e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng

Nếu đang có trong tay một quán ăn hay nhà hàng ăn nên làm ra, bạn sẽ thấy vất vả khi phải quản lý lịch hẹn của khách. Phần mềm e-Restaurant sẽ là trợ lý đắc lực của bạn với rất nhiều chức năng như theo dõi giờ đặt chỗ, số người, số ghế...

Tạo các meal cụ thể cho từng roomTạo các meal cụ thể cho từng room

Trước hết, bạn tải bản dùng thử với dung lượng khoảng 7,7 MB tại http://www.newfreedownloads.com/Business/Applications/e-Restaurant.html. Sau khi cài đặt phần mềm này, bạn với tư cách là nhà quản trị cần hình dung ra hệ thống nhà hàng của mình để thiết lập lại những thông tin trong menu Administration > Restaurant Configuration.

Theo mặc định, chương trình sẽ để Room là Restaurant và các Meal là Lunch và Dinner. Nếu lấy ví dụ nhà hàng của bạn phục vụ cả ngày thì nên xóa toàn bộ room và meal mặc định (bằng nút Delete Room và Delete Meal) để thiết lập các thông tin mới như sau:

Tại cửa sổ e-Restaurant Configuration > Room, nhấn vào Add Room để tạo mới An sang, An trua và An toi. Tiếp theo, nhấn vào mục Meals > Add Meal để thêm các món ăn cụ thể cho từng room vừa tạo. Với mỗi món ăn bạn có thể đặt giờ, bàn, số người có thể phục vụ vào những mục tương ứng.

Sau khi hoàn thành việc nhập các món ăn, bạn sẽ đặt quyền truy cập vào phần mềm này cho những nhân viên có nhiệm vụ. Vào menu Administration > System Users > Add New User để nhập tài khoản mới với quyền hạn chế. Thường thì bạn chỉ nên đặt quyền thêm danh sách cho họ để tránh bị mất cơ sở dữ liệu. Mỗi người vào phần mềm này nên có một mật khẩu riêng, thiết lập bằng nút Reser Password (mật khẩu mặc định ban đầu là không có gì, chỉ cần nhấn Enter hoặc Log in để vào).

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng ảnh 1
Đặt quyền hạn cho nhân viên.


Thông thường, khi đặt chỗ, khách có thể xác nhận chắc chắn hoặc không. Lúc này, bạn nên đặt các trạng thái đó rõ ràng để dễ quản lý. Trên thanh menu, vào Configuration > Reservation Status List. Một bảng nhỏ hiện ra, bạn có thể chỉnh sửa tùy ý các trạng thái bằng tiếng Việt và màu sắc khác, ví dụ thay Confirm bằng Xac nhan.

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng ảnh 2
Chỉnh sửa trạng thái đặt chỗ của khách.


Sau đó, với tư cách là một nhân viên, bạn làm công việc chính là thêm danh sách đặt chỗ. Khi có người gọi tới, trên thanh công cụ, bạn vào Reservation > New Reservation. Nếu là khách quen, bạn bấm vào mục Find để nhập tên. Chức năng tìm kiếm ở phần mềm này khá tốt vì khi bạn nhập một chữ cái là cả danh sách hiện ngay ra ở cửa sổ bên dưới. Nhân viên chỉ cần bấm vào tên tương ứng rồi chọn OK. Các cài đặt tìm kiếm khá đa dạng như theo trường tên, công ty, địa chỉ hay thành phố...; mục contains trả kết quả là mọi từ chứa từ khóa đã gõ dù từ khóa này nằm ở bất kỳ đâu, mục begins with trả kết quả là từ bắt đầu bằng chữ cái hoặc từ vừa gõ...

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng ảnh 3
Tìm kiếm khách cũ trong e-Restaurant rất dễ dàng.


Nếu là khách mới, bạn bấm vào New và nhập thông tin tại ô Title (gồm Mr, Ms, Mrs, Dr), nhập tên khách tại ô Contact và điện thoại tại Telephone hoặc Mobile. Nếu cần ghi chú, nhấp vào thẻ Extra Details để nhập thông tin vào Reservation Notes. Khi xong, nhấn Save & Close. Trở lại cửa sổ Reservation, chọn room, meal, ngày, giờ, số người, số bàn, trạng thái cho khách theo cài đặt trước của người quản lý. Khi xong, nhấn Save & Close.

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng ảnh 4
Đặt chỗ cho khách.


Trở lại màn hình chính, bạn có thể xem danh sách đặt chỗ với các thông tin khá rõ ràng về thời gian ăn, số người (mục Covers), bàn số mấy (Table), trạng thái xác nhận, không chắc chắn, không đến hay hủy bỏ và nội dung ghi chú của từng khách sẽ hiện ra khi bạn rê chuột tới gần.

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng ảnh 5
Xem thông tin về khách hàng.


Trên cửa sổ chính này, các room được phân bố theo chiều ngang. Chỉ cần nhấn vào từng room, bạn có thể theo dõi số lượng khách đặt chỗ cho từng meal hoặc tất cả (all meals).

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng ảnh 6
Xem danh sách khách hàng đặt chỗ theo room và meal.


Ngoài ra, phần mềm này còn có một số chức năng khác để khai thác như vẽ sơ đồ nhà hàng cho khách chọn, in ấn danh sách để báo cáo cho người quản lý... Hạn chế của chương trình là không có chức năng thống kê số meal nên nhân viên thường phải dùng thêm mục Reservation Notes để làm việc này và thông báo cho nhà bếp.

(Theo Vnexpress)