nghiệp được cơ quan thuế đăng tải trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

(T.H)